Reducir los costos en las empresas es siempre un objetivo, pero se está convirtiendo en una necesidad urgente a medida que los márgenes de las organizaciones se reducen en todo el mundo. Algunos factores que contribuyen a ello son las presiones de los gobiernos, el aumento de los impuestos, los nuevos competidores, los clientes cada vez más exigentes, cuestiones que se plantean ahora como la ESG (gobernanza medioambiental, social y corporativa), la escasez de mano de obra cualificada y los problemas de la cadena de suministro.
Por lo tanto, reducir costos y gastos es la prioridad absoluta de las empresas. Y cuando hablamos de reducir costos pensamos inmediatamente en despedir empleados.
Antes de empezar, entendamos claramente cuáles son las diferencias entre costos y gastos. A continuación, hablaremos de las razones que justifican la búsqueda de una reducción de costos en las empresas.
Un costo es cualquier cantidad aplicada en la producción de un producto (en el caso de las empresas manufactureras) o en la prestación de servicios (para las organizaciones de servicios). Algunos ejemplos de costos son: mano de obra, materias primas, insumos, además de la cantidad gastada para la producción de este producto o la prestación de este servicio con electricidad, mantenimiento, depreciación de maquinaria y equipo, materiales de limpieza y conservación, entre otros.
Además, los costos pueden clasificarse en:
Los gastos, por su parte, incluyen todas las cantidades gastadas por la empresa para mantenerla en funcionamiento.
Los gastos suelen estar relacionados con todo lo que se gasta en el área de ventas, finanzas, administración, recursos humanos, sistemas, marketing y el BackOffice en general. Por lo tanto, los gastos son un tipo de gasto que no tiene relación directa con la actividad «principal» de la empresa, como la producción de bienes o la prestación de servicios.
Sin embargo, aunque no contribuyan directamente a la generación de nuevos artículos que comercializar, los gastos desempeñan un papel importante y sin duda su utilización puede influir en el aumento de los ingresos de la empresa.
Y a su vez, los gastos pueden clasificarse como fijos o variables:
En este contexto, conviene subrayar que los gastos son básicamente costos y gastos en general. Y normalmente, cuando alguien habla de reducir costos en realidad está hablando de «reducir gastos», pero de forma «coloquial». Así pues, conviene recordar que también es fundamental analizar las posibilidades de reducir los gastos en la organización.
¿Quiere entenderlo más a fondo? Haga clic aquí y lea 5 consejos para mejorar sus gastos y el control de los mismos.
La pregunta anterior es en realidad muy sencilla, ¿correcto?
Pero su respuesta es inversamente proporcional, lo que resulta extremadamente complejo.
La reducción de costos es uno de los grandes aliados de la rentabilidad, toda empresa busca reducir costos sin medir esfuerzos, pero como hemos mencionado, es una tarea muy compleja. Debemos ser conscientes de que, al reducir costos, siempre debemos tener cuidado de no causar impactos negativos y acabar la acción en déficit.
Para comprender mejor cómo adoptar una estrategia de reducción de costos sin afectar negativamente a su cuenta de resultados, haga clic aquí y lea nuestro artículo completo.
¿Las empresas que han intentado reducir costos han quedado satisfechas con sus esfuerzos?
No siempre: una investigación del US Conference Board descubrió que de todas las empresas que intentaron recortar costos:
Un estudio de Deloitte demostró que el 75% de las empresas que despidieron a empleados para reducir costos tuvieron que volver a contratar a otros para los mismos puestos en el plazo de un año.
Otra encuesta, esta vez realizada por McKinsey, mostró que sólo el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito tras 3 años de aplicación.
Pero ¿por qué fracasaron estas iniciativas de reducción? Seguramente por la falta de una mejor comprensión de cómo se consumían los recursos en las organizaciones. La consecuencia natural de no medir correctamente es la incapacidad de gestionar bien.
Para resolver este problema, he aquí 8 acciones que reducirán sus costos y, en consecuencia, aumentarán sus beneficios:
Pero la principal lección de todas es: comprenda sus costos.
¡No entender exactamente cuánto cuesta un producto, un servicio, un cliente o un canal acaba poniendo en peligro toda la cadena de decisiones de las empresas! Definiciones como qué precios y tarifas practicar, a qué clientes atender, qué descuentos podemos conceder y qué comisiones pagar a nuestros vendedores, entre otras muchas, ¡pasan por una comprensión real de los costos y por la capacidad de medirlos adecuadamente!
¿Sabía, por ejemplo, que entre el 20% y el 40% de los productos y servicios dan pérdidas? ¿Y que el 20% de los clientes son deficitarios? ¡Descubra más en este artículo dedicado a los costos de servir!
Así que la pregunta es: ¿qué medidas tomaremos inmediatamente después de identificar dónde están los cuellos de botella en nuestra organización?
Sergio Marchionne, antiguo consejero delegado de Fiat/Chrysler, fue en gran parte responsable del resurgimiento de la empresa en los años 90. Además de ser un gran gestor, Sergio Marchionne siempre ha tenido muy buen humor. Tras el lanzamiento del coche eléctrico Fiat 500e (también conocido como «cincoecento eléctrico»), Sergio se dirigió al público y pidió: «¡Por favor, no compren nuestro cincoecento!».
Unos meses antes se había lanzado con mucha pompa y circunstancia el Fiat 500e, que consumió muchos millones de euros con la promesa de ser el gran competidor europeo de Tesla y con la ventaja de ser extremadamente económico. Hubo muchos retrasos en el lanzamiento del producto y, cuando por fin estuvo listo, se vendieron muy pocas unidades. Los estudios demostraron que la pérdida por cada unidad vendida era de ¡20.000 euros!
Sin duda, comprender los costos y establecer estrategias para controlarlos son retos importantes de la gestión empresarial. Y que, a su vez, no se pueden superar si no se tiene una clara capacidad para tomar las mejores decisiones, con métodos y procesos bien definidos y metodologías adecuadas a los grandes retos que están por venir.
¿Necesita ayuda para ahorrar costos en su empresa? ¡Rellene el formulario para hablar con nuestros expertos!
La reducción de costos puede ser un reto, pero a menudo es un proceso inevitable dada la competitividad de los mercados globalizados. Por muy bueno que sea un negocio o un producto, ninguna empresa es inmune a las crisis o a los periodos en los que la demanda no es exactamente la esperada.
Para evitar errores en este momento delicado de la gestión empresarial, en este artículo analizaremos cinco errores fatales en el proceso de reducción de costos.
Si los gastos con el personal están asfixiando sus finanzas en un momento de crisis, sepa que el despido de parte de la plantilla puede ser desastroso para su empresa. A corto plazo, esta actitud genera el descontento de los que se quedan, además de la desconfianza de que puedan ser los siguientes.
Además, los gastos con indemnizaciones por despido pueden empeorar las finanzas de su empresa, generando problemas en cascada debido a la disminución de la capacidad de producción. Si la intención es salir de la crisis, necesitará personal dispuesto a trabajar.
Y volver a contratar después de darse cuenta de que el despido fue un error puede aumentar significativamente sus costos. Según los datos de la consultora Gallup, sustituir a un empleado puede costar el doble que mantenerlo.
En otras palabras: por lo general, los despidos no son una buena forma de reducir costos y es necesario analizar esta alternativa con mucho cuidado antes de elegirla.
Cuando las ventas disminuyen, el primer impulso es recortar en publicidad. No ceda a este impulso, porque el marketing es el principal responsable de atraer nuevos clientes a un negocio, y los necesitará.
No piense como sus competidores: anuncie no sólo sus principales productos en busca de nuevos clientes, sino mantenga su marca siempre presente en los medios de comunicación, mostrando que su negocio se ha visto poco o nada afectado por los malos vientos de la crisis financiera.
La calidad del café que se sirve a empleados y clientes, la calidad de las servilletas, los vasos de plástico e incluso el papel higiénico es probablemente algo que puede revisarse. Sin embargo, no es aconsejable dedicar un valioso tiempo de gestión a gastos de menor importancia y materialidad para la empresa.
Además de generar un gran descontento por parte de empleados y clientes, esta actitud no supondrá un ahorro significativo, gastando tiempo de gestión que podría aplicarse en otros puntos más importantes.
La reducción de costos puede lograrse ahorrando dinero al no gastar en un punto determinado, pero también revisando los procesos en toda la empresa. Si éste ha sido un plan antiguo, es hora de revisar todas las esferas operativas.
Llame a directivos y supervisores para discutir qué puede revisarse o reestructurarse. Desde los procesos de producción, administrativos e incluso de atención al cliente, todo puede revisarse, aportando más calidad y menos gastos financieros a la empresa. En este ámbito, es muy importante prestar atención a los costos indirectos generados por cada actividad, ya que a menudo pasan desapercibidos y pueden aportar valiosas oportunidades de reducción de costos.
Si la idea es intentar mantener los niveles de ventas y conseguir que su marca sea más vista por sus clientes actuales y potenciales, hay que mantener la calidad. A veces, pequeñas reducciones de costos provocan disminuciones muy grandes en la calidad del producto o servicio final.
Por lo tanto, analice en profundidad sus gastos de producción y la posibilidad de reducirlos, porque si hay algo que no se puede cambiar cuando disminuye la demanda de un mercado, es la calidad del producto o servicio ofrecido.
La reducción de costos debe ser analizada constantemente por los directivos y, en periodos de crisis, su necesidad se hace más evidente. Sin embargo, es necesario evaluar la viabilidad y el impacto de las acciones de revisión de costos, ya que pueden traer más pérdidas que aliento financiero a su organización.
¡Eche un vistazo a 8 consejos para reducir los costos de forma eficaz!
Para asegurarse de que la reducción de los costos empresariales aporta resultados positivos, es esencial conocer bien las fuentes de los costos y cómo se relacionan con las actividades y los ingresos de la organización. Éste puede ser un análisis difícil, por lo que MyABCM ha sido diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a visualizar y controlar sus costos de forma eficaz.
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En tiempos de crisis, es natural que las empresas disminuyan costos para garantizar la solidez de sus emprendimientos. Sin embargo, muchos empresarios no saben cómo identificar los gatos que pueden ser reducidos.
Este artículo le dará algunos consejos para realizar una reducción de costos en su empresa. ¡Continuemos!
Reducción de Costos: estudie sus números
Es natural que una empresa le de atención a sus números externos, como los indicadores de mercado y proyecciones de crecimiento. Sin embargo, la mayor fuente de información para tomar decisiones empresariales está en la propia empresa.
Por esto, es muy importante tener acceso a los indicadores de diversos sectores y procesos disponibles y organizados.
De esta manera, decisiones importantes como descontinuar un producto, por ejemplo, pueden ser tomadas de forma segura.
Evalúe la calidad de los procesos
Sus productos o servicios son la suma de diversos esfuerzos llamados procesos. Asegurar su eficiencia puede aumentar la rentabilidad de su empresa, sin necesidad de conseguir más clientes.
En tiempos difíciles, los procesos descuidados pueden drenar los preciosos recursos de su empresa. Evalúe cuánto cuesta cada proceso y si estos se ajustan a las metas de su organización.
Calcular el retorno de inversión en el proceso (ROI) puede ayudar a medir sus resultados.
Hable con sus proveedores
Una forma de ahorrar sin afectar las estrategias de su empresa es renegociar los valores de compras futuras con los proveedores, o buscar nuevos socios.
De la misma forma que un consumidor prefiere las promociones a la hora de comprar en un supermercado, las empresas también tienen que utilizar estas estrategias en momentos de recesión.
Sin embargo, tenga cuidado de no arriesgar la calidad de su producto final. Opte por empresas que ofrezcan la calidad que su cliente necesita.
Evite el desperdicio
Cuando se habla de desperdicio empresarial, son los ítems, como electricidad y agua los que llaman la atención. Cualquier recurso usado de forma poco eficiente puede ser considerado una pérdida.
La empresa se debe preguntar: ¿Cómo producir de la misma forma gastando menos?
Ningún gasto debe ser menospreciado. Después de todo, luego de un largo tiempo, podrá ver cómo los pequeños ahorros hacen una diferencia.
Capacite a sus empleados
Antes de recorrer el camino más fácil para reducir costos (despidos), pregúntese acerca de la productividad de sus empleados, o la falta de la misma.
Una baja productividad y altos índices operacionales de la empresa pueden ser resultado de errores en la formación de los empleados. Verifique cómo convertir a sus empleados en un equipo eficaz, utilizando estrategias de retroalimentación se pueden corregir errores, aumentando la producción.
Tenga en mente que las crisis económicas son cíclicas y las estrategias de reducción de costos tomadas en estos momentos pueden beneficiar a la empresa a futuro, haciendo que esta gane competitividad en nuevos mercados.
Ninguna de estas medidas debe ser vista de forma negativa, sino que debe ser vista como una necesidad de reorganización, que es común en el mundo de los negocios.
Lo importante es que su empresa tenga acceso a los datos internos para que sus decisiones sean tomadas de forma acertada. Por eso, invierta en tecnologías que mejoren la gestión de su empresa.
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El momento económico actual exige que las empresas se reinventen, cambiando su forma de actuar en el mercado y buscando diariamente reducir los costos operacionales. La reducción de costos es la decisión más sencilla cuando el objetivo es fortalecer las ganancias y lograr un mayor protagonismo en el mercado.
Existen diversas formas para disminuir los costos de una empresa, desde el perfeccionamiento de las tareas y la reducción del desperdicio de materiales, hasta los temidos despidos masivos.
Actualmente, han surgido formas innovadoras y eficaces, garantizando óptimos resultados para las empresas que las adoptan. Por ello, conozcamos las 4 tendencias más relevantes cuando se trata de reducción de costos. ¡No pierda detalle!
La computación en la nube o Cloud computing es una de las tecnologías más recientes del mercado. El almacenamiento de información en la nube puede integrarse a los más diversos procesos y operaciones de un negocio, posibilitando una mayor velocidad en el intercambio de datos y en la ganancia significativa de eficiencia.
Además de disminuir considerablemente los gastos en servidores y los gastos en mantenimiento, esta tecnología de almacenamiento de datos permite también que se centralicen las intervenciones por reparaciones —no requiriendo de la administración de múltiples computadores y servidores repartidos por toda la organización.
La importación de máquinas, equipos o materiales conlleva elevados costos a la empresa, como impuestos y tasas, traslados, entre otros. Todos estos gastos ligados a la importación pueden evitarse de una forma muy sencilla: por medio del uso de proveedores situados en el país.
Buscar empresas nacionales que atiendan las necesidades de la empresa es una tendencia que está ganado terreno, principalmente por el alto valor del dólar. Comprar equipos y materiales en empresas nacionales puede ahorrar mucho dinero en su negocio al final del año. Por ello, no deje de investigar exhaustivamente en el mercado en busca de proveedores que puedan suplir sus demandas.
Uno de los fundamentos de la administración de negocios dice que stock es igual a dinero inactivo — y esto significa menor capital de trabajo disponible. Además de esto, trabajar con un stock muy grande genera diversos costos a la empresa, como la contratación de un mayor número de empleados, la necesidad de mayor espacio físico, la adquisición de armarios y compartimentos especiales para almacenamiento de productos – además de la administración del stock en sí, entre otros.
Por lo tanto, una excelente forma de manejar los negocios para aquellos que buscan la reducción de costos es trabajar con un stock reducido. Para ello, no deje de buscar una mayor eficiencia en las tareas y en los servicios, pues esto contribuye a que los suministros de la empresa sean lo menos posible, solamente lo necesario para la operación.
Tener en su empresa un equipo altamente profesionalizado, además de aumentar la calidad de los productos o el desempeño altamente eficiente de los servicios, permite la óptima reducción de costos operacionales. Por ello, el entrenamiento de los empleados es fundamental para toda empresa que busca destacarse en el mercado.
Es importante saber que los empleados entrenados consiguen con facilidad resolver los problemas cotidianos y son de gran ayuda en el perfeccionamiento de las tareas y en la reducción de pequeños daños.
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Economizar puede ser la mejor salida para garantizar un flujo de caja reforzado y mantener la fuerza competitiva del negocio. El problema es que, muchas veces, los administradores no saben por dónde comenzar, ya que todos los gastos parecieran ser bastante pequeños.
Pensando en esto, le entregamos una lista con algunos consejos sencillos de reducción de costos que pueden ayudarle en este sentido y marcar la diferencia en su empresa. ¡Preste atención!
Siempre se pueden mejorar algunos procesos productivos — y no es necesario sacrificar la calidad de los productos y servicios para ello. Comience realizando pequeñas acciones, como analizar el consumo de agua, energía eléctrica y telefonía.
Un poco más allá, estudie todo el proceso productivo de la empresa y descubrirá puntos de desperdicio, ya sea en tiempo, materiales o mano de obra. Con toda esta información en sus manos, bastará con elaborar un plan estratégico de mejoría que, en poco tiempo, verá los resultados de una producción optimizada y con reducción de costos.
El inventario puede ser uno de los mayores puntos de desperdicio de la empresa, ya que las compras mal hechas congelan recursos financieros por mucho tiempo. Para una mayor reducción de costos, desarrolle una planificación de sus compras que incluya productos de mayor salida en los períodos de mayor demanda.
Por medio de informes de compras y ventas realizadas en el pasado, es posible hacer proyecciones de lo que se debe pedir, en qué cantidad y en qué momento. Esta acción hará que los productos y servicios roten más rápido, generando flujo de caja y reduciendo las compras innecesarias.
Revise los contratos de compra firmados con los proveedores de productos y servicios y analice las condiciones de entrega, los planes de pago, el volumen de compra exigido, etc.
Investigue otros proveedores para encontrar mejores oportunidades y, si desea mantener los actuales, negocie todas estas condiciones en base a la información de la competencia. Probablemente, usted se sorprenderá con los nuevos parámetros establecidos a cambio de fidelidad, además tendrá un gran ahorro en costos para su negocio.
Basado en los análisis de los informes, consulte las cuentas de costos y analice cada gasto para identificar cómo puede reducirlos o incluso eliminarlos por completo. Después, haga una proyección de los ingresos y gastos futuros para alinear el flujo de caja con las compras programadas.
Por ejemplo: programe las compras para ser pagadas en la misma fecha en que las proyecciones indican el cobro de las ventas realizadas a plazos. Con esa técnica, además de la reducción de costos, usted garantizará un flujo de caja siempre positivo.
Muchas empresas aún realizan procesos manuales, registrando grandes índices de reproceso por fallas humanas, tiempo desperdiciado en tareas que podrían ser automatizadas, informes con datos poco confiables, gasto excesivo en impresiones y alto volumen de insumos desperdiciados en la producción. La solución para todo esto puede ser la informatización del negocio por medio de un software (sistemas) administrativo estratégico y operacional que, además de contribuir a la reducción de costos, debe mejorar el desempeño general de su negocio.
Mantener los costos controlados es la base de sustentación para la sobrevivencia de la empresa en mercados competidos y, aplicando estos consejos, podrá además agregarle fuerza competitiva, proporcionando un crecimiento sustentable.
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