Tout dirigeant sait que le contrôle des coûts d’une entreprise est important, cependant, lorsque tout va bien, ce point peut être oublié et souvent on s’en souvient au moment d’une récession économique – comme celle que nous sommes en train de traverser.
Face à une crise, trois mots devraient devenir plus important: gestion de coûts.
A la base, la gestion de coûts signifie repenser vos coûts concernant les produits et services que votre entreprise propose. Dans une usine de chaussures par exemple, cela implique tous les coûts qui entrent dans la production du produit final, la chaussure.
Certains dirigeants pensent qu’il est important de réduire les coûts dans ce cas, mais réduire les coûts sans en considérer les conséquences peut s’avérer dangereux. Par exemple, une entreprise décide de licencier des intérimaires, mais des mois plus tard elle ne sera pas en mesure d’accepter une grosse commande parce qu’elle n’a pas assez d’employés pour exécuter la tâche.
La première étape d’une gestion de coûts efficace est d’identifier le gaspillage. Considérez votre entreprise comme une maison. Quel conseil donneriez-vous à votre épouse qui se plaint du budget du ménage mais qui laisse toujours les robinets couler?
Pour savoir où votre entreprise gaspille des ressources, il est important de surveiller les processus internes afin de s’apercevoir s’ils sont exécutés de manière efficace.
Vous pourriez perdre des ventes parce que vos commerciaux ne fournissent pas la bonne information, par exemple, ce qui démontrerait qu’il y a un problème avec votre processus d’embauche et/ou la formation des employés.
Dans les périodes de crises économiques, on a tendance à repenser les dépenses. Votre client pourrait faire la même chose et utiliser une marque moins chère pour économiser de l’argent. Cependant, le dirigeant devrait avoir une vision à long terme et réaliser que les crises surviennent mais partent aussi. De ce fait, vous devez analyser les risques que le changement de la qualité de votre produit pourrait engendrer à l’avenir.
Cela ne signifie pas qu’une entreprise ne peut pas réévaluer ses contrats fournisseurs, au contraire1 Dans les moments de crise, cette approche est nécessaire. Votre processus d’achat devrait priorise le meilleur fournisseur au coût le plus bas.
Certaines décisions fondamentales seront prises trop vite, c’est pourquoi les données concernant les achats et les dépenses devraient être analysées avec précision.
Il est fondamental de posséder ces informations au format numérique mais il est inutile d’avoir des centaines de feuilles de calcul que personne ne comprend. Ce type de stockage et d’analyse de données gaspille le temps et l’argent de votre entreprise.
Implémenter une bonne gestion de coûts signifie prendre les bonnes décisions et, pour ce faire, vous devez toujours avoir des informations de qualité pour les responsables de l’entreprise.
Des entreprises de tailles différentes utilisent déjà un logiciel pour améliorer la gestion des informations sur l’entreprise. Ces programmes n’organisent pas seulement les données, ils les analysent pour aider votre entreprise à prendre de meilleures décisions.
La gestion de coûts ne s’exécute pas seulement dans les périodes de crise, mais c’est à ce moment-là qu’elle devient essentielle. Pourquoi ne pas commencer maintenant?
Une organisation a besoin de prévoir et de contrôler ses coûts et ses résultats afin de réussir ses objectifs. Connaissez-vous les étapes pour une bonne gestion de coûts?
Etant donné l’importance de la gestion de coûts, il est temps d’apprendre comment l’ajuster en fonction des objectifs de votre entreprise. Avant de mettre la gestion de coûts en pratique, on doit préparer les étapes suivantes:
Tout projet de gestion de coût qu’une entreprise élabore devrait avoir un but précis. Ce but doit être défini avant de démarrer le projet car les objectifs sélectionnés guideront toutes les étapes consécutives de l’implémentation du projet. Est-ce que ce sera l’analyse des coûts et résultats par produits ou services? Peut-être par clients et réseaux? Par marchés? Par branches ou segments (si l’on parle de banques)? Cela pourrait même être projets ou une combinaison des dimensions mentionnées précédemment. Cela pourrait être même un projet de réduction de coûts? Cette définition est fondamentale et servira de guide pour le processus d’implémentation en général.
A ce stade, outre la définition des objectifs du projet et les objets de coût à développer, on doit aussi préparer une étude préliminaire des analyses qui seront requises une fois le projet terminé ainsi que leurs profondeurs et détails.
Définir un processus, en langage d’entreprise signifie le flux de ses activités et de ses entrées/sorties. Cette définition est le design de l’état actuel du processus et vous devez l’envisager dans son intégralité avant de pouvoir l’optimiser.
Avec cette vue panoramique du processus, ce sera plus simple de faire les améliorations nécessaires avant de les mettre en pratique et évitera les mauvaises surprises.
Les processus ont des objectifs spécifiques dans le contexte d’une entreprise. Quand ces processus sont pris en compte avec les activités de l’entreprise et l’impact que ces processus ont sur chaque objet de coût, des analyses très intéressantes surgissent.
Les données en entrée s’appliquent à tout élément qui est un point de départ pour un modèle de coûts et ses résultats. Ils peuvent être des centres de coût (issus directement de la Comptabilité ou de l’ERP), des spécifications techniques/matières premières, des revenus ou d’autres informations.
Une donnée en entrée peut être une valeur financière ou non-financière relative à des quantités, ainsi que les règles d’entreprises ou les inducteurs qui seront utilisés dans les affectations de coûts. Cette information influencera vos processus et sera une aide dans une gestion efficace de coûts de manière consistante avec la situation de votre entreprise.
Un bon modèle de coûts permet de générer des rapports, des analyses de coûts et des résultats de manière simple. Le suivi des coûts est fondamental pendant cette partie du processus pour comprendre les données en entrée et en sortie pour chaque élément dans le modèle. Un bon modèle requiert peu de maintenance ce qui permet aux responsables de se concentrer sur une alimentation plus sophistiquée du modèle et de mieux répondre aux besoins de leur entreprise.
Il est également crucial de pouvoir créer des scénarios de base et avancés. Ces simulations ne devraient pas demander beaucoup d’efforts du moment que le modèle de coûts est bien conçu.
Les entreprises sont dynamiques et soumises à des changements structurels fréquents. De ce fait, un modèle de coûts et de résultats est un organisme vivant qui doit s’adapter au changement et refléter rapidement la réalité de votre entreprise. Il est également important de travailler avec trois mots clé en tête « Mesurer – Gérer – Améliorer » où l’amélioration continue est un composant important d’une modélisation stratégique. Il est très important que les responsables comprennent que le modèle de coûts et de résultats n’est pas statique et devrait toujours être amélioré de manière à ce que même les décisions complexes peuvent être faites de façon simple dans un modèle cohérent et dynamique.
L’efficacité dans la gestion de coûts est un facteur fondamental pour améliorer les résultats financiers et rester compétitif sur le marché.
C’est pourquoi les aspects inhérents de ce domaine demandent une planification précise et vous devriez éviter des erreurs qui peuvent impacter sur la réussite de votre entreprise.
Nous évoquerons ces problèmes, leurs conséquences et comment ils peuvent être évités.
Les opérations doivent être enregistrées pour conserver le contrôle d’une entreprise. Si cela n’est pas fait, ou exécuté de façon négligente, il est pratiquement impossible d’identifier les rentrées et les sorties d’argent ou le montant des ventes réalisées pour une certaine période entre autres.
Ceci étant, il est absolument essentiel que chaque opération soit enregistrée, même l’addition et la soustraction de petites sommes qui peuvent sembler insignifiantes, mais additionnées peuvent engendrer un ‘trou’ important dans vos comptes.
La gestion de trésorerie est le contrôle utilisé pour enregistrer tous les mouvements de capitaux pour votre entreprise. En l’analysant, vous pouvez prendre des décisions stratégiques en termes de fond de roulement, stocks et l’équilibre entre comptes créditeurs et débiteurs par exemple.
Idéalement vous devriez la vérifier quotidiennement, en recherchant les incohérences ou les éléments non enregistrés. Faire cela fréquemment facilite l’identification d’erreurs et une action de rattrapage efficace des erreurs peut être prise rapidement plutôt qu’un mois plus tard.
Lorsque vous ne connaissez pas exactement le coût global de vos opérations – y compris les coûts de production et de stockage, les dépenses générales et le coût de main d’œuvre, par exemple – vous ne pouvez pas contrôler les coûts de votre entreprise, encore moins de trouver des moyens pour réduire leur impact, qui affecte principalement la rentabilité de votre organisation.
De plus, vous avez besoin de cette connaissance pour déterminer des prix adéquates, des prix justes pour vos clients mais suffisant pour couvrir vos dépenses et générer un bénéfice satisfaisant.
Etablir les prix de vos produits correctement est crucial lorsque l’on parle de survie et de croissance des entreprises. Toutefois, cette stratégie doit être très bien planifiée, en prenant en compte les coûts et les dépenses de votre entreprise et ce que les clients perçoivent en tant que valeur – ce qui définira s’ils sont disposés à payer ce que vous proposez.
Etablir un prix très élevé sans justification mènera à la chute des ventes, alors que diminuer vos prix sans raison (une réduction des coûts par exemple) auront de sérieux dommages sur vos résultats financiers.
Avec tant de contrôles et de surveillances nécessaires et avec de gros volumes d’informations générés chaque jour, exécuter ces tâches manuellement exposera ce processus à davantage d’erreurs, de reprise, et vos données seront moins fiables.
De ce fait, il est essentiel d’investir dans des solutions de gestion informatiques. Outre l’automatisation de ces activités, ces outils sont un support dans les processus d’analyse et de prise de décision en délivrant des informations plus fiables. Cela augmente l’agilité et la rentabilité de votre entreprise et réduit ses coûts.
Dans l’article d’aujourd’hui, nous n’avons cité que quelques erreurs de gestion qui pourraient être évitées. Idéalement, les responsables devraient constamment réévaluer leurs activités en cherchant les erreurs ou les goulots d’étranglement qui affectent les résultats et trouver des solutions pour minimiser ou même éliminer ces problèmes.
Une bonne gestion des coûts est fondamentale pour la croissance de toute organisation qui souhaite conserver une place dans un marché de plus en plus compétitif.
Peu importe la taille ou l’activité de votre entreprise, prévoir, connaître et contrôler les coûts de votre société est essentiel dans le processus de gestion. Nous vous donnerons une meilleure idée de ce que signifie une gestion de coûts efficace et comment faire pour y arriver ainsi que les erreurs que vous pouvez et devez éviter.
La gestion des coûts est un processus qui cherche à comprendre en détail tous les coûts et les dépenses associés à la production et aux gains d’une entreprise.
Une gestion des coûts efficace est l’utilisation rationnelle de ces ressources de manière intelligente. En d’autres termes, c’est mener ces processus tout en conservant la qualité de vos produits et services.
Pour mettre en pratique une gestion de coûts efficace, vous devez d’abord comprendre la différence entre les deux composants principaux de ce processus : coûts et dépenses. Dans les industries, les coûts sont ces composants utilisés dans le processus de production, tel que les matières premières, la main d’œuvre et les coûts indirects d’industrialisation représentés par le loyer, l’électricité, l’eau et les salaires entre autres.
Les dépenses, d’autre part, sont des valeurs monétaires consommées dans l’obtention de revenus qui ne sont pas directement liés au processus de production, tel que salaires administratifs et l’argent dépensé sur les ventes et la publicité.
Une autre distinction importante est la différence entre coûts fixes et variables. Cette distinction est nécessaire pour déterminer la différence entre les coûts non liés au processus de production qui seront présents même si il n’y a pas de revenus, comme le loyer et les salaires administratifs, et les coûts liés à la taille de la production d’une entreprise tels que les matières premières, autres matériaux et main d’œuvre (dans le cas d’industries).
Ces classifications sont importantes de manière à définir le prix de vente le plus précisément possible en prenant en compte non seulement les valeurs directement associées avec les produits ou services mais aussi celles qui sont nécessaires pour maintenir l’entreprise. Si ces classifications ne sont pas faites, les prix ne peuvent être définis correctement et l’entreprise peut rencontrer des difficultés car elle vend ses produits à perte.
Pour que la gestion des coûts soit efficace, on doit comprendre non seulement comment se comportent les coûts, mais aussi comment utiliser des rapports et des analyses distinctes pour souligner les coûts de productions et de services par chaîne de distribution et par client. Cela comprend une vue des processus de production et de non-production impliqués, qui inclura une vue plus large des coûts administratifs qui ont augmenté depuis quelques années.
Nous devons également prendre en compte les erreurs mineures et déviations qui peuvent survenir pendant le processus de production et qui affectent les valeurs finales pour les produits et services dans une certaine mesure. Ignorer le coût de maintenances ou utiliser de simples affectations de coûts sur la seule base de quantités de production ou de revenus peut également engendrer d’importantes distorsions dans le calcul des coûts de ces produits et services.
Il est important de souligner que l’analyse de la pertinence de ces erreurs est cruciale afin de prendre en compte les points les plus importants en priorité en termes de gestion de coûts. Ainsi vous ne perdrez plus de temps sur des décisions qui n’affecteront pas énormément vos résultats finaux.
