La gestión de costos es un punto fundamental para la planificación empresarial.Sin un buen análisis y una buena administración de las inversiones y de las finanzas internas de la empresa, es imposible predecir el costo y cuál producto, servicio, cliente o canal es realmente rentable.

Muchas empresas tienden a utilizar hojas de cálculo de Excel, o softwares de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), que atienden la demanda de la empresa hasta cierto nivel de exigencia en la precisión de los análisis de costos. Pero cuando se hacen necesarias una mayor flexibilidad y la exactitud en la información — y además debe reducirse el tiempo para la búsqueda y análisis de datos – un software de gestión de costos más detallado, más práctico y flexible pasa a ser imprescindible.

Para este post, seleccionamos alguna información sobre el asunto. Si usted quiere saber por qué debe invertir en un software de gestión de costos, ¡continúe leyendo!

¿Por qué invertir en un software de gestión de costos?

En muy pocos casos las organizaciones de diversa talla hacen sus análisis de costos utilizando simples hojas de cálculo. A pesar de la facilidad de su uso, la creación de un modelo en Excel presenta diversos retos en cuanto a la flexibilidad, la seguridad de la información y la falta de componentes para rastrear los costos y ejecutar simulaciones de los diferentes escenarios; invariablemente el usuario termina dedicando mucho esfuerzo manual al mantenimiento y poco esfuerzo intelectual en la mejoría constante de los modelos ejecutados. Para complicar la situación a menudo nos encontramos con clientes que construyen verdaderos sistemas integrados en hojas de cálculo con cientos y miles de hojas de cálculo vinculadas.

Un informe reciente de la empresa Ernst & Young (EY) declaró que “las hojas de cálculo en el modelo de costos sólo pueden ser realizadas con modelos muy sencillos e incluso estos modelos tan sencillos pueden presentar importantes restricciones de la capacidad de análisis y la toma de decisiones, por lo tanto, no es recomendado”

Con el uso de un software de gestión de costes, tendrá las herramientas y componentes necesarios para organizar y controlar de una manera sencilla, todos los gastos de la empresa. Análisis complejos tales como el análisis de los costos de ociosidad/ capacidad, rentabilidad por Productos, Servicios, Clientes y Canales, detalle de los esfuerzos por Proceso y muchos otros se pueden hacer fácilmente con una herramienta adecuada y construida específicamente para este propósito.

¿Cómo calcular los costos de forma correcta?

Una dificultad que se encuentra constantemente en las empresas es determinar correctamente los costos, especialmente cuando hay diversidad de productos, servicios, clientes y canales. Además, el aumento progresivo de los costos administrativos y los gastos generales, hacen que este trabajo sea es un verdadero reto en cualquier organización. Las asignaciones de costos mediante el uso de reglas simples como el volumen o los ingresos pueden haber funcionado en el pasado cuando estos gastos administrativos no eran significativos, pero en el entorno actual, donde se necesita una mayor precisión, esto ya no funciona correctamente.

En general, las empresas están seguras en cuanto a los gastos totales, los ingresos totales y el resultado total, pero ¿Cuánto corresponde exactamente a cada uno de estos productos, servicios, clientes y canales? El uso de reglas de negocio y claves de asignación de costos que correspondan con la realidad y respeten una relación causa y efecto, es esencial para dar una mayor precisión en este cálculo. Cuestiones tales como las asignaciones reciprocas donde las áreas administrativas intercambian costos entre sí (ejemplo: RH proporciona servicios a Sistemas y Producción; Sistemas proporciona servicios a RH y Producción) y la necesidad de comprender exactamente el costo de estas áreas de apoyo que impactaron el costo de Productos, Clientes y Canales hacen de esta determinación realizada en simples hojas de cálculo, no produzca los resultados necesarios para una buena gestión.

¿Cómo controlar los costos de los procesos?

En general, las organizaciones ya han hecho o están haciendo algunos estudios de mapeo de procesos para reducir las ineficiencias, disminuir el reproceso y documentar las prácticas. Pero, ¿cuál es el costo exacto de una tarea, actividad o proceso? ¿Cuántos de estos costos son propios e inherentes al Proceso en sí y cuánto se recibió por demanda de las Áreas de Apoyo? Pero, ¿Cuánto de éstos costos contribuirán con los diversos Productos, Servicios y Canales de nuestra empresa? Estas son algunos temas que son atendidos a través de un software de gestión de costos.

Además, también se pueden generar gráficos de forma rápida mediante la selección de los datos de interés, por lo que es fácil de leer la información crucial para la toma de decisiones en cuanto a Costos y Rentabilidad.

¿Cómo analizar indicadores, flujogramas y rastreo de costos?

Otra forma eficiente de controlar los costos es a través del uso de indicadores. En los softwares de gestión de costos, ellos están completamente integrados, facilitando el control general de los gastos.

Además, se puede controlar la forma en la que diferentes áreas de la empresa impactan en los costos, creando flujogramas y detallando las contribuciones de cada departamento.

Otra herramienta disponible es el rastreo de costos, que permite al administrador analizar el impacto de las diferentes tareas en los costos del Producto y reasignar inversiones o costos, optimizando el proceso en conjunto.

Si usted es administrador e identifica que es necesario tomar decisiones más eficaces financieramente — en un menor espacio de tiempo y de manera estratégica para su empresa —, la incorporación de un software de gestión de costos a la empresa es, sin duda, una excelente opción.