Se analisada de perto, uma empresa é muito parecida com um organismo vivo. Diversos setores trabalham ao mesmo tempo para garantir que tudo funcione bem. No entanto, do mesmo modo que um organismo doente apresenta dificuldades para desempenhar suas funções, uma empresa também pode ter prejuízos quando seus processos estão falhando, e uma saída para resolver esse problema é a otimização de processos.

Podemos entender como processos da empresa todo o conjunto de atividades desempenhadas com o objetivo de atender a um desejo comum do empreendimento. Existem os processos internos — processo de produção e de montagem, por exemplo — e os processos externos — como o processo de vendas. Esses processos variam de acordo com a atividade desempenhada pelo negócio.

Alguns empresários focam seus esforços apenas no resultado final da empresa. Em uma loja de varejo, por exemplo, a meta a ser alcançada é aumentar as vendas. No entanto, falhas em outras atividades podem gerar prejuízos ao empresário, mesmo que a meta final esteja sendo alcançada.

Na prática, otimizar é ganhar agilidade e qualidade na tarefa desempenhada. Por isso, o empreendedor deve mapear todos os processos da empresa. Só assim ele será capaz de entender se um processo é eficaz, ou não.

A seguir, listamos alguns processos que devem ser otimizados dentro de uma organização. Confira!

Processos de contratação

Contratar alguém é fazer um investimento. Por isso, garantir que a pessoa contratada seja a ideal para a vaga é fundamental, pois o custo de contratar alguém é alto.

Além dos encargos trabalhistas, esse processo envolve o trabalho de uma equipe de RH, e o tempo desses funcionários também é valioso.

Treinar um colaborador que não ficará na empresa e ter que recomeçar o processo de contratação também impacta na produtividade do setor, atrasando a finalização de projetos.

Processos de comunicação

A comunicação tem destaque na empresa, mas quando o foco é o consumidor. É importante lembrar que, se a comunicação interna contém falhas, as tarefas serão feitas de maneira insatisfatória, o que prejudica a qualidade e acarreta em retrabalho — palavra que deve ser evitada em qualquer empresa.

Dessa forma, verifique se as ferramentas de comunicação interna são eficazes.

Processos de produção

Muitos processos de produção já podem ser automatizados, diminuindo, assim, os custos com mão de obra e melhorando a qualidade final do produto. Fique atento também a possíveis retrabalhos, atividades feitas em duplicidade e mesmo problemas de layout na fábrica que também impactam ao final o resultado da organização.

Processos de venda

O comportamento do consumidor mudou devido ao uso frequente da internet, por isso, é importante que toda empresa tenha uma presença digital, mesmo que o objetivo não seja vender pela web. O atendimento pós-venda, por exemplo, pode ser feito via chat.

Em alguns casos, mesmo batendo metas, a margem de lucro não aumenta, e isso acontece porque o empreendedor não está fazendo uma gestão estratégica dos seus custos. Esse tipo de processo interno já pode contar com o apoio da tecnologia, ganhando, assim, mais eficiência.

Agora que você já sabe a importância da otimização de processos, é hora de aprender quais são os 5 erros comuns na gestão de custos, e como evitá-los! Vamos lá?