Bien dice el refrán: El tiempo es dinero. En la rutina acelerada en la que vivimos hoy en día, principalmente en de las grandes corporaciones, donde todo tiene que ser inmediato, economizar tiempo en la elaboración de informes gerenciales, es fundamental.

Los informes gerenciales son documentos utilizados para apoyar la toma de decisiones dentro de las organizaciones y, por eso, deben contener datos confiables y actualizados generándose rápidamente — en caso de una crisis o problema.

Es por ello que elaboramos una lista con algunos consejos de optimización para la elaboración de sus informes. De esa forma, usted puede dedicarse mejor a elaborar los planes estratégicos de la empresa y obtener mejores resultados. ¡No se la pierda!

Determine qué es importante incluir

¡No es de mucha ayuda tomar todas las cifras de la empresa y colocarlas en un informe! Eso solamente hará que el reporte quede confuso, de manera que usted terminará perdiendo la precisión de los datos. Los informes gerenciales necesitan contener la información más relevante para los colaboradores y la directiva.

Por lo tanto, antes de dedicarse a elaborarlo, invierta tiempo pensando en qué datos compondrán su reporte.  Recuerde incluir aquellos que tienen mayor impacto para el éxito de su negocio.

Tenga a mano herramientas integradas

La base de un informe gerencial son los números confiables, ¿no es así? ¿Pero cómo lograrlo si los sistemas con los que cuenta la empresa fallan, son complicados, no se comunican entre sí y dificultan la obtención de datos?

Además de perder calidad, un informe basado en esta clase de sistema de información, conlleva a la   pérdida de tiempo en la verificación de los números presentados. Por eso, invierta en una herramienta que facilite esa tarea, optimizando el proceso de elaboración de su reporte.

Defina el método de análisis

Ahora que usted ya ha definido que datos va a recolectar, e implantó un sistema confiable que sustentará esa recolección, es el turno de definir como analizar los números extraídos. Uno de los métodos que puede ser utilizado sigue los siguientes pasos:

  • Definir el alcance del documento, haciendo constar que soportes lo acompañan, como será presentado y el por qué.
  • Decidir qué datos deberán ser recolectados.
  • Analizar la visión macro del negocio para después analizar la visión micro.
  • Verificar qué resultados fueron buenos y cuáles malos, destacando varios puntos de cada uno.
  • Creación del formato de presentación del informe.

Con ese proceso bien definido, crear su reporte va a ser algo natural y automático.

Utilice un lenguaje claro

Un último consejo, pero también muy importante: utilice un lenguaje claro y objetivo. Los informes Gerenciales deben estar bien escritos y ser fáciles de entender, ya que la rutina organizacional se vuelve cada vez más dinámica.

Por eso, invertir en elementos visuales, como gráficos, es muy importante. Ellos facilitan la lectura de las tendencias, de los indicadores y de los datos, apoyando una toma de decisiones más asertiva.

Siguiendo los pasos sugeridos anteriormente es posible crear informes gerenciales bien elaborados en el menor tiempo posible, garantizando una ventaja competitiva para la empresa. Pero, cuidado: recuerde utilizar sistemas que garanticen datos confiables y lo ayuden a ganar tiempo con información más accesible.

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