Para que uma empresa seja bem-gerida, é fundamental que os seus controladores tenham acesso a informações precisas a respeito de sua situação. Entre elas, as que estão relacionadas ao controle e gestão de custo se destacam devido a sua grande importância.

Isso porque é impossível compreender por completo sua situação financeira sem uma análise precisa dos custos e despesas de um negócio, sendo uma falha que pode acarretar diversos prejuízos e dificultar o processo para tomada de decisões.

Com a finalidade de evitar que sua empresa passe por tal problema, preparamos este conteúdo com orientações relevantes. Continue a leitura e descubra como fazer controle e gestão de custos em sua empresa de modo eficiente.

Saiba como diferenciar custos e despesas

Embora muitas pessoas pensem que os custos e as despesas de uma empresa se enquadrem na mesma categoria, a verdade é que as palavras têm sentidos diferentes e que conhecê-los é fundamental para mensurar seu impacto e resultados.

O custo nada mais é do que o capital necessário para que uma empresa produza algo ou preste um determinado serviço. Como exemplo, podemos citar o uso de recursos para a compra de insumos ou a alocação de capital para pagar contas de água e eletricidade.

As despesas, por sua vez, são os gastos fundamentais para a operação administrativa do negócio. Entre elas podemos citar os salários de colaboradores e os recursos destinados ao marketing e à publicidade.

Para que o controle e gestão de custos seja feito de modo eficiente, eles devem ser separados das despesas. Ao fazer isso, fica mais fácil avaliar se a alocação de capital em cada uma das áreas tem entregado os resultados esperados.

Tenha um registro completo de custos e despesas

É impossível controlar algo que não se conhece. Portanto, para que o controle e gestão de custos seja efetivo, é imprescindível que um mapeamento de custos seja adotado com a finalidade de identificá-los e compreendê-los. A partir desta atividade, é possível definir oportunidades para reduzir, e até mesmo para eliminar custos.

À primeira vista, essa tarefa parece ser simples, mas a identificação exata dos custos da empresa demanda tempo e mão de obra. É preciso considerar que boa parte dos gastos tende a estar oculta, diluída, entre as diversas utilizações de capital.

Ter as movimentações financeiras da empresa bem-organizadas facilita o processo. Além disso, contar com profissionais e empresas especializadas pode ser uma boa opção.

Dedique tempo para mensurar e planejar os custos da empresa

Independentemente da atividade desempenhada, o melhor método para ter um negócio bem-sucedido é elaborando um bom planejamento. Inclusive, essa lógica também se aplica ao controle de custos.

Com o mapeamento de gastos feito, o gestor tem a possibilidade de avaliar as informações auferidas e, por meio delas, planejar um uso mais eficiente tanto dos recursos financeiros quanto materiais a fim de reduzir custos e otimizar os processos da empresa.

Utilize a tecnologia

Embora um registro preciso de todos os gastos da empresa seja fundamental para que ela seja bem-gerida, fazer esse trabalho manualmente, por meio de planilhas eletrônicas, por exemplo, não é uma boa opção, pois demanda uma grande quantidade de tempo e desvia um colaborador, ou mesmo uma equipe, de sua atividade-fim, o que representa uma redução na produtividade.

Além disso, por mais cuidadoso e atento que seja o profissional, ao incluir as informações no registro de forma manual, ele está sujeito a cometer erros, o que reduz de forma significativa a confiabilidade da operação.

Frente a essa situação, utilizar a tecnologia é a opção mais segura e rentável. Um sistema especializado tem a prerrogativa de registrar, em tempo real, todas as informações referentes aos custos da empresa e apresentá-las de forma intuitiva à equipe.

É importante considerar que um bom software de gestão tem ainda a capacidade de ampliar a integração entre as diversas áreas da empresa e melhorar o controle sobre setores vitais, como o de estoque.

Ouça os colaboradores da empresa

Como são os colaboradores que realizam as atividades produtivas da empresa ou a prestação dos serviços, eles podem prestar um auxílio valioso, visto que conhecem as operações com uma maior riqueza de detalhes.

É provável que eles saibam indicar, por exemplo, pontos em que ocorrem desperdícios e usos ineficientes dos insumos da empresa. Aproveitar esse conhecimento é um meio eficaz para adotar uma política mais inteligente em relação à utilização dos recursos.

Para ter acesso a essa fonte de informações, a gestão deve criar canais de comunicação com seus funcionários e levar a sério suas sugestões. Outra atitude que tende a reduzir os prejuízos é a adoção de campanhas de conscientização. Por meio delas, a empresa pode orientar sobre a importância de tratar de modo responsável seus insumos e recursos.

Conte com o apoio de profissionais especializados 

Por mais capacitada que seja a equipe de gestão, lidar com o controle de custos e ainda administrar corretamente as demais áreas da empresa tende a ser uma tarefa difícil, pois, como o número de informações é muito grande, lidar com elas demanda tempo.

Diante desse problema, contar com o apoio de consultorias em redução de custos pode ser uma boa opção. Formadas por profissionais experientes, que estão preparados para apontar os pontos mais importantes para que os custos sejam controlados, esse tipo de empresa ainda pode prestar outros serviços úteis, como a negociação com fornecedores.

Ao contar com uma consultoria, a equipe de gestão pode se dedicar com mais afinco a outras tarefas e ainda tem acesso a um serviço de ponta, o que torna essa opção bastante vantajosa.

Em um mercado cada vez mais concorrido, o controle efetivo de custos e despesas pode se tornar uma importante vantagem competitiva na acirrada disputa entre empresas. Ao melhorar a administração de gastos, o gestor pode reduzi-los e fornecer um produto ou serviço mais barato para alcançar um número maior de clientes ou aumentar a lucratividade do negócio.

Levando essas informações em consideração, fica mais fácil entender por que controlar os custos é tão importante para o sucesso e a sobrevivência de empresas. Embora essa gestão seja fundamental, adotá-la pode ser difícil, principalmente se todo o processo para o registro de dados for feito manualmente. Por esse motivo, o uso de um sistema especializado é imprescindível.

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