Une organisation a besoin de prévoir et de contrôler ses coûts et ses résultats afin de réussir ses objectifs.  Connaissez-vous les étapes pour une bonne gestion de coûts ?
Etant donné l’importance de la gestion de coûts, il est temps d’apprendre comment l’ajuster en fonction des objectifs de votre entreprise.  Avant de mettre la gestion de coûts en pratique, on doit préparer les étapes suivantes :

Définir les objectifs du projet  

Tout projet de gestion de coût qu’une entreprise élabore devrait avoir un but précis.  Ce but doit être défini avant de démarrer le projet car les objectifs sélectionnés guideront toutes les étapes consécutives de l’implémentation du projet.  Est-ce que ce sera l’analyse des coûts et résultats par produits ou services ? Peut-être par clients et réseaux ? Par marchés ? Par branches ou segments (si l’on parle de banques) ? Cela pourrait même être projets ou une combinaison des dimensions mentionnées précédemment. Cela pourrait être même un projet de réduction de coûts ?  Cette définition est fondamentale et servira de guide pour le processus d’implémentation en général.

A ce stade, outre la définition des objectifs du projet et les objets de coût à développer, on doit aussi préparer une étude préliminaire des analyses qui seront requises une fois le projet terminé ainsi que leurs profondeurs et détails.

Définir un processus

Définir un processus, en langage d’entreprise signifie le flux de ses activités et de ses entrées / sorties.  Cette définition est le design de l’état actuel du processus et vous devez l’envisager dans son intégralité avant de pouvoir l’optimiser.

Avec cette vue panoramique du processus, ce sera plus simple de faire les améliorations nécessaires avant de les mettre en pratique et évitera les mauvaises surprises.

Les processus ont des objectifs spécifiques dans le contexte d’une entreprise.  Quand ces processus sont pris en compte avec les activités de l’entreprise et l’impact que ces processus ont sur chaque objet de coût, des analyses très intéressantes surgissent.

Identifier les données en entrée du modèle

Les données en entrée s’appliquent à tout élément qui est un point de départ pour un modèle de coûts et ses résultats.  Ils peuvent être des centres de coût (issus directement de la Comptabilité ou de l’ERP), des spécifications techniques/matières premières, des revenus ou d’autres informations.

Une donnée en entrée peut être une valeur financière ou non-financière relative à des quantités, ainsi que les règles d’entreprises ou les inducteurs qui seront utilisés dans les affectations de coûts.  Cette information influencera vos processus et sera une aide dans une gestion efficace de coûts de manière consistante avec la situation de votre entreprise.

Générer des calculs, rapports et des analyses

Un bon modèle de coûts permet de générer des rapports, des analyses de coûts et des résultats de manière simple.  Le suivi des coûts est fondamental pendant cette partie du processus pour comprendre les données en entrée et en sortie pour chaque élément dans le modèle.  Un bon modèle requiert peu de maintenance ce qui permet aux responsables de se concentrer sur une alimentation plus sophistiquée du modèle et de mieux répondre aux besoins de leur entreprise.

Il est également crucial de pouvoir créer des scénarios de base et avancés.  Ces simulations ne devraient pas demander beaucoup d’efforts du moment que le modèle de coûts est bien conçu.

Progrès et amélioration constante  

Les entreprises sont dynamiques et soumises à des changements structurels fréquents. De ce fait, un modèle de coûts et de résultats est un organisme vivant qui doit s’adapter au changement et refléter rapidement la réalité de votre entreprise.  Il est également important de travailler avec trois mots clé en tête « Mesurer – Gérer – Améliorer » où l’amélioration continue est un composant important d’une modélisation stratégique.  Il est très important que les responsables comprennent que le modèle de coûts et de résultats n’est pas statique et devrait toujours être amélioré de manière à ce que même les décisions complexes peuvent être faites de façon simple dans un modèle cohérent et dynamique.