Los informes de auditoría demuestran el alcance del trabajo realizado en una auditoría. A través de estos documentos, el autor mostrará qué fue examinado y analizado los procedimientos aplicados y las conclusiones hechas acerca de la empresa evaluada.

Para ayudar a la gestión administrativa de la empresa y ayudar a mejorar los procesos internos, el auditor deberá preparar un reporte claro, objetivo, preciso y bien estructurado.

Es por eso que, en esta publicación encontrará 6 consejos indispensables para producir reportes de auditoría perfectos. ¡Eche un vistazo!

1. Preparar un informe eficiente

Ya que este reporte deberá representar la conexión entre el auditor y varios lectores, necesita ser metodológicamente rigoroso y bien preparado técnicamente. Debe proporcionar al lector una interpretación cristalina de los procesos de la empresa, controles y registros.

Producir reportes de auditoría realmente eficientes requiere elementos básicos como:

  • Claridad: El informe debe estar escrito para que pueda ser entendido por todos los que lo examinan.
  • Objetividad: Evite el exceso de información inútil y vaya directo al grano.
  • Metodología: La preparación del informe debe realizarse desarrollando una metodología que facilite llega a las conclusiones.
  • Capacidad: Ser capaz de expresar por escrito los argumentos y sugerencias lógicas y críticas.
  • Imparcialidad: El trabajo deberá estar libre de cualquier atadura personal que pudiera comprometer la seriedad de su ejecución.
  • Precisión: El documento necesita ser fundamentalmente sólido para inspirar total confianza al lector y no crear incertidumbre relacionada a su preparación.
  • Facilidad de lectura: El reporte debe ser fácil de entender en poco tiempo.
  • Precaución: Todos los elementos que dan al autor la oportunidad de criticar a varios procesos y/o personas deben ser muy claros, y los argumentos deben ser bien hechos, observados y confirmados.
  • Oportunidad: el informe debe desarrollarse de manera oportuna para que las críticas y recomendaciones del autor puedan contribuir de manera efectiva a corregir la dirección en la que se dirige la organización.

2. Hablar con los gestores

Antes de emitir su informe, es importante que hable con la persona responsable del departamento de auditoría y que presente todas las infracciones y los puntos controversiales que se han analizado.

Este paso permite que los errores se ajusten antes de tiempo, haciendo que la auditoría sea dinámica, lo que también permite evaluar el comportamiento de la persona responsable cuando se presentan estos problemas.

Esta conversación debería facilitar la aclaración de las inconsistencias y ayudará a garantizar que no haya ningún punto no analizado adecuadamente, lo que podría empañar la credibilidad de los otros puntos fundamentales del informe.

3. Relacionar las irregularidades con la precisión

El informe debe relacionar las irregularidades de manera detallada y bien fundamentada para que el lector tenga una confianza total en la información y sepa sin lugar a duda cómo se ejecutó el trabajo.

En el texto, debe tener cuidado al usar ciertas expresiones como.

  • “Todo esto nos lleva a creer”.
  • “Hemos descubierto algunas discrepancias”.
  • “Parece que”.
  • “Nuestra impresión”.

Estas expresiones y otras similares deben ser evitadas porque no son claras y no transmiten credibilidad y confiabilidad en términos de los análisis realizados, además, dan la impresión de que fueron hechas de forma superficial.

4. Presentar los hechos verificados positivos

En su reporte, es tan importante señalar los hechos verificados positivos como las inconsistencias.

En general, el proceso de auditoría se ve de forma negativa. Sin embargo, la auditoría se ha convertido en un proceso colaborativo en el que el autor trabaja con los gerentes para encontrar y mostrar problemas e indicar las posibles soluciones.

5. Preparar un análisis crítico que sugiera mejoras

Para crear análisis consistentes y recomendar las soluciones adecuadas para las inconformidades, el autor necesita tener al menos un conocimiento mínimo de los diversos procesos que existen dentro de una organización y debe estar preparado para emitir un reporte con conclusiones efectivas y eficientes.

6. Usa la tecnología para optimizar tus informes

El uso de la tecnología ayuda a la preparación de los reportes. Usted puede utilizarla para destacar los puntos más importantes a través de índices que proyecten una visualización inmediata de los temas que requieran especial atención por parte de los gestores.

El software y las aplicaciones contribuyen a la organización estructural de los reportes, los hacen más ágiles y optimizan sus características analíticas para proporcionar una síntesis del trabajo, lo que ayuda a la hora de comenzar el proceso de toma de decisiones.

Así que, ¿Disfrutó nuestros consejos sobre los informes de auditoría? ¿Desea seguir mejorando sus procesos de gestión? ¡Entonces lea este otro artículo sobre ganancias predecibles y cómo estas pueden ayudar a su empresa!