L’outil MyABCM au cœur du pilotage de la performance économique de la STIME 

Le Groupe

La STIME est la filiale du groupe INTERMARCHE dédiée à la fourniture de services informatiques.
STIME (800 p et 200 M€ CA) est présente dans les secteurs Amont (entrepôts, bases, filiales…) et Aval (Points de Vente).  La STIME couvre les domaines suivants :

  • Les Etudes avec la mise à disposition de Systèmes d’Information,
  • La Production avec l’hébergement, l’exploitation, les réseaux… des applications du Groupement,
  • Le Support des utilisateurs Amont et Aval
  • La bureautique avec la mise à disposition de PC, Imprimantes et autres périphériques
  • La téléphonie (IP, Analogique)
  • L’encaissement (Caisse, TPE…)

 

Le contexte

En 2005, l’Institut de Gouvernance des Systèmes d’Information (IGSI), créé par le CIGREF et l’AFAI, définit un modèle de Benchmarking des coûts IT reposant sur la méthode ABC pour répondre aux préoccupations des organisations en terme de performance, rentabilité et contrôle des processus.

La STIME, sous l’impulsion de son Directeur Général, décide de mettre en place ce modèle à partir de 2005 et d’outiller très rapidement cette démarche.

Les objectifs

Pour la STIME, les objectifs de ce changement sont multiples, à la fois dans sa relation avec ses clients mais aussi pour améliorer sa performance et son efficacité en interne :

1.       Axe Clients :

  • Faciliter la communication entre la Holding, les clients et les directions internes (DG, DF, Production, Etudes…)  en étant en mesure de justifier les évolutions de coûts IT de façon crédible
  •  Rendre « transparent » le Budget informatique vis-à-vis de la Holding, des clients et  des directions Internes
  • Facturer les ”clientes” internes sur la base de coûts compris et acceptés

2.       Vision Interne :

  • Maîtriser les coûts unitaires des Produits/Services rendus en les articulant avec les indicateurs de performance IT
  • Responsabiliser la Direction informatique sur ses choix d’infrastructure ….. qui se répercuteront dans les coûts unitaires des Produits/Services
  • Mettre en évidence la Productivité de la Direction Informatique par la mesure de l’évolution des coûts unitaires des Produits/Services
  •  Mettre les SLA en relation avec les coûts des niveaux de service
  • Améliorer la performance économique IT par la réalisation de Benchmarks externes et internes

 

Le choix de l’outil

La mise en place d’un outil pour industrialiser la démarche est jugée très tôt indispensable  par les équipes de la STIME. Il est décidé de privilégier un paramétrage par les Contrôleurs de Gestion pour être au plus près des besoins métiers.

Une première solution est mise en place en 2005 sous une technologie Access, elle est assez limitée fonctionnellement et uniquement monoposte. En 2009, la STIME décide d’évoluer vers une nouvelle solution. Le projet de mise en œuvre dure 9 mois. Bien que cette solution distribuée aujourd’hui par SAP apporte de réelles améliorations par rapport à l’outil précédent, plusieurs contraintes subsistent  telles que :

  • Les calculs en cascade se faisaient sans réallocation entre objet de coût,
  • Le système de grille (Tableau Croisé Dynamique) était complexe.
  • L’import des données s’effectuait par vague de fichiers.
  • Les anomalies de calcul étaient constatées après  l’exécution de l’ensemble du processus qui pouvait durer jusqu’à 8 heures

La STIME est toujours restée en veille sur le marché de l’ABC et a donc rencontré l’équipe MyABCM en 2013. A cette époque, l’équipe STIME connaissait bien les principaux acteurs du marché comme  SAP (solution actuelle), SAS Institute, MAGE, Solution Excel proposée par des petits cabinets, etc…

Lors d’une rencontre début 2013 avec les équipes d’ABCosting qui distribue MyABCM en France, la STIME a constaté que MyABCM permettait d’être encore plus performant en fiabilisant et simplifiant le processus budgétaire qui se déroule chaque année de Juin à Septembre. La STIME a donc décidé de remplacer sa solution existante par MyABCM et l’ETL Kirigami DX.

La mise en œuvre n’a duré que 3 mois et la solution MyABCM a apporté à la STIME des fonctionnalités supplémentaires à forte valeur ajoutée comme par exemple :

  • La réallocation entre objets de coût,
  • La rapidité de calcul,
  •  L’affichage instantané des inducteurs, des volumes, des coûts et des coûts unitaires,
  • La traçabilité (graphique ou en valeur) simplifiée des coûts d’activité, de ressources associés à un objet de coût

 

Facteurs de succès

Au travers des mises en œuvre successives de 3 solutions en 10 ans, la STIME a pu identifier avec un recul certain les principales conditions de succès d’un projet de mise en œuvre d’un outil d’ABC qui sont résumées ci-dessous :

  • Une expertise dans la modélisation des coûts
  • Un Travail en équipe conjointe
  • Un véritable Sponsoring de la direction
  • Une solution souple et évolutive
  • Une prise en main par les contrôleurs de gestion pour être au plus près des besoins métier
  • La capacité de traçabilité du coût du service en remontant à la nature comptable
  • L’automatisation du calcul du modèle
  • La transparence dans le choix des règles de répartition et de facturation

 

Résultats / Bénéfices

La solution MyABCM permet à la STIME d’avoir une solution Intégrée pour la facturation du catalogue de service et offre de nombreux avantages

 

  • Lisibilité du modèle :
    • Structurer le modèle et les données de manière à éviter l’effet boite Noire »
    • Permettre l’auditabilité et le contrôle du modèle
  • Intégration du modèle :
    • Industrialiser le chargement des données, le calcul et l’analyse
  • Analyse :
    • Produire une traçabilité complète intégrant les coûts et les volumes
  • Evolutivité :
    • ​​Permettre des modifications par les contrôleurs de gestion des données et des règles

Par ailleurs, les apports de la méthode ABC sont nombreux pour la STIME, on peut citer par exemple :

  • Un suivi budgétaire en adéquation avec les opérationnels
  • Un pilotage et une maîtrise des coûts par activité
  • Une analyse des coûts par activité et par inducteur permettant de définir des niveaux de performance et d’agir sur les activités coûteuses

La méthode ABC facilite également l’exercice de benchmark, l’établissement d’un catalogue de service et la communication avec les clients.

Elle permet d’aboutir sur la méthode ABM lorsque l’on peut apprécier les volumes d’inducteurs (ex : Nb de commandes, Nb de produits) et permet enfin l’analyse de la valeur.

 

Conclusion

Aujourd’hui, la STIME n’a aucun doute sur la couverture fonctionnelle de MyABCM par rapport à la méthode ABC et n’a pas constaté de limites sur la solution.

De même, grâce à l’ETL Kirigami-DX, la STIME a appris une méthode de travail pour structurer ses  données et contrôler en amont les anomalies.