En muchos países, es muy común que las empresas cesen sus actividades tan pronto como los primeros años de actividad. La falta de organización es a menudo uno de los factores determinantes de este bajo rendimiento. Muchos empresarios siguen subestimando la importancia de los procedimientos básicos que, sin embargo, son esenciales para la sostenibilidad del negocio. Saber cómo hacer una hoja de cálculo de gastos realmente eficiente, por ejemplo, es un desafío para muchos gerentes.

Esta falta de planificación tiene un alto precio, ya que impide que el empresario tenga una visión clara de la situación económica de su negocio, comprometiendo la toma de decisiones. Para evitar este problema, es importante tener contenidos que le ayuden a comprender mejor la situación de su empresa y su estado en el mercado.

Siga leyendo y descubra cómo hacer una hoja de cálculo de gastos eficiente, un recurso importante para el registro financiero de su empresa.

Realice un análisis antes de crear su hoja de cálculo de gastos.

El primer paso para crear una hoja de cálculo de gastos es comprender la situación financiera actual de su empresa.

¿La compañía ha tomado préstamos? ¿Ha caído la tasa de crecimiento del mercado? ¿Son alentadoras las proyecciones de ganancias para los próximos años?

Estas son algunas de las preguntas importantes que deben responderse, ya que ayudan al empresario a comprender cómo funcionan los procesos financieros de su negocio.

Determine sus ingresos

Esto no es un estudio simple de sus cuentas por pagar y sus cuentas por cobrar, sino un análisis que muestra las fuentes principales de los ingresos de su negocio, a corto, mediano y a largo plazo.

Este campo en su hoja de gastos debería tener en cuenta su pronóstico de ganancias, para que usted pueda ver, de una forma clara, la habilidad de su empresa para honrar sus compromisos y hacer inversiones.

Especifique sus Gastos

Al definir sus gastos, usted tiene la oportunidad de reevaluarlos. Gastar en un producto que ofrece pocas ganancias puede afectar a su empresa en el futuro cercano. A la vez, los costos operativos pueden ser considerados para ahorrar sus recursos financieros.

Allí es exactamente donde fallan las empresas brasileñas. Al no entender dónde están gastando su dinero, los líderes empresariales pierden la oportunidad de ganar eficiencia y de generar ahorros.

Cree una Proyección de su Flujo de Caja

Una tarea fundamental para garantizar la estabilidad financiera de su negocio es establecer una proyección de su flujo de caja que pueda ayudarle a evitar problemas financieros.

De esta forma usted ganará tiempo para negociar sus deudas o tomar decisiones estratégicas que puedan disminuir los gastos antes de que su empresa no pueda cumplir con sus obligaciones. Considerando la alta tasa de mortalidad para las empresas brasileñas, podemos ver obviamente que los líderes empresariales son tomados por sorpresa, porque no tienen una idea eficiente y detallada de sus flujos de caja para crear sus hojas de cálculo de gastos.

Comprender: Una hoja de cálculo de gastos no es sinónimo de Excel

Todos estos consejos para componer una hoja de cálculo de gastos no son una receta para crear un archivo en Excel. Estos son solo consejos que no se deben pasar por alto en un importante estudio financiero.

Pero vale la pena enfatizar que un empresario no puede perder tiempo cuando se trata de administrar sus procesos financieros. Es por eso que el uso de software que controla automáticamente la información es cada vez más común y recomendable. MyABCM, por ejemplo, ofrece soluciones innovadoras, confiables y accesibles para una amplia variedad de sectores empresariales.

Evite actitudes que puedan comprometer la hoja de cálculos.

Antes de realizar cualquier actividad, adquirir el conocimiento necesario para realizarla correctamente es importante para que esté bien hecha. Además, también es interesante estar informado sobre los principales errores potenciales, de modo que se puedan hacer garantías para evitar que ocurran.

La siguiente es una lista de prácticas que deben evitarse en la preparación de una hoja de cálculo de gastos eficiente.

Falta de responsabilidad en el registro de la información

Incluso si la empresa tiene las mejores herramientas y sus gerentes tienen experiencia en las prácticas de control de costos más diversas, si esto no se hace de manera responsable, simplemente no dará ningún resultado.

Sobre todo, el equipo necesita comprender la importancia de mantener un registro completo y actualizado de todos los gastos e ingresos de la empresa.

Falta de atención a los pequeños gastos

Aunque un registro organizado de todos los costos e ingresos es vital para una buena organización financiera, es fácil encontrar instituciones que no toman en cuenta los pequeños gastos, sin tener en cuenta su importancia.

Lo que estas empresas no tienen en cuenta es que la acumulación de pequeños gastos tiende a ser grande. Incluso existe la posibilidad de que se conviertan en una brecha presupuestaria, y sin el registro adecuado, identificar la fuente del daño sería una tarea complicada.

Por lo tanto, incluso los costos más bajos, como el dinero utilizado para pagar el taxi, por ejemplo, deben incluirse en la hoja de cálculo de gastos.

No separe el capital de la empresa de otros recursos

Otro problema grave que puede comprometer seriamente la contabilidad de una empresa es una mala organización de sus finanzas.

No es raro ver casos en que el capital de la empresa se mezcle con el patrimonio de los accionistas y se utilice para mantener el nivel de vida, o situaciones en las que los gastos de la empresa se pagan con los recursos privados de sus propietarios.

Si bien estas prácticas no parecen ser problemáticas a primera vista, pueden distorsionar los costos fijos de la empresa, lo que en el futuro puede poner en peligro su flujo de efectivo.

Para evitar este tipo de problema, simplemente registre los datos financieros de la compañía en su propia hoja de cálculo de gastos. También es importante evitar que los recursos de su capital se utilicen para fines más allá de su función original.

Registrar incorrectamente las compras a crédito

El pago futuro de la deuda debe registrarse en los costos mensuales de la compañía, incluso si está programado para una fecha distante. La falta de esta información puede hacer que se olvide hasta que llegue la fecha de vencimiento, y esto puede ser problemático si la empresa no ha dejado de lado los recursos anteriormente.

Teniendo en cuenta la gran cantidad de información que una hoja de cálculo de gastos eficiente necesita recopilar, depender únicamente de programas como Excel no parece ser una opción viable. Si bien el sistema tiene aplicaciones que son útiles para algunos escenarios, controlar los gastos de una empresa requiere una solución más completa que proporcione funciones que faciliten la administración de costos, haciéndolo más práctico y eficiente.

Un software desarrollado exclusivamente para su empresa, diseñado para satisfacer efectivamente sus demandas de productividad y seguridad, tiende a mejorar significativamente los procesos de control financiero, lo que se traduce en una mayor rentabilidad para la empresa.

Ahora que sabe cómo hacer una hoja de cálculo de gastos eficiente, ¿está pensando en buscar un software para crearlo? En este caso, es importante que conozca más sobre los criterios para tomar una decisión consciente, como la necesidad de soporte técnico. Lea este artículo y entienda por qué.