Os relatórios de auditoria são a demonstração do escopo do trabalho realizado e concluído de uma auditoria. É por meio desse documento que o auditor demonstrará o levantamento e análise de evidências, procedimentos aplicados e conclusões sobre a situação da empresa avaliada.

Para cumprir com a finalidade de assessorar a gestão administrativa e auxiliar na melhoria dos processos internos, o auditor deve elaborar um relatório claro, objetivo, bem estruturado e preciso.

Por isso, neste post, você encontrará 6 dicas imprescindíveis para produzir relatórios de auditoria perfeitos. Confira!

1. Faça um relatório eficiente

Como o relatório deve ser o elo entre o auditor e os diversos leitores, é necessário que ele seja elaborado com técnica e rigor metodológico. Ele precisa permitir a quem lê uma interpretação cristalina sobre os processos, controles e registros da companhia.

Produzir relatórios de auditoria verdadeiramente eficientes requer como requisitos básicos elementos como:

  • Clareza — o relatório deve ser escrito para ser entendido por quem for examiná-lo;
  • Objetividade — evite o excesso de informações inúteis e aborde diretamente o assunto;
  • Método — a elaboração do relatório precisa ser desenvolvida dentro de uma metodologia que conduza facilmente as conclusões;
  • Habilidade — para expressar por meio da escrita seus argumentos lógicos, críticas e sugestões;
  • Imparcialidade — os trabalhos devem ser realizados livres de vínculos pessoais, que podem comprometer a seriedade de sua execução;
  • Precisão — é necessário fundamentar o documento para transmitir ao leitor total confiança e para não haver incertezas sobre sua produção;
  • Facilidade de leitura — deve possibilitar a compreensão no menor tempo possível;
  • Cautela — todos os elementos que deram convicção ao auditor para acusar ou criticar determinados processos e/ou pessoas precisam estar bem claros, além de suas argumentações devidamente constatadas e comprovadas;
  • Oportunidade — deve ser desenvolvido com tempestividade para que as críticas e recomendações do auditor possam, efetivamente, contribuir para a correção de rumos na organização.

2. Converse com os gestores

Antes da emissão do relatório, é importante conversar com o responsável pelo setor auditado e apresentar as não conformidades encontradas e pontos controversos analisados.

Esse passo possibilita que as incorreções sejam previamente ajustadas e torne a auditoria dinâmica, além de permitir avaliar o comportamento do responsável diante das questões apresentadas.

A conversa também facilita o esclarecimento de inconsistências e impede o registro de algum ponto não analisado adequadamente que pode tirar a credibilidade de outros pontos fundamentais.

3. Relate as irregularidades com precisão

O relatório deve relatar as irregularidades de maneira detalhada e fundamentada para transmitir total confiança das informações ao leitor, sem dar margens a dúvidas em relação à maneira com que os trabalhos foram executados.

Na redação é preciso tomar cuidado com determinadas expressões como:

  • “tudo leva a acreditar”;
  • “apuramos algumas divergências”;
  • “parece que”;
  • “nossa impressão”.

Essas e outras expressões devem ser evitadas, pois não esclarecem nem passam credibilidade e segurança sobre as análises realizadas, além de passarem a impressão de que foram feitas com superficialidade.

4. Apresente os fatos positivos verificados

Tão importante quanto apontar as inconsistências é também pontuar os fatos positivos verificados durante os trabalhos.

Geralmente o processo de auditoria é visto com uma conotação negativa. Contudo, a auditoria tem se tornado um processo colaborativo em que o auditor trabalha em parceria com os gestores para encontrar e evidenciar os problemas e indicar soluções possíveis.

5. Elabore uma análise crítica que indique melhorias

Para poder fazer análises críticas consistentes e recomendar as devidas soluções para as não-conformidades, o auditor deve ter o mínimo de conhecimento sobre os diversos processos existentes em uma organização e estar preparado para emitir um parecer com conclusões eficazes e eficientes.

6. Utilize a tecnologia para otimizar seus relatórios

O uso da tecnologia ajuda na preparação dos relatórios. Por meio dela é possível elencar os pontos mais importantes por meio de índices que projetam a visualização imediata dos assuntos que merecem atenção especial dos gestores.

Softwares e aplicativos contribuem para a organização estrutural dos relatórios, promovem agilidade e otimizam suas características analíticas e sintéticas, o que favorece positivamente o processo de tomada de decisão.

E aí, gostou das dicas sobre os relatórios de auditoria? Quer continuar aprimorando sua gestão? Então leia também o artigo sobre receita previsível e como ela vai ajudar sua empresa!