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5 etapas para la elaboración de un proyecto de gestión de costos

Mesa de reunião com tabelas e gráficos com as As 5 etapas para a elaboração de um projeto de gestão de custos

Prever y controlar costos y resultados es necesario para que la organización sea exitosa en el alcance de sus planes. ¿Sabe usted cuáles son los pasos de una gestión de costos bien ejecutada?

Teniendo en cuenta la importancia de la gestión de costos, es hora de aprender como moldearla de acuerdo con las intenciones de su empresa. Antes de poner en practica efectivamente la gestión, es un deber de todo emprendedor, elaborar las etapas del proceso.  ¡Se las presentamos!

¿Qué es un proyecto de gestión de costos?

Este tipo de proyecto apunta a mejorar la administración de los costos más diversos que la compañía tiene para cada actividad, como acciones de mercadeo, tareas administrativas, actividades operacionales e inversiones variadas.

Dentro del proyecto, la administración se entiende como calcular, controlar y asignar todos los gastos mapeados dentro del mismo. Para ello, es necesario seguir algunos pasos, como la planificación, el rendimiento, la medición de resultados y otros, que trataremos en el siguiente tema.

Los 5 pasos de un proyecto de gestión de costos

1. Definición de Objetivos

Cada proyecto desarrollado en las organizaciones debe cumplir algún propósito específico. Este propósito debe definirse antes de que comience el proyecto, ya que los objetivos guiarán todos los pasos de implementación posteriores. Al definir los objetivos, necesita responder preguntas como:

  • ¿Podría ser el análisis de Costos y Resultados por Productos o Servicios?
  • ¿Tal vez por Clientes y Canales?
  • ¿Por Mercados?
  • ¿Por Agencias o Segmentos (en el caso de los bancos)?
  • ¿O tal vez Proyectos o una mezcla/combinación de las dimensiones mencionadas?
  • ¿Tal vez el entendimiento de la capacidad instalada Vs. la ociosidad en la organización, o incluso un proyecto de reducción de costos?

Esta definición es fundamental y será prácticamente la brújula que guiará la implementación como un todo.

En este momento debemos, además de definir los Objetivos del Proyecto y los Objetos de Costos a desarrollarse, comenzar también a elaborar un estudio preliminar de los análisis que se requerirán luego del proyecto, así como su profundidad y detalle.

2. Mapeo de procesos

Mapear un proceso, en el idioma corporativo, significa diseñar el flujo de sus actividades, entradas y salidas. El mapeo es un diseño del estado actual de su proceso, para que usted sea capaz de visualizarlo por completo y logre optimizarlo.

Viendo su proceso en este lente panorámico, es más fácil hacer las mejoras necesarias antes de ponerlo en práctica, evitando sorpresas desagradables en el trascurso de la actividad.

Los procesos tienen objetivos específicos en la realidad de su empresa. Cuando estos procesos son tomados en cuenta dentro del conjunto de actividades de la empresa y sobre todo cuando se demuestra su impacto para cada Objeto del Costo previamente determinado, se presentan análisis muy interesantes.

3. Identificación de entradas de moldeado

Los inputs, (entradas), se refieren a cualquier elemento de partida de un moldeado de costos y resultados. Pueden ser centros de costos y cuentas contables (extraídos directamente de la Contabilidad o del ERP), fichas técnicas/materias-primas, ingresos o alguna otra información.

Un input puede ser un valor financiero o no-financiero, algo relacionado a volumen o a cantidades, además de normativas de negocios u orientadores que estarán presentes en todas las asignaciones de costos por el modelo.

Esta información influye en los procesos y ayudará a concebir una administración de costos eficiente y concordante con la realidad de la organización.

4. Generación de cálculos, informes y salidas

Un buen modelo de costos permite a los administradores una rápida generación de informes y análisis de costos y resultados de manera sencilla.

En este momento el análisis de rastreabilidad de costos es fundamental para entender cualquier elemento del modelo con sus respectivos inputs y outputs (salidas). Un buen modelo es aquel que, entre otras cosas, permite que se gaste poco tiempo en su mantenimiento, dando libertad al administrador para estudiar permanentemente como hacerlo más sofisticado para que pueda atender, cada vez mejor, las necesidades de la organización.

Es fundamental también la capacidad de simular y crear escenarios básicos y avanzados de negocios. Estas simulaciones necesitan realizarse sin significar un esfuerzo demasiado grande para los administradores, pero para que esto sea una realidad debe concebirse un buen modelo de costos y resultados.

5. Evolución y mejoras permanentes

Las organizaciones son dinámicas y susceptibles a cambios estructurales de forma bastante frecuente. De esta forma el modelo de costos y resultados es prácticamente un organismo vivo, que debe adaptarse a los cambios y rápidamente reflejar la realidad de las operaciones de la organización.

Además de esto es importante trabajar bajo el trinomio “Medir – Administrar – Mejorar” donde la mejora permanente aparece como un componente importante para un moldeado estratégico.

Es muy importante que los administradores entiendan que el proceso de moldeado de costos y resultados no es estático y debe estar en permanente mejora dentro de las organizaciones, para permitir que incluso las decisiones complejas de negocios se tomen de forma simple a través de un moldeado coherente y dinámico.

Ventajas de un proyecto de gestión de costos

Aumento en la rentabilidad

Al reducir la estructura de costos de manera eficiente, naturalmente gasta menos para entregar sus productos o servicios a sus clientes. En consecuencia, el beneficio obtenido de las operaciones cerradas aumenta, a medida que queda más ganancia neta con cada nuevo cierre.

Aunque no es posible cambiar la estructura de los gastos operativos, para no poner en peligro la calidad de las soluciones entregadas, si se reducen otros gastos, menos dinero deja el flujo de efectivo cada mes.

Aumento en la competitividad

La reducción de costos también permite reducir los montos que se cobran a los clientes o no aplicar los reajustes planeados, si esto no resulta ser negativo para las finanzas. Por lo tanto, la competitividad aumenta en relación con la competencia debido al factor precio.

E incluso, si los precios no se reducen, se generan más ganancias y excedentes al reducir la estructura de costos, lo que crea más disponibilidades para que la empresa invierta en mejoras y en sus departamentos de marketing y ventas, lo que aumentará la participación en el mercado obtenida.

Reducción de riesgos

¿Su empresa carece de disponibilidad para invertir en marketing y ventas? Existe un riesgo de estancamiento.

¿Es la rentabilidad muy baja debido a los gastos excesivos? Existe el riesgo de quiebra.

¿No puede invertir en mejoras en sus soluciones? Existe el riesgo de perder clientes frente a la competencia.

Además de estos ejemplos, podemos mencionar otros gastos que pueden sufrir las empresas al no gestionar sus gastos. Y, además de los que ya se mencionaron, otros riesgos también son reducidos luego del desempeño exitoso de un proyecto de gestión.

Precisión en los precios

Precios muy altos en productos o servicios puede retirar su competitividad e interrumpir el crecimiento de su base de clientes. Por otro lado, disminuir los precios puede no permitir que la organización genere resultados netos, lo que amenaza el capital de trabajo y la continuidad de las operaciones.

La fijación de precios no solo sirve para ofrecer soluciones al público y generar ingresos, lo que, en la práctica, no significa buenos resultados si no genera ganancias. Un precio correcto necesita un equilibrio entre la oferta del mercado y el margen de contribución, lo que le permite pagar los gastos y aumentar el flujo de efectivo entrante.

Sin costos bien administrados, el cálculo de los precios se realiza a ciegas y no se sabe exactamente si se obtendrán ganancias, a menos que la decisión sea tener el precio de mercado más alto sin ninguna estrategia.

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