¡Muchas personas pueden sentir escalofríos solo por presentar una nueva idea a la junta directiva y a los compañeros de trabajo! O al tener que prepararse para presentar ese PowerPoint con los datos actuales de la empresa de la que son responsables.

La presentación de un proyecto no tiene por qué ser una fuente de estrés. Puede ir sin problemas, siempre y cuando se prepares. Saber lo que presentará y confiar en su forma de hablar son elementos esenciales para una buena comunicación.

¿Quiere saber más sobre este tema? Lea el artículo y vea nuestros consejos para que esté bien preparado para la presentación de un proyecto.

¿Cómo Prepararse?

Sabemos lo difícil que puede ser una presentación, especialmente cuando se trata de un proyecto que puede garantizar un nuevo cliente. Aquí, hemos enumerado algunas medidas para que este proceso sea un éxito. ¡Eche un vistazo!

1. Organice sus Ideas

El primer paso es organizar las ideas. Más que una preparación, es una forma de tener un orden lógico para las cosas. Por supuesto, para hacerlo, tener un principio, medio y final es esencial. Este es el momento de obtener toda la información y organizarla.

Establezca bien la introducción, mostrando la utilidad del proyecto. Luego, haga una descripción detallada del proyecto y, finalmente, saque una conclusión que muestre lo qué se puede ganar y cuáles son las posibilidades.

2. Liste las Metas del Proyecto

Comprenda de qué se trata el proyecto, cuáles son las fechas de inicio y finalización, y cuáles son sus hitos y objetivos clave. Tenga en cuenta que esta introducción debe ser clara, para que todos los presentes entiendan bien cuál es el objetivo propuesto y qué se debe lograr.

Use un lenguaje muy simple y directo, evite que las metas presentadas parezcan dudosas. Esto puede generar cierta desconfianza por parte de otras personas.

3. Entienda la Cultura de la Organización

Preste atención a si su idea está alineada con la cultura de la organización. Las empresas más jerárquicas son más resistentes al cambio o a apoyar nuevas causas. Trate de estudiar bien y tener una base real para obtener mejores oportunidades de apoyo.

Además de comprender las particularidades de la organización, también preste atención a quién será su audiencia objetivo durante la presentación de un proyecto e intente personalizar su trabajo tanto como sea posible.

4. Use Datos Actuales

La presentación de los hechos es fundamental para obtener apoyo. Utilice números reales e información que se pueda probar fácilmente. Es mucho más fácil tomar decisiones basadas en datos numéricamente palpables que en suposiciones.

Cuando se usan datos reales, hay otro punto que merece más atención: las fuentes. Es importante citar la fuente cuando se presenta la información, ya que, además de demostrar que existe una base para lo que se dice, confirma que hubo investigación y atención al presentar estos datos. Si no es posible probarlo, es mejor no mencionarlo en absoluto.

5. Planifique la presentación oral

Si ya revisó el material y está listo, ahora es el momento de prepararse para divulgarlo. La presentación oral siempre es un momento de ansiedad, por lo tanto, hacer simulaciones, releer los datos y tener tarjetas con información clave son buenas maneras de estar bien preparados para este momento.

Si es posible, ensaye solo, presente a otros colegas y pida sus opiniones.

6. No extienda demasiado el tiempo

Debe tener un tiempo predeterminado para la duración de su presentación. Las presentaciones que duran demasiado tiempo hacen que el público pierda el enfoque principal y se disperse. Las presentaciones cortas pueden dar la impresión de que están mal preparadas. Busque un término medio y practique de antemano.

Es muy importante dejar un tiempo para preguntas y posibles discusiones que puedan surgir.

7. Use Maquetas

Una maqueta no es más que un modelo, en escala o en tamaño real, del diseño o dispositivo que va a presentar. Una de sus funciones es mostrar al cliente cómo la idea funcionará para ellos, tanto en medios digitales como en material físico.

Además, el uso de este recurso puede ayudar a impresionar todavía más al cliente. Presentar todo solo en una ubicación digital puede no tener tanto efecto como tener imágenes a la mano.

8. Escuche las Opiniones de las Personas

Muchas preguntas y opiniones de los oyentes surgirán durante su presentación. Escuche y responda a cada una de ellas con claridad y firmeza, demostrando que conoce los entresijos del tema mientras se muestra abierto a posibles sugerencias.

Haga su mejor esfuerzo para no tomar ninguna opinión negativa como algo personal. Al presentar un proyecto, ya sea una nueva idea o una sugerencia de mejora, tenga en cuenta que pueden surgir críticas negativas en cualquier momento.

9. Defienda su Idea

¡Debe creer en la propuesta que será presentada! Estudie bien todos los puntos de mejora que traerá su idea, así como cuánto se gastará en su implementación. Debe tener confianza y claridad en su discurso.

Muestre emoción durante la presentación. Al hacerlo, podrá involucrar a las personas en su causa, y será más fácil obtener una receptividad positiva.

¿Cómo esbozar el calendario para la presentación de un proyecto?

Para ayudarle a tener una mejor presentación, hemos seleccionado algunos puntos importantes para delinear un calendario para su presentación. ¡Siga leyendo para saber más!

Defina el Alcance

El alcance o esquema del proyecto es el primer paso para comenzar. Aquí se definirán los caminos que deben seguirse para que cobre vida; Es una especie de boceto. Su preparación será esencial para determinar información importante como: cuáles serán los recursos y el presupuesto, y cuánto tiempo llevará preparar el proyecto.

Cree un Marco Analítico

Este proceso es la profundización del alcance, y en este tema, todos los pasos definidos se dividirán en partes más pequeñas. Es decir, establece qué se debe hacer para cada cosa que se ha determinado en el alcance.

Una vez que se establece esto, la siguiente acción es enumerar las actividades según su importancia y ejecución. Este será un buen momento para definir si dependerán de otras actividades más pequeñas para completarlas.

Establezca la Duración

Otro punto importante del calendario es establecer la fecha límite para completar cada actividad. Este procedimiento será más fácil, ya que sabrá qué se hará y cuál es la secuencia. Un buen consejo es usar otros proyectos similares que funcionaron bien para tener una idea de esto.

Además, no olvide confiar en su equipo para que le ayuden a definir mejor los plazos para cada actividad. Esto es lo más importante si todos los miembros están involucrados en este proceso, después de todo, es necesario tener en cuenta cuánto tiempo tarda cada empleado en completar su función.

Prepárese

Con toda esta publicación, ya tendrá suficiente información para crear su calendario. No olvide que, en la actualidad, existen muchas tecnologías que ayudan a organizar los datos, incluyendo un software de gestión de proyectos que puede contribuir a que el proceso sea más organizado y evitar errores.

Hemos visto cuáles son los pasos para prepararse para la presentación de un proyecto. Le recordamos que la presentación no debe considerarse con nerviosismo. Es posible practicar para tener una buena experiencia. Siempre trate de interactuar con su audiencia de una manera positiva, ya que esta será la clave para obtener una buena receptividad. Con la planificación es posible vender mejor la idea y aumentar las posibilidades de éxito.

Bueno, con estos 9 consejos para presentar un proyecto, estará más que preparado para no solo exponer las ideas de su trabajo, sino también para hacerse entender. ¿Le ha gustado nuestro contenido? ¡Entonces compártalo ahora con sus amigos!