Lograr bajos costos en las organizaciones, es una gran ventaja para los negocios. Sin embargo, en un mercado volátil y competitivo, no siempre es fácil responder la pregunta “¿cómo controlar y reducir los costos?”

Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como la mejora de los ingresos de la empresa. Por este motivo, realizar una evaluación interna de los gastos y entender el funcionamiento de los procesos, es el mejor camino para identificar los gastos innecesarios y montar un programa eficaz que ofrezca beneficios que sean sustentables para el propio negocio.

Sin embargo, corresponde a los empresarios encontrar las mejores estrategias para reducir los costos y agilizar los procesos de gestión empresarial. Y esa reducción significa obtener más flexibilidad para aprovechar las oportunidades del mercado.

Por lo tanto, es esencial invertir y aprovechar las ventajas de esta iniciativa. Sin embargo, reconocemos que reducir costos sigue siendo un gran reto, por lo que se han seleccionado algunos consejos para ayudar en este desafío. ¡Compruébelo!

1. Mida los gastos

Antes de hacer un plan de acción para reducir los costos es necesario realizar una evaluación de los gastos de su empresa. Una vez que se obtienen los datos, inicie un análisis detallado desde los más importantes (o que son más representativos) hasta los gastos menos relevantes. Este análisis permitirá identificar muchos costos “escondidos” y que ciertamente están impactando en los resultados de su organización.

Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recuerde que es imposible administrar lo que no se puede medir.

2. Haga un análisis a largo, mediano y corto plazo

Para hacer un control asertivo sobre los gastos y lograr reducirlos, es importante visualizar las reducciones a través de análisis de largo, mediano y corto plazo. Para eso, evalúe alternativas de reducción de costos dentro de un período de tiempo mayor, de esta forma, su empresa no corre el riesgo de basarse sólo en resultados de corto plazo, los cuales no tendrán sustentación por mucho tiempo. Investigaciones realizadas por McKinsey demostraron que solamente el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito, luego de 3 años desde su implantación.

3. Mejore la gestión de procesos

Evaluar solo cuentas contables o centros de costos no es suficiente para identificar posibles cuellos de botella y problemas en los procesos de su empresa. Por lo tanto, cuando se piensa en los procesos, se revelan muchas actividades, como retrabajo, duplicación o procesos y acciones que se realizan con poco valor para la empresa y sus clientes.

El problema es que muchas empresas tienen dificultades para mapear y comprender todos los procesos involucrados en la producción de sus productos o servicios. Completar esta tarea lleva tiempo y requiere que la empresa se comprometa a evaluar lo que hace.

Es importante definir cuáles son los resultados o productos entregados a la salida de cada proceso, sus componentes, proveedores y límites. Dado que controlar y reducir costos son tareas que requieren información, debe prestar atención a los procesos internos.

4. Renegocie o replantee contratos

Negociar con los acreedores puede ser una alternativa viable para controlar y reducir costos. Por lo tanto, haga acuerdos con los proveedores y negocie las mejores condiciones de pago para que puedan realizarse sin mayores consecuencias financieras.

Además, replantear los contratos y llevar a cabo estudios de mercado para comprobar los niveles de competencia, es una estrategia que puede ofrecer grandes oportunidades de ahorro para los negocios.

Por lo tanto, mejore su sector de compras. De esa manera, este departamento podrá encontrar socios comerciales que lo ayuden a impulsar su negocio pero que no representen inversiones inviables.

Como controlar y reducir los costos puede hacer que la empresa cambie de proveedor, este posible cambio tiene que ocurrir con la planificación correcta. Esto evita que este intercambio perjudique el flujo de trabajo de la empresa o la calidad de lo que se ofrece al cliente.

5. Automatice su gestión de costos

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una solución que permite la integración de datos en toda la empresa. Sin embargo, no ofrecen todos los subsidios para una gestión eficiente de los costos, especialmente cuando queremos entender el impacto de los costos indirectos en varios productos y servicios.

La herramienta tampoco puede modelar simplemente análisis de rentabilidad por clientes, canales o regiones, lo que es muy crítico hoy en día. Ante esta demanda, las empresas (como MyABCM) ofrecen herramientas avanzadas para la gestión de costos, rentabilidad y rendimiento a través de un software diseñado específicamente para este propósito.

Reducir costos dentro de una empresa es la mejor decisión, principalmente frente a un mercado volátil y selectivo.  Esta decisión requiere inversión en tecnología apropiada. Y solo el deseo de lograrlo no es suficiente si la compañía no tiene las herramientas adecuadas para esta misión.

6. Externalizar Servicios

No hay razón para que una empresa absorba los costos de contratación y nómina de sectores no prioritarios. Por lo tanto, cuando se trabaja con mano de obra subcontratada, la empresa gana eficiencia, ya que contrata a un socio especializado en ese mercado para atenderlo.

Además, hay más libertad para exigir resultados y el cumplimiento de lo acordado en el contrato. El negocio también puede aprovechar el talento de sus gerentes y profesionales de Recursos Humanos en la gestión y capacitación de empleados que son esenciales para la actividad objetivo de la marca.

Debido a que controlar y reducir costos requiere eficiencia, la contratación externa es una alternativa perfecta para lograr mejores resultados financieros sin interrumpir las actividades internas.

7. Invertir en Entrenamiento Profesional

Si bien este tema parece más una inversión que una acción de reducción de costos, tenga en cuenta que la reelaboración puede afectar negativamente los resultados de un negocio. Por lo tanto, asegúrese de que sus empleados reciban la capacitación adecuada después de la contratación y que puedan realizar sus tareas.

Además, si identifica fallas, conviértalas en aprendizaje, utilizándolas como casos en la capacitación interna. De esa manera, la compañía podrá comprender cómo controlar y reducir los costos a través de estrategias que mantengan a su personal motivado y sintiéndose valorado.

Después de todo, educar a un profesional, mejorando su desempeño, puede ser más beneficioso para una empresa que tratar de contratar a alguien que ya tiene ciertas cualidades profesionales.

8. Luchar contra costos no necesarios

El avance tecnológico también se puede utilizar para luchar contra las actividades no necesarias y desperdicios, desde los más simples, como el consumo de recursos, hasta los más complejos, como las actividades realizadas de manera inadecuada.

Los costos innecesarios están asociados con la falta de conocimiento de una empresa sobre lo que es más moderno en su mercado y lo que podría usarse para ser más eficiente.

Como hemos visto, responder a la pregunta “¿cómo controlar y reducir costos?” Requiere que los gerentes estén dispuestos a evaluar sus empresas con cuidado, examinando los detalles sin temor a tener que admitir que ciertas estrategias no arrojaron los resultados esperados.

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