Uno de los temas más delicados relacionados con la gestión empresarial es, sin duda, dinero. En este sentido, un presupuesto es un instrumento fundamental en la planificación y control de las actividades de su empresa que también puede mejorar su toma de decisiones.

Entre los modelos disponibles de esta herramienta, tenemos el presupuesto dinámico y el presupuesto estático, que se pueden ajustar de acuerdo con las necesidades potenciales. Para aprender cómo funcionan y cómo prepararlos, ¡siga leyendo este post!

El concepto de presupuesto dinámico

Un presupuesto dinámico -o un presupuesto flexible como también se lo conoce- analiza los costos variables de una manera más flexible. En otras palabras, los recursos presupuestarios no se fijan en función de una estimación predeterminada y se pueden ajustar si el volumen real de actividad cambia en comparación con la estimación.

Concepto de presupuesto estático

El tipo de control de presupuesto más utilizado y conocido es el que no se puede modificar después de que los gerentes de la compañía preparan y aprueban su versión oficial, precisamente porque es un formato estático.

Para hacerlo, la compañía utiliza ventas predeterminadas o estimaciones de servicio para el período al que se refiere. Una vez que se fija este volumen, no se permite ningún cambio, incluso si durante el desempeño de las actividades hay alguna variación en la demanda, la productividad o los resultados.

Luego, los valores e indicadores se dividen entre las diferentes necesidades de la organización, como los sectores y sus procesos e inversiones.

Después de eso, incluso si hay eventos imprevistos o cualquier situación que haga que los números excedan el presupuesto, no se modifica. Por lo tanto, las desviaciones entre los números realizados y planificados se identifican en el momento del análisis.

Ventajas y desventajas de un presupuesto dinámico

Ventajas:

  1. A través de la flexibilidad, es posible ajustar las previsiones en cualquier momento;
  2. Se considera muy dinámico, ya que muestra la relación entre los costos y el volumen en el corto plazo, dado que las estimaciones de los gastos para cualquier volumen o ritmo de actividad se pueden calcular rápidamente;
  3. Es posible aprovechar los buenos momentos en el mercado para maximizar los beneficios y aumentar las ventas de una manera más dramática y rápida;
  4. También es posible protegerse de las malas fases del mercado, minimizar las pérdidas y reaccionar a las crisis de una manera más eficiente;
  5. Las partidas presupuestarias tienen mayor relevancia cuando hay cambios en el escenario;
  6. Demuestra la desviación real del presupuesto y ofrece a los gerentes una visión amplia de su negocio;
  7. Las empresas más pequeñas pueden aplicarlo con mayor facilidad, porque los departamentos son más pequeños y son más ágiles en el cambio de dirección.

Desventajas:

  1. Monitoreo continuo de los cambios en el entorno comercial;
  2. Monitoreo constante de los niveles de actividad de la organización;
  3. Los ajustes permitidos requieren que los gerentes estén dispuestos a adaptarse a los cambios constantes;
  4. El presupuesto dinámico puede considerarse complejo cuando se implementa.

Ventajas y desventajas del presupuesto estático

Ventajas

  1. Monitoreo fácil y rápido: no es necesario monitorearlo tan constantemente como el presupuesto dinámico; las revisiones del presupuesto tampoco son necesarias;
  2. Mayor control financiero: dado que no es posible aumentar la disponibilidad de fondos para ningún sector o proceso, es más difícil para los profesionales y gerentes gastar más sin un análisis exhaustivo;
  3. Mejor identificación de las desviaciones: la imposibilidad de cambiar las disponibilidades también facilita la verificación de las desviaciones, ya que pronto se identificará cualquier monto realizado que esté por encima de lo planificado

Desventajas

  1. Posibilidad de interrumpir el negocio: es posible que los límites establecidos terminen con acciones de restricción e inversiones que ayuden al crecimiento de la empresa, precisamente para que no se excedan;
  2. Posible uso indebido del dinero: por ejemplo, para un artículo en particular, la disponibilidad específica puede generar un excedente de efectivo, mientras que otro sector o proceso puede necesitar más fondos. Como no es posible reducir la disponibilidad a un lado y aumentar a otro, es posible que el conjunto no esté bien gastado o invertido, teniendo en cuenta las necesidades específicas.

Preparando un presupuesto dinámico

Para preparar un presupuesto dinámico, debe tener un presupuesto maestro ya preparado y comprender el comportamiento de sus costos, lo que significa hacer una distinción perfecta entre los costos fijos, variables y semi-variables.

También necesita identificar el volumen real de los artículos producidos y vendidos y debe hacer una estimación de sus ingresos planificados para determinar cuánto dinero necesitará a su disposición.

Más tarde, debe comparar este presupuesto con sus gastos, costos e ingresos anteriores para determinar la relevancia de su presupuesto dinámico. Además, debe reevaluarlo periódicamente.

Un ejemplo práctico

La empresa WYZ quiere preparar un presupuesto dinámico para hacer comparaciones mensuales entre sus valores reales y presupuestarios. La organización está proyectando los siguientes costos:

 Costos Variables $ Costos Fijos/Mes $
Materiales indirectos 1.10Depreciación12,000
Trabajo Indirecto 1.50Supervisión 8,000
Comisiones 0.80Mantenimiento 40,000

Desea proyectar sus costos para varios niveles de actividad, alcanzando volúmenes iniciales de 9,000 y 11,000 unidades por mes para los productos A y B.

ProductosABTotal
Ventas/Unidad9,00011,00020,000
Costos Variables
Materiales indirectos 1.10 9,900.00 12,100.00 22,000.00
Trabajo Indirecto 1.50 13,500.00 16,500.00 30,000.00
Comisiones 0.80 7,200.00 8,800.00 16,000.00
Total en Costos Variables 30,600.00 37,400.00 68,000.00
Costos Fijos
Depreciación 6,000.00 2,700.00 3,300.00 6,000.00
Supervisión 5,000.00 2,000.00 3,000.00 5,000.00
Mantenimiento 20,000.00 9,000.00 11,000.00 20,000.00
Total en Costos Fijos 31,000.00 9,000.00 11,000.00 20,000.00
Costos Totales 39,600.00 48,400.00 88,000.00

Elaboración del presupuesto estático

Para preparar un presupuesto estático, es necesario seguir los mismos pasos de la elaboración del presupuesto dinámico, pero sin determinar los diferentes niveles de actividades.

Por lo tanto, la compañía verifica cuáles son sus disponibilidades y cuáles fueron los resultados del último presupuesto completado. Después de eso, se establece el pronóstico de ingresos, incluidos los costos fijos variables y otros posibles gastos adicionales.

Otros tipos de presupuesto

Presupuesto de base cero

Como su nombre lo indica, la base para este tipo de presupuesto es cero tanto para el volumen de negocios como para los ingresos. A partir de esto, se hacen las previsiones y se establecen indicadores y límites.

Una de las principales ventajas del presupuesto basado en cero es que evita que los errores pasados continúen, porque, en su preparación, se revisan todos los puntos del negocio.

De hecho, no es posible contar con las disponibilidades históricas para aumentarlo. Por lo tanto, también es una buena herramienta de control adicional cuando se utiliza el presupuesto estático o dinámico.

Presupuesto matricial

En este formato, se crean grupos de gastos y se establecen administradores para cada uno de ellos. Por ejemplo, es posible tener grupos de:

  • Marketing y ventas;
  • Compras y logística;
  • Rutinas administrativas;
  • Departamento de Personal y Recursos Humanos.

El principal aspecto positivo del presupuesto matricial es su capacidad para mantener una gestión más estratégica de los fondos. Por ejemplo, al crear un grupo de marketing y ventas, el administrador de este paquete de gastos puede cambiar la disponibilidad de cada parte, dentro del conjunto destinado al grupo, para extraer el mejor resultado posible del valor general de su matriz.

Un presupuesto bien planificado puede facilitar mucho el funcionamiento de la organización; incluso con un cierto grado de complejidad, es una gran herramienta para el éxito del proceso presupuestario.

Pero antes de eso, se necesita mucho análisis para comprender qué tipo de control es mejor para la empresa en cuestión y si se necesita otro tipo de presupuesto adicional para tener una administración más estratégica y confiable.

Ahora que ya sabe cómo funcionan el presupuesto estático, el presupuesto dinámico y otras opciones, aprenda cómo la inteligencia artificial aplicada a las finanzas puede ayudar a la administración de la compañía y sus números, así como a brindar más seguridad a las operaciones.