Si se analiza de cerca, una empresa es muy parecida a un organismo vivo. Diversos sectores trabajan al mismo tiempo para garantizar que todo funcione bien. Sin embargo, al igual que un organismo enfermo presenta dificultades para desempeñar sus funciones, una empresa también puede presentar daños cuando sus procesos están fallando, y una salida para resolver este problema es la optimización de los procesos.

Podemos entender como procesos de la empresa todo el conjunto de actividades desempeñadas con el objeto de atender el deseo común del negocio. Existen procesos internos — proceso de producción y montaje, por ejemplo — y los procesos externos — como el proceso de ventas. Estos procesos varían de acuerdo con la actividad desempeñada por el negocio.

Algunos empresarios enfocan sus esfuerzos sólo en el resultado final de la empresa. En una tienda de ventas al por menor, por ejemplo, la meta es aumentar las ventas. Sin embargo, las fallas en otras actividades pueden generar daños al empresario, aun alcanzando la meta final.

En la práctica, optimizar es ganar agilidad y calidad en la tarea desempeñada. Por ello, el emprendedor debe hacer un mapa de todos los procesos de la empresa. Sólo así será capaz entender si un proceso es eficaz, o no lo es.

A continuación, presentamos una lista de algunos procesos que deben ser optimizados dentro de una organización. ¡No deje de verlos!

Procesos de contratación

Contratar a alguien es hacer una inversión. Por ello, garantizar que la persona contratada sea la ideal para el puesto vacante es fundamental, pues el costo de contratar es alto.

Además de los costos laborales, este proceso involucra el trabajo de un equipo de Recursos Humanos, y su tiempo también es valioso.

Entrenar a un colaborador que no se quedará en la empresa y tener que recomenzar el proceso de contratación también impacta en la productividad del área, atrasando la culminación de proyectos.

Procesos de comunicación

La comunicación es importante en la empresa, más aún cuando el foco es el consumidor. Es importante recordar que, si la comunicación interna tiene fallas, las tareas se realizarán de manera insatisfactoria, lo cual perjudica la calidad y acarrea reprocesos — palabra que debe ser evitada en cualquier empresa.

De esta forma, verifique si las herramientas de comunicación interna son eficaces.

Procesos de producción

Muchos procesos de producción pueden ser automatizados, disminuyendo, así, los costos de mano de obra y mejorando la calidad final del producto. Esté atento también a posibles reprocesos, actividades duplicadas e incluso problemas de diseño en la fábrica que también impactan al final el resultado de la organización.

Procesos de venta

El comportamiento del consumidor ha cambiado debido al uso frecuente de internet, por ello, es importante que toda empresa tenga presencia digital, aunque su objetivo no sea vender a través de la web. La atención pos-venta, por ejemplo, puede realizarse por medio del chat.

En algunos casos, incluso superando las metas, el margen de ganancia no aumenta, y esto ocurre porque el emprendedor no está haciendo la  gestión estratégica de sus costos. Este tipo de proceso interno pode contar con el apoyo de la tecnología, ganando, así, más eficiencia.

Ahora que ya conoce la importancia de la optimización de procesos, es hora de aprender cuáles son los 5 errores comunes en la gestión de costos, ¡y cómo evitarlos! ¿Vamos?