Escoger un software de gestión de costos es una inversión importante para cualquier empresa, hay que tener en cuenta las diversas ventajas que proporcionará el acceso a esa tecnología en su organización, como la mejora del acceso y análisis de informaciones.

Sin embargo, es necesario dedicar un tiempo para seleccionar qué empresa está más preparada para atender sus necesidades. ¿Intentamos implementar Planillas? ¿Personalizamos un ERP para esto? ¿El BI nos puede ayudar en esto? En esta publicación, sugerimos algunas preguntas que los empresarios deben hacerse antes de seleccionar un software de gestión de costos.

  1. ¿Quién es la empresa que desarrolló el software?

Implementar una solución para la Gestión de Costos y Rentabilidad exige dedicación integral en el asunto. El proveedor debe ser una empresa 100% dedicada a las particularidades y peculiaridades de la implementación requerida. Todos los servicios deben ser ejecutados por los propios equipos y no por terceros que pueden no poseer el compromiso necesario para una implementación exitosa.

Además de esto, la empresa debe ser capaz de comprobar que tiene experiencia internacional en proyectos específicos de gestión de costos y rentabilidad, en empresas de diferentes tipos y tamaños, lo que al final, beneficia a las empresas interesadas en adquirir el sistema, pues tienen su tiempo de implementación disminuido y, además, amplían la calidad del modelado desarrollado.

  1. ¿Quién Indica la Solución?

Aquí es importante entender quiénes son las empresas de consultoría de negocios que implementan el modelaje conceptual de la solución. Estas empresas deben poseer conocimiento de las mejores prácticas internacionales para la implementación de modelos de costos, desde los más simples, hasta los más avanzados y no se deben arriesgar a indicar e implementar una solución que no fuera la mejor.

La solución debe haber sido evaluada previamente en un estudio formal publicado en el mercado por un instituto de renombre (Gartner, IDC…) o por la empresa de consultoría “big-4” (Deloitte, KPMG, PwC, EY) y otras firmas de consultoría independientes.

  1. ¿Cuál es la infraestructura necesaria para ejecutar la aplicación?

La solución debe permitir una instalación local, como portátiles, que facilitan el prototipado de modelos de costes de forma independiente para su posterior carga a un ambiente de producción o en softwares escalables con infraestructuras muy sofisticadas. Obviamente, también se debe permitir la ejecución en un ambiente 100% online, sin necesidad de instalar nada en el ambiente local.

  1. ¿Qué funcionalidades y beneficios trae para el usuario?

El usuario debe tener autonomía para rodar el modelo y realizar la gestión de costos y rentabilidad independientemente de los proveedores; la solución debe contener funcionalidades específicas para este fin, facilitando el modelaje, análisis y ejecución de simulaciones básicas y avanzadas de negocios – todo esto con seguridad, niveles de acceso y el desempeño adecuado.

La solución debe permitir análisis fáciles y rápidos, a través de informes avanzados o incluso Dashboards y Paneles de indicadores de gestión que pueden ser desarrollados por el usuario. Cuanto más y mejores sean las funcionalidades de la solución, mejor será el resultado final y más eficiente será el trabajo mes a mes.

  1. ¿Cómo será la integración con los sistemas existentes?

Nadie se imagina que sea necesario escribir el plan de cuentas o tener trabajo manual. Los datos que alimentan al modelo de costos y rentabilidad deben venir de los sistemas ya existentes, ya sean ERP, planillas, formas de pago, BI y/o cualquier otro responsable para convergir todo en el modelo de costos y rentabilidad.

La solución debe poseer mecanismos propios de ETL (extracción, transformación y carga de datos) que permitan transformar las tablas de origen para un formato que el software pueda reconocer, permitiendo incluso críticas en las tablas de origen previamente a la importación de los datos. El objetivo es ganar eficiencia y evitar volver a realizar los trabajos.

  1. ¿Por qué no implementar ERP o BI en las Planillas?

Esta es una duda muy común planteada por los gestores. Comencemos con las planillas: moldear en Excel en un principio puede ser muy simple (y realmente lo es), pero es natural que junto con las primeras rondas y conclusiones provenientes del modelo de costos, surjan nuevas necesidades. Esto sin contar lo importante cuestión de seguridad de la información y de la identidad de los datos. Según la empresa EY, “en sí, es posible modelar en hojas de cálculo, pero solo con modelos de costos muy simples, e inclusive, estos modelos de costos muy simples presentarán fallas severas en la extracción de los datos para su posterior análisis gerencial”.

Los ERPs pasan la falsa impresión de que “ya contienen todo lo que es necesario para un modelo de costos”, pero esto no es verdad: informaciones contables, fichas técnicas, facturación y volúmenes son apenas algunos de los datos que representan el inicio del modelaje de costos y rentabilidad. Diversas otras informaciones, como el detallado de procesos y actividades, capacidades, indicadores, detallado de costos administrativos y reglas de negocios específicas no se encuentran en el ERP, exigiendo que el mismo sea personalizado para atender a esta exigencia de un modelado de costos eficiente. Y todos lo complicado, costoso y lento que es personalizar cualquier ERP; el desarrollador puede entonces argumentar que “el modelo de costos ya está incluido gratuitamente en el paquete”, pero requiere muchas personalizaciones y adaptaciones y con el tiempo del proyecto no es raro que supere al año; además, cuando esto ocurre, un modelaje puede volverse obsoleto rápidamente, pues sabemos que las organizaciones son cada vez más dinámicas, con nuevos productos y servicios siendo desarrollados mes a mes, nuevos departamentos y centros de costos, nuevos procesos, canales, clientes y, eventualmente, hasta fusiones y adquisiciones. Desafortunadamente, muchas empresas todavía creen en esto y se quedan con modelajes comprometidos que no reflejan la lo que está presente en el ERP o en la realidad de la empresa.

Intentar hacer un BI es otro desafío inocuo. El profesor, Bala Balachandran de Kellogg siempre dice que “estos sistemas permiten que los análisis extremadamente equivocados se tomen de forma muy simple,” un BI siempre va a presentar datos ya existentes en la organización y no transforma los datos ni toma en consideración las exigencias de modelaje, como las asignaciones recíprocas, prevención de conteos dobles, entendimiento de costos propios y recibidos y muchos otros. El modelado básicamente representa un esfuerzo de transformación de datos para su posterior presentación/análisis y no debe ser lo contrario.

Busque saber si otros clientes están satisfechos con la atención prestada. En ninguna hipótesis, deje de descubrir el sistema atiende a sus necesidades en caso de que suceda algún imprevisto.

Como vimos en este artículo, son muchas las dudas que surgen al momento de adquirir un software de gestión de costos. ¡En caso de que usted esté interesado en esta tecnología, contáctenos! ¡Será un placer resolver sus dudas!