En general, las empresas pueden tener algunos problemas con los proveedores, especialmente los relacionados con la información exacta de lo que necesitan. En este caso, la falta de un documento como la RFP puede ser perjudicial, ya que ayuda en la comunicación directa entre la empresa y el proveedor.

Pensando en la importancia de este instrumento, seleccionamos parte de la información principal sobre la RFP. ¡No deje de echarle un vistazo!

¿Qué es RFP?

Conocida como Solicitud de Propuesta, la RFP es un documento preparado por la compañía que describe información sobre cómo recibir los productos y servicios que necesita. Este documento se envía al proveedor y sirve como un tipo de invitación, solicitando que se presente una propuesta de trabajo.

Es probable que una RFP contenga no solo la información sobre los productos y servicios solicitados, sino también los requisitos para la respuesta de la propuesta y la oferta de la compañía a cambio.

Por lo general, esta herramienta se usa cuando se debe preparar un presupuesto para un proyecto, especialmente cuando hay varias empresas involucradas.

¿Cómo preparar una RFP?

Es importante entender que cada empresa tiene sus particularidades cuando requiere materiales. Sin embargo, la RFP puede tener algunos pasos clave en su preparación. A continuación, aprenderá cuáles son.

Buscar formatos probados

Si la compañía ha estado operando por un tiempo, probablemente ya tenga un formato RFP, no solo definido, sino también probado. Una buena idea es aprovechar si es necesario desarrollar una RFP nueva.

Evaluar los requisitos

Inicialmente, es necesario determinar qué se comprará y el precio potencial. Luego, se deben definir algunos aspectos, como el método de entrega, la cantidad, etc. En este caso, la información se debe obtener de los responsables de esa área, para que sea más precisa. Cuando sea el momento de establecer el alcance, verifique si necesita ponerse en contacto con el proveedor para obtener asistencia después de obtener el producto.

Por último, los próximos pasos son el calendario, la evaluación del proveedor y las restricciones. El primero está relacionado con el plazo y su límite; el segundo se relaciona con el desempeño del proveedor, la forma en que lleva a cabo su servicio y los criterios que se utilizan para elegir el mejor proveedor para su empresa; el tercero es evaluar si existen riesgos, qué pueden que afecten directamente el producto o servicio proporcionado, etc.

Preparar la RFP

Después de evaluar todos los problemas, es hora de generar la RFP. Hay algunos temas básicos que deben estar contenidos en el documento, tales como:

  • Resumen ejecutivo: aquí está toda la información sobre los requisitos, además de los datos de la compañía, para que los proveedores tengan conocimiento de su esencia;
  • Descripción del proyecto: un resumen del proyecto o actividad, en el que lo que se solicita ayudará en la producción;
  • Solicitud de detalles del proveedor: en este caso, cuanto más sepa sobre el proveedor, mejor, especialmente su nivel de experiencia en el mercado. Además, es importante tener un resumen de la historia de la empresa en el mercado, así como los detalles de su desempeño financiero;
  • Capacidad de entrega: también relacionada con el proveedor; esta debería tener no solo el nivel de entrega, sino también su límite de tiempo;
  • Fechas: este tema contiene información sobre fechas de inicio, devolución, permisos y cualquier otra información necesaria.

Además de estos temas, la RFP puede contener requisitos de diseño y funcionales, criterios de evaluación, pautas de presentación, entre otros.

Revisar las logísticas

En el último paso, es hora de evaluar si los proveedores están de acuerdo con lo que la compañía está buscando. Además de analizar los medios para preparar una RFP para el proveedor elegido, se debe indicar cómo contactar a la compañía.

¿Dónde utilizar la RFP?

El uso de la RFP es bastante versátil; por ejemplo, puede usarse como el enfoque de un proyecto, así como para un modelo de presupuesto, que determina la cantidad que se espera recibir y los términos y condiciones.

Con la información contenida aquí, ahora está claro qué es una RFP, ¿verdad? ¿Quiere seguir leyendo nuestras publicaciones? ¡Entonces síganos en Facebook, Google plus, LinkedIn y Twitter!