Em vários países, é muito comum as empresas encerrarem suas atividades logo nos primeiros anos de atividade, a falta de organização costuma ser um dos fatores determinantes para esse mal desempenho. Ainda são muitos os empresários que subestimam a importância de procedimentos básicos, porém essenciais à sustentabilidade do negócio. Saber como fazer uma planilha de despesas realmente eficiente, por exemplo, chega a ser um desafio para muitos gestores.

Essa falta de planejamento cobra um preço alto, pois impede o empreendedor de ter uma visão clara da situação econômica de seu negócio, comprometendo a tomada de decisões. Para evitar esse problema, é importante ter conteúdos que o ajudam a compreender melhor a situação de sua empresa e como ela se encontra no mercado.

Continue lendo e descubra como fazer uma planilha de gastos eficiente, um recurso importante para o registro financeiro de sua empresa.

Faça uma análise antes de criar sua planilha de despesas

O primeiro passo para criar uma planilha de despesas é entender a atual situação financeira de sua empresa.

A empresa contraiu empréstimos? A taxa de crescimento de mercado apresentou queda? As projeções de ganhos para os próximos anos são animadoras?

Essas são algumas questões importantes que devem ser respondidas, pois ajudam o empresário a entender como os processos financeiros de seu negócio funcionam.

Estipule suas receitas

Não se trata de um simples estudo de contas a pagar e a receber, mas de uma análise que mostra quais as principais fontes de renda do negócio em curto, médio e longo prazo.

Esse campo da sua planilha de despesas deverá mostrar a previsão de receitas, de modo que o gestor da empresa consiga ver, com clareza, qual a capacidade do negócio para honrar seus compromissos e realizar investimentos.

Especifique suas despesas

Ao identificar as suas despesas, o empresário tem a oportunidade de reavaliar a necessidade de cada uma delas. Os gastos com produtos que trazem pouco lucro podem comprometer o negócio em um futuro próximo. Ou seja, gastos operacionais podem (e devem) ser repensados, tendo como foco a economia de recursos.

É justamente nesse ponto que muitas empresas brasileiras falham. Por não entenderem como suas despesas se formam e quais os seus reais impactos, os empresários perdem a oportunidade de ganhar eficiência e gerar economia para o empreendimento.

Crie um fluxo de caixa

Tarefa fundamental para garantir estabilidade financeira ao negócio, com o fluxo de caixa o gestor consegue visualizar projeções financeiras que podem ajudá-lo a evitar problemas.

Desse modo, ele ganha tempo para renegociar dívidas (quando necessário) ou tomar decisões estratégicas de corte de despesas antes que o negócio não consiga arcar com suas obrigações.

Considerando a alta taxa de “mortalidade” das empresas brasileiras, percebemos que muitos empresários são pegos de surpresa por não terem um fluxo de caixa detalhado e eficiente para compor suas planilhas de despesas.

Entenda: planilha de despesas não é sinônimo de Excel

Todas essas dicas para compor uma planilha de despesas não são uma receita para criar necessariamente um arquivo no Excel. São apenas dicas do que não deve ser ignorado em um importante estudo financeiro.

Mas é valido frisar que o empresário não pode perder tempo quando o assunto é a gestão de seus processos financeiros. Por isso, o uso de softwares que fazem esse controle de informação de forma automática é cada vez mais comum — e recomendado. A MyABCM, por exemplo, oferece soluções inovadoras, confiáveis e acessíveis aos mais diversos segmentos empresariais.

Evite atitudes que podem comprometer a planilha

Antes de realizar qualquer tarefa, para que ela seja bem-feita, é importante adquirir os conhecimentos necessários para cumpri-la da maneira certa. Além disso, também é interessante se informar a respeito dos principais erros que podem ocorrer, de modo que garantias possam ser tomadas para que eles não aconteçam.

A seguir relacionamos algumas práticas que devem ser evitadas na elaboração de uma planilha de despesas eficiente.

Falta de responsabilidade no registro das informações

Ainda que a empresa tenha as melhores ferramentas e que seus gestores tenham expertise nas mais diversas práticas de controle de custos, se isso não for feito de um modo responsável, simplesmente não renderá resultado algum.

Acima de tudo, é necessário que a equipe compreenda a importância de manter um registro completo e atualizado de todas as despesas e receitas da companhia.

Desatenção com as pequenas despesas

Embora um registro organizado de todos os custos e receitas seja vital para uma boa organização financeira da empresa, é fácil encontrar instituições que deixam de anotar os pequenos gastos por ignorarem sua importância.

O que essas empresas não levam em consideração é que o acúmulo de pequenas despesas tende a se tornar um grande gasto. Existe até mesmo a possibilidade de que elas se tornem um rombo no orçamento e, sem o devido registro, identificar a fonte do prejuízo seria uma tarefa complicada.

Portanto, é necessário que mesmo os menores custos, como o dinheiro usado para pagar o táxi, por exemplo, entrem na planilha de despesas.

Não separar o capital da empresa de outros recursos

Outro grave problema que pode comprometer seriamente a contabilidade de uma empresa é uma organização ruim de suas finanças.

Não são raros os casos em que o capital do empreendimento se mistura ao patrimônio direto dos sócios e é usado para manter seu padrão de vida. Ou situações em que despesas do negócio são quitadas com recursos particulares de seus donos.

Embora essas práticas não passem a impressão de serem problemáticas à primeira vista, elas podem distorcer os custos fixos da empresa, o que no futuro pode comprometer seu fluxo de caixa.

Para evitar esse tipo de problema, basta que os dados financeiros da empresa sejam registrados em uma planilha de despesas própria para ela. Também é importante evitar que os recursos de seu capital sejam usados para finalidades alheias a sua função original.

Registrar de forma incorreta as compras no crédito

O pagamento futuro de dívidas deve estar registrado nos custos mensais da empresa, ainda que ele esteja programado para uma data distante. A falta dessa informação pode fazer com que seja esquecida, até que a data de vencimento chegue, e isso pode se tornar problemático caso a empresa não tenha separado os recursos previamente.

Levando em consideração a grande quantidade de informações que uma planilha de despesas eficiente precisa guardar, contar apenas com programas como o Excel não parece ser uma opção viável. Embora o sistema conte com aplicações úteis para alguns cenários, o controle de gastos de uma empresa exige uma solução mais completa, que ofereça funcionalidades que facilitem a gestão de custos e a deixem mais prática e eficiente.

Um software desenvolvido exclusivamente para seu negócio, projetado para atender de forma eficaz suas demandas de produtividade e segurança, tende a melhorar de forma significativa os processos de controle financeiro, o que se traduz em uma maior lucratividade para a empresa.

Agora que você sabe como fazer uma planilha de despesas eficiente está pensando em procurar um software para criá-la? Nesse caso é importante conhecer melhor os critérios para fazer uma escolha consciente, como a necessidade de buscar suporte técnico. Leia esse artigo e entenda o motivo.


Guia prático: entenda como reduzir os custos da sua empresa