La búsqueda de eficiencia y calidad se encuentra guiada usualmente por los objetivos de la empresa. Sin embargo, en algunos casos, no hay un camino claro para alcanzarla. Gestionar los profesos a fondo es usualmente una opción apropiada.

Muchos empresarios y gerentes creen que los modelos de negocios digitalizados que han aparecido recientemente pueden mejorar sin ayuda los procesos y que, para las empresas análogas, la modernización a través de nuevos equipos es suficiente. Esta es una percepción errónea seria.

Este artículo lo ayudará a comprender qué pasos debe seguir su empresa para gestionar los procesos de forma exitosa. ¿Comenzamos?

Definiendo los Pasos

Antes que nada, es importante aclarar lo que significa la gestión por procesos. Este objetivo de este concepto es mejorar cada proceso involucrado en la producción o la ejecución de un producto o servicio, con el fin de generar eficiencia o ahorros para su empresa.

Mapeando los Procesos

Conocer los procesos es fundamental. Es por eso que, antes de cambiar algo en su empresa, mapee todos los procesos. De esta forma, conociéndolos, será posible medir la eficiencia de cada uno.

No debe ignorar ningún proceso, por pequeño que parezca. Cuando se suman los costos de las operaciones de la empresa o se calculan sus operaciones anuales, por ejemplo, se hace evidente que los recursos asignados no son insignificantes.

Midiendo los Indicadores de Rendimiento

Al definir los indicadores de rendimiento para los procesos, el administrador puede evaluarlos de manera clara. Sin embargo, es prudente seleccionar los números que se pueden alcanzar.

El perfeccionamiento de la gestión por procesos solo es posible al lograr los indicadores de desempeño propuestos por el equipo responsable.

Estos indicadores pueden estar relacionados con el ahorro de recursos, el aumento de la productividad, la reducción de reprocesos, la reducción de los accidentes laborales, etc. Depende de los administradores definir los indicadores de acuerdo con la realidad de su negocio.

Entrenando Empleados

Los procesos pueden estar enlazados con la cultura de la empresa, lo que significa que alterarlos significa cambiar el comportamiento de los empleados en términos de sus actividades.

Por ejemplo: Alterar el servicio de atención al cliente postventa a través de un nuevo sistema de servicio al cliente requerirá entrenamiento, pero esto no será útil si permanecen intactos los antiguos hábitos.

Es por eso que usted debe establecer un período para sus empleados para que se adapten a los nuevos procesos.

Perfeccionar y eliminar procesos

Durante la aplicación de la gestión por procesos, el equipo responsable puede concluir que algunos procesos no pueden ser mejorados, ya sea porque se han vuelto obsoletos o porque su adaptación es muy costosa, por lo que sería mejor substituirlos con otros.

Ese no es un problema. Una de las ventajas principales de este análisis propio es que la empresa está obligada a actuar. La eliminación de procesos significa la modernización de las operaciones, algo que es bueno y necesario.

Recuerde que la gestión por procesos es recomendada a todas las empresas, sin importar su tamaño.

Ahora usted entiende un poco más lo que significa la gestión por procesos, comience su plan para implementarla en su negocio.