Todas las empresas deberían enfocarse en la búsqueda de la eficiencia, pero algunas aún no entienden lo que significa ser eficientes. Muchos emprendedores confunden eficiencia simplemente con «alcanzar la meta». Creen que, si la empresa consigue honrar sus compromisos, tanto financieros como con sus clientes, logra ser competente, pero esto no es verdad. En este post, enseñaremos cómo aumentar la eficiencia operacional de la empresa, detallando algunas acciones y puntos de atención.
¿Qué es eficiencia operacional? ¿Por qué estar atento a ese término es tan importante para su empresa? ¡Descúbralo en nuestro artículo!
El concepto de eficiencia operacional engloba la práctica de volver sus procesos (las actividades desempeñadas por la empresa, con el objetivo de llegar a un mejor producto o servicio final). Por ejemplo, un supermercado tiene diversos métodos (de producción, de contratación, de ventas y de comunicación) internos y todos estos procesos ayudan a la empresa a alcanzar una meta, como por ejemplo vender sus productos.
Pero, aunque el supermercado este batiendo sus metas de venta, esto no significa que alcance la eficiencia operacional. Una mala gestión de Stock puede permitir que los productos se estropeen y se generen pérdidas a la empresa. Si el departamento de compras no identifica con eficiencia los proveedores ideales, el supermercado perderá la oportunidad de tener un gran ahorro. En fin, estos ejemplos ilustran la importancia de conocer bien la empresa, a final, cada emprendimiento tendrá su propia realidad en relación con sus procesos.
El empresario debe hacer una lista de los procesos de la empresa y hacerle seguimiento, con el objetivo de averiguar si se están realizando correctamente (generando rentabilidad, con calidad y evitando, por ejemplo, el desperdicio para la empresa). En caso de que se identifiquen fallas, se deben estudiar las alternativas para mejorarlas.
No es extraño que los empresarios crean que buscar la eficiencia operacional está directamente asociado con los despidos. Esto no es cierto. En caso de que la empresa identifique daños ligados al desarrollo de los empleados, debe prestar atención pues el proceso de contratación puede estar siendo realizado de forma errada, o sea, la empresa contrata el personal equivocado para sus funciones.
Además de eso, el emprendimiento puede identificar la necesidad de crear o mejorar el proceso de entrenamiento de los empleados. Buscar un ahorro rápido, por medio de despidos, resulta ser una salida poco eficiente, ya que se despide a la persona, pero no el proceso o actividad que ésta desempeña (en muchos casos que no agrega valor a la compañía y sigue siendo desempeñado por otros empleados – generalmente quedando sobrecargados). Esto sin hablar del hecho de que despedir empleados es una solución temporal y que puede no sustentarse en el medio y largo plazo. La estrategia de mejorar la competencia operacional depende del análisis de los resultados de cada sector de la empresa y no de un corte de gastos realizado sin mucho cuidado.
Buscar eficiencia operacional consiste, en primer lugar, en conocer la propia empresa. Además de ello, el empresario debe estar atento a todos los resultados del negocio y no solo al resultado final. No se debe confundir aumentar la eficiencia con el recorte de gastos, a la final, ella tiene otros objetivos además de generar economía, como por ejemplo, mejorar la productividad de la empresa. Por esto, asociarla con los despidos en un error.
¿Cuáles son las ventajas de invertir en eficiencia operativa?
La búsqueda de la eficiencia operativa es identificar problemas y crear soluciones. No tiene sentido saber que un determinado proceso no está sucediendo de la mejor manera posible y no hacer nada para revertirlo.
La clave es entender que cada desafío que se encuentra es en realidad una oportunidad para mejorar cada día. Aunque se deben invertir algunas cantidades, nunca se deben considerar como costos. Estas son inversiones que seguramente traerán rendimientos.
Cuando una empresa ofrece capacitación de personal, por ejemplo, permite que las personas realicen el servicio de la mejor manera. Un equipo con una buena comunicación tiende a mantener los objetivos y las expectativas alineados, lo que hace que todos trabajen para el mismo propósito.
Los procesos de compras y el departamento financiero también pueden verse impactados positivamente por la eficiencia operativa. Con estos, los empleados optimizan su tiempo y la empresa gana productividad.
Vale la pena decir que, desde ese punto, hasta incrementar las ganancias y aumentar el nivel del mercado, solo hay que seguir un paso.
¿Cómo alcanzar esta eficiencia?
Si bien es posible que ya haya entendido por qué debería implementar la eficiencia operativa en su negocio, aún puede sentirse perdido, sin saber exactamente por dónde empezar.
Para ayudarle, hemos enumerado algunos consejos valiosos a continuación:
Estudie la situación de su negocio
Para corregir procesos insatisfactorios, es necesario, antes que nada, descubra cuáles son estos procesos. Solo entonces será posible mejorarlos.
Para realizar esta encuesta, el gerente debe hablar con las personas que dirigen los departamentos y evaluar las condiciones de la empresa en el mercado en el que opera. Es solo después de algunos informes y reflexiones que se puede sacar una conclusión.
Preste atención a los costos de producción
Cada producción genera un costo. Sin embargo, es importante saber exactamente cuántos recursos, mano de obra y tiempo requiere cada proceso. De esta forma, es más fácil identificar los gastos atípicos.
Una vez identificados, uno debe averiguar los motivos para buscar una corrección que permita una reducción de costos sin perder la calidad.
Determine los errores en los procesos
Analizar cada proceso, pieza por pieza, también permite la identificación de fallas. Deben medirse y relacionarse para que quede claro dónde deben ocurrir los cambios.
Por supuesto, teóricamente todo puede mejorarse, pero debe saber qué priorizar al solucionar problemas.
Descubra las fuentes de las fallas
No tiene sentido conocer las fallas si no sabe de dónde vienen. Cada vez que se identifica una falla, es importante averiguar su origen y por qué se ha producido.
De esta forma, es posible corregir el problema desde su raíz, evitando la creación de soluciones ilusorias que solo enmascaran las ineficiencias en el proceso productivo.
Use la tecnología
Hoy en día, hay una herramienta tecnológica para todo. Puede almacenar datos, integrar departamentos y crear informes que permitan un análisis más amplio de la situación de su empresa.
Realizar todo este proceso manualmente requeriría mucho más tiempo, además de dejarle susceptible a cometer errores. Es por eso que a menudo decimos que la tecnología es un gran aliado para lograr la eficiencia operativa.
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