Uma solução já bem conhecida no mundo corporativo é o software de gestão, que na verdade faz muito mais do que registrar movimentações financeiras e emitir relatórios.

Esse tipo de sistema atua como uma central de dados e procedimentos da organização, não sendo apenas uma ferramenta operacional, mas também estratégica e que pode fazer muita diferença para o crescimento empresarial, principalmente quando tem funções de acompanhamento de custos.

Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre o que a ferramenta pode oferecer e por que você deve confiar nela. Confira!

O que um software de gestão pode fazer pela empresa?

Realizar processos da rotina administrativa

Esse sistema pode centralizar todas as tarefas do backoffice nele, realizando atividades como:

Existem ainda diversos outros recursos da rotina administrativa que podem ser englobados no software. Mas a quantidade de funcionalidades escolhidas para implementação deve levar em conta o porte do negócio, suas necessidades e o tamanho de sua estrutura.

Ademais, todas essas tarefas podem ser automatizadas e integradas, inclusive a aplicações externas.

Ajudar na administração das finanças e da contabilidade

Outro setor da organização que pode ser centralizado no software de gestão é o de finanças, com o registro de movimentações e a emissão de relatórios diversificados para análises distintas.

Com o módulo contábil, caso o negócio tenha um departamento interno e não terceirize o serviço, a ferramenta também proporciona a realização da escrituração e a emissão de relatórios gerenciais e legais. Inclusive, esses relatórios também podem auxiliar o gerenciamento financeiro e empresarial.

Auxiliar no atendimento a obrigações legais

As obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), por exemplo, exigem o registro de dados das notas fiscais, da contabilidade e de apurações e pagamentos de impostos, contribuições e retenções.

A possibilidade de importar essas informações geradas pelo software de gestão para os programas do Sped, ou de integrar o software a eles, facilita a elaboração das complexas declarações.

Integrar a gestão de estoque com outros processos

Indústrias e comércios têm uma necessidade especial de controle de estoque, tarefa para a qual o gerenciador é preparado. E essa preparação não diz respeito apenas a entradas e saídas, mas também a atividades como realização de inventário e controles para obrigações acessórias, como o Sped Fiscal.

No caso de prestadoras de serviços os recursos, ainda podem ser utilizados para controlar materiais de uso e consumo, sejam eles necessários apenas internamente ou para prestar os serviços.

Melhorar a análise de dados e a tomada de decisões

Com vários módulos e funcionalidades, o software ajuda a empresa a lidar com Big Data e Analytics para extrair as melhores respostas e análises preditivas das fontes de dados compreendidas por ele.

Assim, com agilidade e confiabilidade o sistema auxilia os gestores das mais diferentes áreas e da diretoria a tomarem decisões baseando-se em dados e na relação existente entre eles.

Por que sua empresa pode e deve confiar em um software de gestão?

Há aumento de produtividade

A centralização e a automação de tarefas, junto à integração delas e de sistemas, reduz o número de atividades com os quais os setores precisam lidar individual e manualmente.

Consequentemente, se tornam mais produtivos no âmbito operacional, tendo mais tempo para atuarem estrategicamente. Ou seja, os fluxos de trabalho podem correr com mais qualidade e rapidez, e as equipes têm suas habilidades específicas potencializadas.

As informações são exatas

Trocar planilhas e diferentes sistemas por apenas um, centralizando e integrando os dados, ajuda os usuários a terem informações mais confiáveis nas tarefas operacionais e gerenciais.

Isso evita erros na elaboração de declarações e relatórios e em análises que servem de base para a tomada de decisões. E, como sabemos, esses erros podem causar grandes prejuízos quando fazem parte de ações e decisões.

Há melhoria da estrutura organizacional

O software de gestão como espelho das informações da empresa e central dos processos ajuda a organização a definir fluxos de trabalho mais eficientes e fluidos.

Por exemplo, profissionais de diferentes áreas podem compartilhar mais fácil e rapidamente as informações e a ação de um deles pode refletir diretamente em outros módulos e documentos. Significa que a interação entre eles e as informações com as quais lidam ocorrem com mais qualidade e sem ruídos entre processos.

Ocorre redução de custos

A melhoria de produtividade que citamos já é um fator que faz diferença financeiramente para o negócio, pois profissionais mais produtivos e estratégicos significam que a folha de pagamentos gera mais retorno sobre investimento.

Quanto à redução de custos em si, gera impacto financeiro positivo pelas possibilidades avançadas e detalhadas de análises orçamentárias que a ferramenta proporciona. Além disso, com Big Data e Analytics é possível diagnosticar ocorrências que sem a tecnologia seriam difíceis de constatar para tornar a estrutura de custos da empresa mais enxuta.

Há mais segurança das informações

Ferramentas completas de gestão têm por trás uma infraestrutura robusta de segurança de dados, além de funcionalidades para dar acessos a usuários, estabelecer restrições e realizar backups de rotina.

Portanto, os dados ficam seguros em relação ao acesso e à guarda, pois, como pode ocorrer em planilhas, se torna muito difícil que informações sejam perdidas ou esquecidas. Quando isso ocorre, há retrabalho, falha na comunicação e indução dos profissionais a erros.

Nos softwares de gestão, elas ficam armazenadas em nuvem, podendo ser acessadas apenas por pessoas autorizadas, e protegidas por camadas de sistemas de segurança de última geração.

Como escolher um software de gestão?

Primeiramente, verifique se a ferramenta atende às necessidades da sua empresa integralmente e se também auxilia no sentido estratégico, como fornecendo recursos para criação e acompanhamento de estratégias de custos da organização.

Também não deixe de verificar se o desenvolvedor tem boa reputação no mercado, com clientes satisfeitos fazendo o uso da tecnologia e parceiros reconhecidos em suas áreas e regiões de atuação.

Agora você já conhece os benefícios de um software de gestão. Eles são seguros, funcionais e concentram em um só lugar todos os dados e informações que sua equipe precisa para tomar as melhores decisões. Com essa visão geral, os custos são mais bem geridos e a empresa ganha em produtividade.

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