Muitas pessoas podem ter calafrios só de pensar em apresentar para a diretoria e para os colegas de trabalho uma nova ideia! Ou ter que se preparar para mostrar aquele PowerPoint com dados atuais do empreendimento pelo qual é responsável.

A apresentação de um projeto não precisa ser fonte de estresse. Ela pode ser tranquila, desde que você se prepare para isso. Saber o que você apresentará e ter segurança na fala são itens essenciais para uma boa divulgação.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia o artigo e confira nossas dicas para você estar bem preparado para a apresentação de um projeto!

Como se preparar?

Sabemos da dificuldade que é uma apresentação, ainda mais quando é um projeto que pode garantir um novo cliente. Aqui, listamos algumas medidas para que esse processo seja um sucesso. Confira!

1. Organize suas ideias

O primeiro passo é a organização das ideias. Mais do que uma preparação, é uma forma ter uma ordem lógica para as coisas. Claro que, para isso, ter um começo, meio e fim é fundamental. Aqui, é o momento de pegar todas as informações e organizá-las.

Defina bem a introdução, mostrando para que o projeto será útil. Em seguida faça uma descrição detalhada do projeto e, por fim, elabore uma conclusão mostrando o que se poderá ganhar, quais são as possibilidades.

2. Liste os objetivos do projeto

Entenda do que o projeto trata, quais são as datas de início e fim e quais seus marcos e objetivos principais. Tenha em mente que essa entrada deverá ser clara, para que todos os presentes entendam bem qual o objetivo proposto e aonde se quer chegar.

Use uma linguagem bem simples e direta, evite que os objetivos apresentados pareçam dúbios. Isso pode gerar uma certa desconfiança por parte das outras pessoas.

3. Entenda a cultura da organização

Observe se sua ideia está alinhada à cultura da organização. Empresas mais hierarquizadas são mais resistentes a mudanças ou a apoiar novas causas. Procure estudar bem e tenha embasamento real para obter maiores chances de apoio.

Além de entender as particularidades da organização, durante a apresentação de um projeto observe também quem será seu público-alvo e tente personalizar ao máximo seu trabalho.

4. Utilize dados reais

Apresentar fatos é fundamental para conseguir apoio. Utilize números concretos e informações que possam ser facilmente comprovadas. É muito mais fácil tomar decisões com base em dados palpáveis numericamente do que em suposições.

Ao utilizar dados verdadeiros há outro ponto que merece atenção redobrada: as fontes. É importante citar sua origem ao mostrar as informações. Pois, além de mostrar que há embasamento para o que está sendo dito, ainda confirma que houve pesquisa e cuidado em apresentar esses dados. Se não for possível comprovar, é melhor nem mencionar.

5. Planeje a apresentação oral

Se você já revisou o material e está com tudo pronto, agora é a hora de se preparar para expor. A apresentação oral é sempre um momento de ansiedade, por isso, fazer simulações, reler os dados e ter cartões com as informações chaves são boas formas para estar bem preparado para este momento.

Se possível, ensaie sozinho, apresente para outros colegas e peça as impressões deles.

6. Não extrapole o tempo

Tenha um tempo pré-determinado para a duração de sua apresentação. Apresentações longas demais fazem com que o público perca o foco principal e se disperse. Apresentações curtas podem dar a sensação de que foram mal preparadas. Procure um meio termo e treine antes.

É muito importante deixar um espaço para perguntas e possíveis debates que possam surgir.

7. Use mockup

O mockup nada mais é do que um modelo, em escala ou em tamanho real, do projeto ou dispositivo que você vai apresentar. Uma das suas funções é mostrar para o cliente como funcionará a ideia da marca para ele, tanto na mídia digital quanto o material físico mesmo.

Além disso, o uso desse recurso pode ajudar impressionar mais o cliente. Apresentá-lo apenas em um local digital pode não ter tanto efeito quanto ver os aspectos visuais em mãos.

8. Escute a opinião das pessoas

Muitas dúvidas e opiniões dos ouvintes surgirão durante sua apresentação. Escute e responda a cada uma delas com clareza e firmeza, mostrando que você está por dentro do assunto e que ainda está aberto a possíveis sugestões.

Faça o possível para não levar nenhuma opinião negativa para o lado pessoal. Durante a apresentação de um projeto, seja ele uma ideia nova ou uma sugestão de melhoria, esteja ciente que a crítica negativa poderá surgir a qualquer instante.

9. Defenda sua ideia

Acredite na proposta que será apresentada! Estude bem todos os pontos de melhoria que sua ideia trará, assim como o quanto será gasto para a implementação. Tenha segurança e clareza na fala.

Mostre empolgação durante a sua apresentação. Com isso, você conseguirá envolver as pessoas na sua causa e será mais fácil obter uma receptividade positiva.

Como montar o cronograma para apresentação de um projeto?

Para ajudar você a se apresentar melhor, selecionamos alguns pontos importantes para montar um cronograma para a sua apresentação. Continue e entenda!

Defina o escopo

O escopo ou o esquema do projeto é o primeiro passo para começar. Aqui serão definidos os caminhos que devem ser seguidos para que ele ganhe vida, uma espécie de esboço. Sua elaboração será fundamental para determinar informações importantes, como: quais serão os recursos, orçamento e quanto tempo levará para que o projeto esteja pronto.

Construa uma estrutura analítica

Esse processo é o aprofundamento do escopo e, neste tópico, todos os passos definidos serão desmembrados em partes menores. Ou seja, ele estabelece o que deverá ser feito para cada coisa que foi determinada no escopo.

Com isso definido, a próxima ação é listar as atividades de acordo com sua importância e execução. Será um bom momento para definir se elas dependerão de outras atividades menores para serem concluídas.

Estabeleça a duração

Outro ponto importante do cronograma é definir o prazo para que cada atividade seja concluída. Esse procedimento ficará mais fácil, já que você sabe o que será feito e qual é a sequência. Utilizar outros projetos semelhantes que deram certo para ter uma noção é uma boa dica.

Além disso, não se esqueça de contar com a sua equipe para ajudar a definir melhor os prazos de cada atividade. Isso é ainda mais importante se todos os membros tiverem participação nesse processo, afinal, é preciso levar em conta quanto tempo cada funcionário leva para concluir sua função.

Coloque as mãos na massa

Com todo esse levantamento, você já terá informações suficientes para criar o seu cronograma. Não se esqueça que hoje em dia há muitas tecnologias que ajudam a organizar os dados, inclusive softwares de gerenciamento de projetos que podem colaborar para tornar o processo mais organizado e evitar erros.

Vimos quais são os passos para elaborar bem a apresentação de um projeto. Lembramos que a apresentação não precisa ser vista com nervosismo. É possível treinar para ter uma boa experiência. Busque sempre engajar seu público de forma positiva, pois isso será a chave para ter boa receptividade. Com planejamento é possível vender melhor a ideia e aumentar as chances de sucesso.

Bem, com essas 9 dicas para apresentar um projeto você estará mais do que pronto para não só expor as ideias do seu trabalho como conseguir se fazer entender. Gostou do nosso conteúdo? Então, compartilhe agora com os seus amigos!