Si pudiera pedir asesoramiento sobre gestión estratégica de costos a un profesional, ¿quién serían? ¿En qué trabajaría? Por un momento imagine cómo sería esa persona. ¿Puede imaginarlo?

Probablemente, la imagen que le vino a la mente es de alguien similar a Ivan, CFO del Banco Múltiplos, en São Paulo. Ivan trabaja en un negocio que trata directamente con resultados financieros, operando en la ciudad más grande de América Latina.

En tal escenario, podemos concluir que los procesos de administración de costos de su empresa siempre han sido modernos y eficientes, ¿verdad? No siempre.

A veces, los números de una empresa pueden arrojar resultados poco confiables. Esto es común cuando son generados por sistemas obsoletos. En tales casos, los informes basados en estos datos pueden hacer que los directores tomen malas decisiones. Entendamos más sobre este tema al aprender sobre la historia de Ivan.

Gestión estratégica de costos: Cuando los informes mienten

Cuando Ivan pensó en la estrategia de costos, se le ocurrió un objetivo: Reducirlos. Esto es natural Durante mucho tiempo, la reducción de costos fue vista como una forma de ser eficiente. Ser capaz de realizar el mismo proceso mientras gastaba menos era un objetivo que parecía obvio.

El progreso tecnológico reafirmó este argumento, ya que muchos procesos comenzaron a costar menos, mientras que la incidencia de errores disminuyó.

Sin embargo, llegó un momento en que eso ya no tenía sentido. Ivan tenía acceso a informes que presentaban los resultados de sus procesos de costos, que mostraban qué productos costaban mucho, qué clientes traían ganancias a la sucursal, etc.

Aun así, se dio cuenta de que sus decisiones estratégicas no ofrecían los resultados esperados. ¿Por qué la tecnología utilizada por el banco generaba datos que conducían a decisiones equivocadas?

La respuesta fue simple: La herramienta utilizada para recopilar esta información no era la ideal.

La importancia de crear informes confiables

Los sistemas que Ivan usó para rastrear las métricas de resultados de sus procesos bancarios le hicieron confundir algunos conceptos importantes para la gestión estratégica de costos.

¿Quiere saber cuáles son estos conceptos? Ya los conoce, pero recordemos sus nombres y significados.

Inversión

Ocurre cuando la empresa invierte su capital en la adquisición de algún activo, bien o servicio, con el objetivo de obtener una ganancia futura.

Costo

Es el costo de adquirir algo relacionado con la producción del bien o servicio que producirá la empresa.

Gasto

Es lo que consume el negocio directa o indirectamente para obtener ingresos.

Desembolso

Es la cantidad gastada para adquirir un bien o servicio.

Pérdida

Ocurre cuando un bien o servicio contratado se consume de manera poco frecuente y sin el control adecuado.

Gasto

Ocurre cuando la compañía paga por algún producto o servicio necesario para obtener algún activo importante para el negocio.

Habiendo hecho esta breve aclaración de estos conceptos, debería quedar claro cuán peligroso es para una compañía confundirlos, ¿verdad? Eso fue exactamente lo que sucedió con Ivan.

El proceso de ventas presentó grandes pérdidas al banco, incluso mientras el equipo celebraba buenos resultados. Esto se debió a que la gestión de costos de este proceso no se realizó correctamente.

Esto significó que se invirtieron muchos recursos para persuadir a los clientes a comprar servicios que no le brindaron al banco un margen de beneficio tan ventajoso.

De hecho, esto creó una serie de problemas, ya que un cliente insatisfecho tiende a cancelar este servicio, lo que requiere que las acciones de la compañía contengan las cancelaciones.

Además, la imagen de los servicios del banco también se vio comprometida, ya que estas personas no estaban satisfechas y difícilmente recomendarían la institución a sus amigos.

Para revertir este escenario, se necesitaba más y más inversión, y como las estrategias seguían siendo las mismas, el desperdicio de recursos continuaba.

La situación experimentada por Ivan es muy común y representa una incertidumbre para los empresarios de diversos segmentos. ¿Cómo puede una empresa que vende bien tener resultados negativos?

Usando software para revertir esta situación

Cansado de este resultado, Ivan decidió controlar los resultados financieros del banco de una manera más inteligente. La tecnología utilizada hasta ahora había resultado ineficiente.

Ivan se dio cuenta de que los sistemas utilizados por el banco se centraron en cuestiones fiscales, por ejemplo. Por lo tanto, a pesar de que el equipo de contabilidad estaba satisfecho, ya que el software era útil para la presentación de procesos fiscales, no era confiable para la información financiera.

El banco necesitaba averiguar cuánto costaba cada cliente y qué servicios generaban ganancias para la institución. No puede hacer eso con un software de contabilidad, ¿cierto?

Fue entonces cuando Ivan sostuvo una reunión con el equipo MyABCM. Con operaciones en más de 50 países, esta compañía ha desarrollado soluciones avanzadas para administrar los costos de diversas marcas a nivel mundial.

Las soluciones de administración de MyABCM se pueden combinar con otros programas, de modo que su aplicación no cause interrupciones comerciales.

Con un análisis de costos bien ejecutado, utilizando tecnología de punta, Ivan tuvo acceso a informes que le mostraban qué procesos bancarios eran costos y cuáles eran gastos.

Esto le permitió establecer metas que estaban respaldadas por datos confiables. Se eliminaron los procesos obsoletos, se rediseñaron los servicios costosos e incluso se volvió a evaluar el perfil ideal del cliente.

Por lo tanto, el equipo de ventas podría centrarse en la audiencia que realmente trajo resultados al banco, reduciendo la tasa de cancelación y mejorando la imagen de la compañía en las redes sociales.

Como hemos visto, por mucho que una persona sepa mucho sobre un mercado, puede estar tomando muchas malas decisiones. Esto sucede cuando la fuente de información no es confiable.

Es común que algunos directores cambien su personal todo el tiempo, ya que piensan que son los profesionales los que no pueden entender el negocio, cuando en realidad todos tienen acceso a malos informes.

Su gestión de costos estratégicos no puede correr ese riesgo. Entonces, reconsidere las herramientas que ha estado utilizando para rastrear sus resultados.

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