La gestion de coûts est un aspect fondamental dans la planification d’entreprise.Sans une bonne analyse et une bonne gestion des investissements et des finances internes d’un entreprise, il est impossible de connaître le coût de chaque produit et service et quels produits, services, clients et réseaux sont réellement rentables.

Beaucoup d’entreprises ont tendance à utiliser les tableurs Excel ou des solutions ERP qui peuvent traiter les besoins d’une entreprise en termes d’analyses de coûts seulement jusqu’à un certain niveau de précision.  Cependant, quand il faut plus de précision et de flexibilité et que le temps disponible pour collecter et analyser les données diminue, une solution de gestion de coûts offrant plus de détails, de convivialité et de flexibilité, devient indispensable.

Pour cet article, nous avons réuni des informations sur ce sujet et vous comprendrez pourquoi vous devriez investir dans une solution de gestion de coûts.

Pourquoi investir dans une solution de gestion de coûts ?

Dans de nombreux cas, des entreprises de tailles variées exécutent des analyses de coûts avec de simples tableurs.  Malgré leur simplicité d’utilisation, la création d’un modèle avec des tableurs Excel présente différents problèmes en termes de flexibilité du modèle, sécurité de l’information et manque de composants pour le suivi des coûts les prévisions ; invariablement, l’utilisateur finit par dédié beaucoup d’efforts à la maintenance et peu de temps sur l’amélioration du modèle.  Il n’est pas rare pour nous de rencontrer des clients qui élaborent des systèmes véritablement intégrés sur la base de centaines et fréquemment de milliers de tableurs associés.

Un récent rapport de Ernst & Young constate que « la modélisation des coûts à l’aide de tableurs ne peut être effectuée que pour des modèles très simples et même avec ces modèles il peut être très compliqué de les analyser et de prendre des décisions sur leur base, c’est pourquoi ils ne sont pas recommandés ».

En utilisant une solution de gestion de coûts, vous aurez les outils et les composants nécessaires pour contrôler facilement tous les coûts de votre entreprise.  Des analyses complexes telles que capacité/coûts de périodes d’inactivité, rentabilité par produit, service, client, réseau et des analyses détaillées de l’effort lié aux processus ainsi que d’autres analysés peuvent être exécutées facilement grâce à un outil conçu et développé dans ce but même.

Comment calculer les coûts correctement ?

Les entreprises font constamment face à la difficulté de déterminer leurs coûts correctement, surtout quand elles ont une grande variété de produits, services, clients et réseaux.  De plus, l’augmentation progressive des coûts administratifs et des frais généraux engendre généralement un véritable enjeu dans la détermination des coûts pour n’importe quel type d’organisation.  L’affectation de coûts utilisant de simples règles telles que quantités ou revenus était relativement efficace lorsque les coûts administratifs n’étaient pas importants, mais dans l’environnement d’aujourd’hui, ce n’est plus une approche viable ; une plus grande précision est nécessaire.

Généralement, les entreprises connaissent leur coût, revenu et résultat total, mais qu’est-ce que cela signifie en termes pour chaque produit, service, client et réseau.  Utiliser des règles d’entreprise et des inducteurs de coûts qui correspondent à la réalité est essentiel pour atteindre une plus grande précision dans ce calcul.  Des questions telles que affectations de coût réciproques où différents secteurs administratifs se facturent différents coûts (par exemple : le Département Ressources Humaines (RH) fournit des services aux Département Systèmes et Production ; le Département Système fournit des services au Département RH et Production) et le besoin de comprendre exactement comment les coûts de domaines de support affectent les coûts des produits, clients et réseaux ne peut être déterminé en utilisant de simples tableurs qui n’apporteront pas les résultats nécessaires pour faciliter une gestion efficace.

Comment contrôler les coûts des processus ?

En général, les organisations ont déjà organisé ou sont en train d’organiser leurs processus pour réduire l’inefficacité, diminuer les reprises et documenter leurs pratiques.  Mais combien coûte chaque tâche, activité ou processus ?  Quelle partie de ces coûts est inhérente aux processus et quelle partie est issue des domaines de support ?  De plus, comment ces coûts contribuent-ils aux produits, services, réseaux de votre entreprise ? Voici des questions auxquelles les solutions de gestion de coûts peuvent répondre.

Ces systèmes permettent également de générer des graphiques rapidement, en sélectionnant seulement les données d’intérêt, ce qui permet d’observer plus facilement les informations cruciales à utiliser pour prendre des décisions en termes de coûts et de rentabilité.

Comment analyser les indicateurs de coût, les organigrammes et le suivi des coûts ?

Une autre façon efficace de contrôler les coûts est l’utilisation d’indicateurs de coûts.  Ils sont intégrés complètement dans la solution de gestion de coûts facilitant ainsi le contrôle des coûts.

Du reste, vous pouvez contrôler comment différents domaines de votre entreprise affectent les coûts en générant des organigrammes et en détaillant les contributions de chaque département.

Le suivi des coûts est un autre outil utile qui vous permet de déterminer la source et la destination des coûts de production, en analysant l’impact des différentes tâches liées au produit, vous permettant de réallouoer des investissements ou des coûts et optimisant ainsi le processus global.

Si vous êtes Manager et ressentez le besoin de prendre des décisions financières efficaces plus rapidement et plus stratégiquement, l’installation d’une solution de gestion de coûts est sans aucun doute un bon choix.