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¡8 errores que se deben evitar al implementar sistemas!

¡8 errores que se deben evitar al implementar sistemas!

En estos tiempos competitivos, donde las compañías compiten activamente por posiciones en el mercado, la información es vital para garantizar el éxito de las organizaciones. Por esta razón, la implementación de los sistemas ERP y CRM ha recibido cada vez más atención. El beneficio de dicho software es su capacidad para verificar y medir intuitivamente una gran cantidad de datos, creando una base para la toma de decisiones por parte de los gerentes.

Si bien el acceso a información confiable es una ventaja competitiva real, el tiempo de implementación de un sistema es delicado y, si no se toma el cuidado necesario, es posible que no se obtenga el resultado esperado. Para evitar este riesgo, preparamos este contenido con 4 de los principales errores que se pueden cometer al instalar un sistema. ¡Siga leyendo para conocerlos y evitarlos!

1. No planificar

No planificar la implementación del software es un grave error, ya que es necesario alinearlo con sus necesidades para que pueda generar los beneficios que pueden ayudar a la empresa a crecer. Sin este cuidado, es imposible garantizar que la información presentada al desarrollador sea suficiente para que el sistema producido cumpla con sus demandas.

Además, sin un cronograma establecido, la instalación tiende a causar muchos problemas o incluso a ser pasada por alto. Por lo tanto, incluso antes de contactar a un desarrollador, el primer paso es tener un equipo a cargo de mapear los procesos de la empresa y establecer un cronograma fijo para la implementación del sistema.

Es sumamente importante que, además del mapeo, su empresa sea capaz de definir a la persona que liderará este proyecto de principio a fin, ya que, de no hacerlo, circunstancias imprevistas pueden hacer que su plan fracase.

2. Ignorar el sector de ti

El software ERP trabaja en la centralización de diversos datos sobre las actividades de una empresa para que la información relevante se pueda extraer de ellos. Una vez que comienza la integración de esta información entre sectores, cualquier interrupción en el sistema causará retrasos y dolores de cabeza.

Si bien un sistema de calidad no muestra fallas frecuentes, es necesario tener en cuenta la antigüedad del hardware utilizado por la empresa y su nivel de adecuación al software elegido. Es responsabilidad del sector de TI evaluar dicha compatibilidad y realizar un mantenimiento periódico para garantizar su funcionamiento continuo.

Tener un sector de TI exclusivo puede resultar caro, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, pero es posible reducir este coste subcontratando el servicio. Una buena práctica es elegir un ERP que se pueda operar en la nube, ya que además de eliminar gastos con servidores, todos los datos estarán disponibles en línea, y si hay algún problema con ciertos equipos, la empresa seguirá teniendo acceso a toda la información.

3. Ignorar la formación de los empleados

Si el software no se opera correctamente, su utilidad se anulará, independientemente de cuán eficiente sea. Por esta razón, la implementación del sistema solo puede considerarse un éxito cuando los empleados están debidamente capacitados para realizar la tarea.

El equipo de planificación debe incluir la capacitación de los empleados en el cronograma de implementación. Un desarrollador que ayude con esta tarea debe ser visto favorablemente.

Además, el nuevo software debe incorporarse a las actividades diarias de la empresa; después de todo, incluso si los empleados están capacitados, si el programa no se usa, no traerá ningún beneficio a la empresa y solo será un costo adicional al final del mes.

4. No conocer la mejor herramienta

Al buscar un sistema para su empresa, seguramente encontrará diferentes soluciones que operan en ese mercado en particular. Sin embargo, cada uno de ellos estará compuesto por distintas características que satisfacen distintas necesidades.

Por lo tanto, la investigación sobre las principales empresas que ofrecen ese servicio en particular debería idealmente ser realizada por el mismo equipo que se definió para mapear los procesos. Posteriormente, deben realizar un minucioso análisis, estableciendo los puntos negativos y positivos de cada una de las soluciones.

Finalmente, lo ideal es realizar una reunión de alineación para que todos los involucrados sepan qué software se adoptará y por qué se seleccionó esa empresa en particular.

5. Ignorar la necesidad de soporte

Es fundamental tener en cuenta que la implementación de cualquier sistema va mucho más allá de la instalación. Antes de contratar una empresa para este fin, debe tener en cuenta cómo se llevará a cabo el mantenimiento y soporte ante cualquier problema que pueda ocurrir.

Todo el software presenta inestabilidades y problemas y, a veces, estos solo se resuelven si la empresa se comunica con el servicio de soporte de la herramienta. Una buena práctica es investigar la organización que se contratará para tratar de identificar su reputación.

6. No invertir en seguridad

Es muy importante para la organización tener una buena política de seguridad y confidencialidad de los datos, que cubra tanto a los empleados como a los proveedores; por tanto, lo ideal es establecer contraseñas de acceso y realizar copias de seguridad periódicas de los archivos.

Al crear contraseñas, se recomienda tener cuidado con dónde se almacenan, para que no sean frágiles y puedan ser descubiertas fácilmente por alguien que actúe de mala fe. Además, debido al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), cada vez será más necesario que las empresas inviertan en la seguridad y confidencialidad de los datos, tanto para sus empleados como para los datos externos de clientes y partes interesadas.

7. No prestar atención a las licencias de software

Cada software funciona de manera diferente, por lo que es fundamental comprender el tipo de licencia y lo que cubre antes de implementar sistemas en la empresa. Después de todo, todo este proceso implica costos. Por lo tanto, es muy importante seleccionar el tipo de licencia adecuado para la empresa.

Son innumerables los detalles que conviene tener en cuenta a la hora de realizar este proceso; por lo tanto, el escenario actual debe ser un factor relevante para determinar la elección de la solución. Sin embargo, la planificación a largo plazo también es fundamental.

8. Contratar a una empresa sin calificación para el servicio

Es probable que, el error más grande que se cometa al implementar sistemas, sea la falta de una investigación adecuada al elegir a la compañía responsable del servicio, lo que puede causar dolores de cabeza como retrasos constantes en la entrega del software, además de la posibilidad de que sus funciones están muy lejos de lo que se espera cuando finalmente esté disponible.

La mejor manera de evitar estos problemas es optar por compañías conocidas que puedan mostrar un historial de servicios exitosos. También es importante evaluar su soporte técnico para garantizar un servicio rápido en emergencias.

Si bien la implementación de un sistema es una tarea delicada, si se planifica y ejecuta adecuadamente, sus resultados tienden a ser los mejores. Entre las recompensas para las empresas, podemos mencionar un aumento real de la productividad y la rentabilidad.

Ahora que sabe cómo garantizar una implementación exitosa del sistema, contáctenos, nuestros empleados estarán disponibles para ayudarlo a implementar el software de administración de costos y guiarlo para que lo haga de la mejor manera posible.