Escolher um software de gestão de custos é um investimento importante para qualquer empresa, tendo em vista as diversas vantagens que o acesso a essa tecnologia proporcionará à organização, como a melhora no acesso e análise de informações.

No entanto, é necessário dedicar um tempo para escolher qual empresa está mais preparada para atender suas necessidades. Tentamos implementar em Planilhas? Customizamos o ERP para isto? E o BI pode nos ajudar neste ponto? Neste post sugerimos alguns questionamentos que o empresário deve fazer antes de escolher um software de gestão de custos.

1. Quem é a empresa que desenvolveu o software?

Implementar uma solução para a Gestão de Custos e Rentabilidade exige dedicação integral ao assunto. O fornecedor deve ser uma empresa 100% dedicada às particularidades e peculiaridades que uma implementação deste tipo requer. Todos os serviços devem ser executados por equipe própria e não por parceiros que podem não possuir o comprometimento necessário para uma implementação de sucesso.

Além disto a empresa deve ser capaz de comprovar experiência internacional em projetos específicos de gestão de custos e rentabilidade, em empresas de diversos tipos e tamanhos – o que por fim beneficia as empresas interessadas em adquirir o sistema pois têm seu tempo de implantação diminuído ao mesmo tempo em que ampliam a qualidade da modelagem desenvolvida.

2. Quem indica a solução?

Aqui é importante entender quem são as empresas de consultoria de negócios que implantam a modelagem conceitual na solução. Estas empresas possuem o know-how de melhores práticas internacionais para a implementação de modelos de custos dos mais simples aos mais avançados e não se arriscaria em indicar e implementar uma solução que não fosse no mínimo a melhor.

A solução deve ter sido avaliada positivamente em estudo formal publicado no mercado por instituto de renome (Gartner, IDC…) ou por empresa de consultoria “big-4” (Deloitte, KPMG, PwC, EY) + Accenture e grandes firmas de consultoria independente.

3. Qual a infraestrutura necessária para rodar a aplicação?

A solução deve permitir uma instalação em ambiente local como notebooks que facilitam a prototipação de modelos de custos de modo independente para posterior upload para ambiente em produção ou em hardwares escaláveis e com infraestrutura muito sofisticada. Obviamente que também deve permitir a execução em ambiente 100% web e sem qualquer necessidade de se instalar absolutamente nada em ambiente local.

4. Que funcionalidades e benefícios traz para o usuário?

O usuário deve ter autonomia para rodar o modelo e fazer a gestão de custos e rentabilidade independente de fornecedores; a solução deve conter funcionalidades específicas para este fim, facilitando a modelagem, análise e execução de simulações básicas e avançadas de negócios – tudo isto com segurança, níveis de acesso e performance adequada.

A solução deve permitir análises fáceis e rápidas, através de relatórios avançados ou mesmo Dashboards e painéis de indicadores de gestão que podem ser desenvolvidos pelo próprio usuário. Quanto mais e melhores as funcionalidades da solução melhor será o resultado final e mais eficiente será o trabalho mês a mês.

5. Como será a integração com os sistemas existentes?

Ninguém imagina que seja necessário digitar o plano de contas ou de se ter trabalho manual. Os dados que alimentam o modelo de custos e rentabilidade devem vir dos sistemas já existentes, sejam eles o ERP, planilhas, folha de pagamento, BI e/ou qualquer outro responsável por uma parte do que convergirá para o modelo de custos e rentabilidade.

A solução deve possuir mecanismos próprios de ETL (extração, transformação e carga de dados) que permitam transformar as tabelas origem para um formato que o software reconheça, permitindo inclusive críticas nas tabelas origem previamente à importação dos dados. Objetivo é ganhar eficiência e evitar o retrabalho.

6. Por que não implementar em Planilhas, ERP ou BI?

Esta é uma dúvida muito comum levantada pelos gestores. Comecemos pelas planilhas: modelar em Excel pode ser a princípio muito simples (e realmente é) porém é natural que junto com as primeiras rodadas e conclusões provenientes da modelagem de custos novas necessidades surjam. Isto sem contar a importante questão da segurança da informação e da integridade de dados. Segundo a companhia EY, “é sim possível modelar em planilhas, porém somente com modelos de custos muito simples e mesmo estes modelos de custos simples apresentarão falhas severas na extração dos dados para posterior análise gerencial”.

Os ERPs passam a falsa impressão de “já conterem tudo o que é requerido para um modelo de custos”, mas isto não é verdade: informações contábeis, ficha técnica, faturamento e volumes são apenas alguns dados que representam o início da modelagem de custos e rentabilidade. Diversas outras informações como detalhamento de processos e atividades, capacidades, indicadores, detalhamento dos custos administrativos e regras de negócios específicas não se encontram no ERP, exigindo que o mesmo seja customizado para atender a esta exigência de uma modelagem de custos eficiente. E todos nós sabemos o quão complicado, caro e demorado é customizar qualquer ERP; o fornecedor pode até argumentar que “o módulo de custos já está incluído ‘gratuitamente’ no pacote”, porém requer muitas customizações e adaptações e com tempo de projeto que não raro é superior a 1 ano; mesmo quando isto ocorre a modelagem pode ficar rapidamente obsoleta pois, sabemos, as organizações são cada vez mais dinâmicas, com novos produtos e serviços sendo desenvolvidos mês a mês, novos departamentos e centros de custos, novos processos, canais, clientes e eventualmente até fusões e aquisições. Infelizmente muitas empresas ainda acreditam nisto, ficando a modelagem comprometida e não mais refletindo nem o que está presente no ERP nem a realidade da operação da empresa.

Tentar fazer num BI é outro desafio inócuo. O Prof. Bala Balachandran de Kellogg sempre diz que “estes sistemas permitem com que análises extremamente equivocadas sejam tomadas de modo muito simples”. Um BI vai sempre apresentar dados que já existem na organização, ele não transforma os dados e nem leva em consideração exigências de modelagem como alocações recíprocas, prevenção de double-counting, entendimento de custos próprios e recebidos e muitos outros. A modelagem basicamente representa um esforço de transformação de dados para posterior apresentação/análise e não o contrário!

Procure saber de outros clientes se eles estão satisfeitos com o atendimento prestado. Em nenhuma hipótese deixe para descobrir se o atendimento atende suas necessidades quando algum imprevisto acontecer.

Como vimos neste artigo, são muitas as dúvidas que surgem no momento de adquirir um software de gestão de custos. Caso você tenha interesse nessa tecnologia entre em contato conosco! Será um prazer esclarecer suas dúvidas!