Una buena gestión de costos es primordial para que cualquier organización pueda crecer y mantenerse en un mercado cada vez más competitivo. No importa el tamaño y tipo del negocio: prever, conocer y controlar los gastos de su empresa es esencial dentro del proceso de gestión. A continuación, entienda mejor lo que es una gestión de costos eficiente, qué debe usted hacer para lograrla y los errores que pueden y deben evitarse.

Qué es una gestión de costos

La gestión de costos es un proceso que tiene como objetivo conocer, de forma detallada, todos los costos y gastos que están, de alguna forma, involucrados o con el proceso productivo o con la obtención de ingresos en una determinada empresa.

La gestión de costos eficiente es aquella que consigue realizar el uso racional de estos recursos, pero de forma inteligente. O sea: con la manutención de la calidad de los productos o servicios que se comercializan.

Conceptos iniciales de la gestión de costos

Para que la gestión de costos sea eficiente en la práctica es necesario, inicialmente, entender la diferencia entre los dos principales integrantes de este proceso: el costo y el gasto. En empresas productivas los costos son los componentes utilizados en la fabricación, como, por ejemplo, materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación, representados por costos con alquiler, energía, agua, sueldos, entre otros.

Los gastos son valores consumidos en la obtención de ingresos, sin relación directa con el proceso productivo, como: sueldo del personal administrativo, gastos con publicidad y ventas.

Costos fijos y variables

Otra separación importante es la de costos fijos y variables. Esta separación es necesaria para que se conozcan aquellos gastos que no tienen relación con la producción y que continuarán existiendo aunque no haya ingresos, como, por ejemplo, alquileres y sueldos del personal administrativo, de los gastos que aumentan según el volumen producido, como materia prima, materiales y mano de obra directa (en el caso de empresas fabricantes).

Estas clasificaciones también son importantes para que se defina, de la forma más precisa posible, el precio de venta, de deberá tener en cuenta no solamente los valores observados de forma directa en los productos o servicios, pero también aquellos que son necesarios para la manutención de las actividades y de la empresa. Si no se hacen estas clasificaciones, el precio de venta puede definirse de forma incorrecta, y la empresa puede tener dificultades ya que estará vendiendo abajo del precio de costo.

Gestión eficiente de costos

Para que la gestión de costos sea eficiente, además de conocer y entender el comportamiento de los gastos, es necesario utilizar reportes y análisis diferenciados que presenten los costos según el producto o servicio vendido a través de cada canal y para cada cliente de la empresa. Esto incluye una visión de los procesos productivos y no productivos involucrados, lo que seguramente incluye una visión más amplia de los gastos administrativos, cada vez más significativos en las organizaciones.

También deben llevarse en cuenta pequeños errores y desvíos que pueden suceder durante la producción y que pueden afectar el valor final de productos y servicios de forma substancial. Ignorar los gastos de las pareas de apoyo o utilizar reglas de asignación simplemente basadas en volumen y facturación también pueden llevar a una importante distorsión en el cálculo de los costos de estos productos y servicios.

Es importante resaltar, todavía, que un análisis de relevancia es fundamental para que los puntos más impactantes/significativos de la gestión de costos sean considerados primero. De esta manera, no se pierde demasiado tiempo con decisiones que, al final, generan poco impacto.

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