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Estandarización de procesos: aprenda cómo hacerlo y cuáles son los beneficios

Estandarización de procesos: aprenda cómo hacerlo y cuáles son los beneficios

Por mucho que los sectores financiero y bancario en su conjunto tengan particularidades en su gestión, existen departamentos y tareas que siguen las mismas especificidades de cualquier tipo de negocio. Uno de esos aspectos es la estandarización de procesos.

Muchos gerentes creen que organizar actividades, automatizar sectores y documentar todo lo que se hace son medidas que solo afectan la planificación y organización de la empresa.

Sin embargo, la estandarización del proceso va más allá, ya que permite aumentar los resultados de la corporación al maximizar la rentabilidad y reducir los costos innecesarios. Si la empresa en la que se encuentra está atascada en el tiempo y carece de indicadores, vea cómo la estandarización puede ayudar.

Comprenda qué es la estandarización de procesos y por qué implementarla

La estandarización de procesos es la tarea de unificar los procedimientos de una empresa, a fin de crear patrones y guiones sobre las actividades más variadas de una empresa. Para hacerlo, todos los involucrados en el funcionamiento del negocio deben seguir estas pautas.

El objetivo principal de este método es garantizar que todas las tareas y documentos se manejen de la misma manera, incluso si los realizan diferentes personas y departamentos. De esta manera, cualquier empleado puede comprender qué se hizo, cómo, dónde y cuándo.

Estandarizar y unificar procesos es una estrategia que garantiza el estándar de calidad de su empresa, sin flexibilidad y sin fluctuaciones, independientemente del sector o la persona responsable de la actividad, especialmente cuando el negocio tiene sucursales.

De hecho, es muy común que las empresas pierdan clientes y dinero, porque el servicio se hizo bien en una sucursal, pero en otra, la relación fue inferior.

Esto también sucede en la administración, ya que la información debe tratarse de manera integrada y sistémica; cuando esto no se hace, todo comienza a desalinearse.

Vea cómo implementar la estandarización de procesos

La estandarización de procesos no es una estrategia que se pondrá en práctica de la noche a la mañana, ya que el personal y los procedimientos internos deben prepararse. Comprende cómo se debe hacer esto.

Hacer un mapeo de procesos

El mapeo de procesos es una herramienta utilizada para describir e identificar todo el flujo de trabajo de una empresa. Con esto, todos los involucrados comprenden los pasos necesarios de cada tarea, incluidos otros sectores y la alta gerencia.

Este debería ser su primer paso en la implementación de estándares en los procedimientos, ya que, durante el mapeo, se pueden identificar cuellos de botella y definir nuevas formas de trabajo.

Para este fin, puede usar:

  •  Diagramas de flujo básicos: permite la visualización de los pasos de un proceso;
  • Mapas detallados: muestran vistas detalladas de un proceso y subprocesos;
  • Diagramas de flujo multifuncionales: además de los pasos, proporcionan información sobre tareas, equipos y departamentos relacionados.

Involucrar a todos los equipos

Mucho se dice acerca de encontrar empleados que estén comprometidos y “enarbolen la bandera de la compañía”, pero en la práctica, los gerentes saben que esto es un desafío. Gran parte de la motivación y proactividad de los empleados es el resultado de un buen ambiente de trabajo.

Para involucrar y mantener a los empleados involucrados con la organización y la estandarización de procesos, los líderes deben ser claros y transparentes en sus responsabilidades.

De esta manera, pueden establecer objetivos realistas que motiven al equipo, encontrar formas de conectar a los miembros de su personal y ser capaces de invertir y actuar tanto en la calificación de los empleados como en la mejora de sus habilidades y capacidades.

Además, es imperativo que todos los equipos de la corporación estén alineados, ya que cualquier interrupción afecta su estandarización, tareas y, en consecuencia, resultados.

Documentar Procesos

La documentación de los procesos es el registro y la descripción de todos los pasos de un proyecto, procedimiento o tarea. Esto debe hacerse de manera continua para identificar, corregir y prevenir fallas, cuellos de botella y errores en las actividades de la empresa, reducir costos y mejorar la calidad de los procedimientos.

Dependiendo de la complejidad de su empresa, o a medida que crece, la dificultad para lidiar con este aspecto también aumenta. Hay más pasos, personas y recursos involucrados para que todo funcione de manera eficiente.

En este sentido, el hábito de documentar procesos es una parte indispensable de la estandarización de procesos, ya que actuará como una hoja de ruta para cualquier tipo de tarea.

Para hacerlo, prefiera el almacenamiento en la nube y desarrolle un modelo estándar que se deba cumplir en todos los procesos y por todos los equipos.

Entrenar Empleados

Es común que los empleados tengan dificultades y deficiencias en sus habilidades. Otro escenario es el cambio de procesos en la empresa. Ambas situaciones se pueden resolver con capacitación y cursos de actualización.

Esto será importante para nivelar sus equipos, alineándolos con los objetivos de estandarización de procesos y la organización en su conjunto. La capacitación puede ser proporcionada por alguien a cargo de la alta gerencia o contratando consultores especializados.

Realizar análisis y monitoreos constantes

La estandarización de procesos, como cualquier cambio en el modelo o estrategia de gestión, debe ser monitoreada constantemente. Para este fin, es esencial definir indicadores para realizar evaluaciones y análisis, de modo que se identifiquen las fallas y se apliquen las mejoras. Después de todo, muchos procesos deben adaptarse para adaptarse a la rutina de su empresa y departamento.

La necesidad del software

La reducción de costos lograda por la estandarización de procesos es una consecuencia de la reducción de desperdicios, fallas, identificación de cuellos de botella, mayor productividad en todos los sectores y una mayor transparencia de la información.

Estos resultados permiten el crecimiento, la madurez administrativa y los procedimientos de la compañía que están más en línea con las necesidades comerciales y del mercado. Sin embargo, para lograr este rendimiento, la implementación de software dirigido a la gestión de costos y rentabilidad, la gestión del rendimiento y el análisis estratégico es inevitable.

Solo a través de herramientas tecnológicas actualizadas, intuitivas y eficientes, tendrá la información y los datos para trabajar en el desarrollo de su sector y su empresa en general.

La estandarización de procesos va más allá de solo definir un modelo de procedimientos y gestión. Esta es una herramienta que garantiza el nivel de calidad de las tareas, incluso si las realizan diferentes empleados y equipos. De esta forma, se eliminan varios bloques de crecimiento, como el desperdicio y los costos innecesarios.

Si el sistema de su empresa no proporciona resultados o tiene muchos procesos manuales, contáctenos y hable con uno de nuestros consultores para identificar la mejor solución.