Com as modificações no comportamento do mercado, as metodologias tradicionais de custeio deixaram de atender às necessidades das empresas. Diante da grande competitividade no mercado, com margens cada vez mais reduzidas, como aprimorar o sistema de custeio para a tomada de decisões mais assertivas e manutenção da lucratividade do negócio?

É neste contexto que surge o Custeio Baseado em Atividades, ou ABC. O sistema ABC se baseia na análise dos custos específicos relacionados a cada atividade desempenhada pela empresa na fabricação de seus produtos ou na execução de seus serviços. Tendo por base estas atividades, os recursos são alocados e direcionados aos diversos produtos, serviços, mercados, etc., gerando uma visão clara acerca dos custos da empresa. Deste modo, a empresa se beneficia de uma visão mais precisa sobre o impacto de cada atividade nos custos de operação do negócio, ficando mais capacitada a gerenciar sua lucratividade.

Origens e desenvolvimento do Custeio Baseado em Atividades

Estudos e documentações demonstram que o sistema ABC já era de alguma forma empregado por grandes indústrias norte-americanas na década de 50. No entanto, a metodologia só ficou realmente conhecida com a divulgação e popularização dos estudos dos Professores Robert Kaplan e Robin Cooper nos Estados Unidos no início dos anos 90.

Estes dois professores identificaram que, por uma série de motivos que apresentaremos mais adiante, o método utilizado para custear os diversos produtos e serviços não mais refletia a realidade do que ocorria nas organizações, causando grandes distorções e prejudicando muito o resultado das empresas.

Em seus estudos os Prof. Kaplan e Cooper identificaram 3 fatores independentes e simultâneos que justificavam a implementação do sistema ABC:

1. A modificação na estrutura de custos desde a década de 1950

No passado, tínhamos em média mão de obra direta representando 50% dos custos totais dos produtos, seguido de materiais e matéria-prima com 35% e o overhead (custos indiretos) com 15%.

Hoje em dia, não raro vemos a parcela representativa do overhead chegar a 60% dos custos dos produtos, com matéria-prima em média com 30% e mão de obra direta inferior a 10% (em organizações de Serviços e Governo o overhead é ainda maior).

Por esta razão utilizar horas de mão de obra direta como base de alocação poderia até estar certo até meados do século 20, mas não tem qualquer sentido seguir fazendo isto na atual estrutura de custos.

2. Concorrência

A quantidade e o nível dos concorrentes mudaram muito ao longo do período. Deste modo, em muitos casos a margem vem sendo reduzida ano após ano nas organizações, resultando na extrema importância do controle eficiente dos custos.

Neste contexto, a implantação da metodologia de custeio ABC promove um maior controle dos custos, possibilitando um aumento na competitividade com melhores previsões de lucro.

 3. Queda nos custos de implantação

O custo de se implementar e medir caiu muito devido ao avanço e à democratização da informática. Anteriormente, a implantação de um sistema ABC eficaz era proibitiva, sendo possível apenas a empresas com acesso a grandes aplicações e que rodavam unicamente em mainframes e computadores de grande porte.

Queda nos custos de implantação

Com o desenvolvimento das tecnologias computacionais, a metodologia tornou-se acessível a um grande número de organizações. Assim, a principal razão para que este sistema de custeio só tenha se popularizado na ocasião das publicações dos professores Kaplan e Cooper, foi o avanço dos recursos computacionais (hardware e software).

Estes avanços tecnológicos permitiram que o sistema saísse da teoria para a prática, principalmente na implantação de modelos de custos em organizações mais complexas e que necessitavam de um maior detalhamento.

Exatamente o gatilho que faltava para esta popularização coincide com o surgimento dos mini e microcomputadores no final dos anos 80 e o desenvolvimento de interface gráfica dos softwares através dos sistemas operacionais Windows (Microsoft), OS/2 (IBM) e Mac (Apple). Desta maneira, aplicações antes voltadas unicamente para o uso em mainframes e computadores de grande porte puderam ser implementadas em qualquer organização, ficando acessível aos diversos usuários e departamentos.

Assim, hoje em dia muitas organizações têm utilizado com êxito esta metodologia de custeio, sejam seus segmentos de manufatura, governo, serviços, telecomunicações, bancos, logística e etc… Seu uso, ao contrário do que muitos imaginam, não se limita a grandes corporações, podendo ser implementado também em empresas médias e pequenas, sejam públicas ou privadas.

Mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre esse sistema, suas vantagens e como implementá-lo. Confira!

Diferenças entre o Custeio ABC e os sistemas tradicionais de custeio

Os sistemas de custeio tradicionais surgiram principalmente para atender ao fisco e à valorização de estoques. No entanto, estes sistemas possuem diversas falhas, sobretudo se utilizados como ferramentas de gestão.

Isso ocorre porque estas metodologias tradicionais de custeio têm o seu foco nos diversos Produtos oferecidos pela empresa. Nelas, os custos totais são rateados para os produtos, porque assume-se que cada item/sku consome os diversos recursos da organização na mesma proporção do volume produzido.

Desta forma, os diversos drivers “volumétricos” como número de horas de mão de obra direta, horas de máquinas e valor de matéria-prima são usados como critérios de alocação para apropriar os custos de overhead.

Ocorre que essa metodologia faz com que esses valores reflitam apenas uma estimativa média. Apesar de haver um complexo estudo para chegar a esse cálculo, ele envolve um cenário que, independentemente disso, nunca vai corresponder exatamente às características específicas de cada empresa e a seus processos em particular.

Estes drivers baseados em volumes também falham a partir do momento em que há diversidade na forma, tamanho e complexidade dos diversos produtos. Além disso, não há uma relação direta entre o volume de produção e os esforços ou custos consumidos pela organização.

Como resultado disto, muitos gestores de empresas que fornecem produtos e serviços diversificados, ao aplicar estes modelos tradicionais, estão tomando decisões extremamente equivocadas no que tange a preços, mix de produtos e serviços e até mesmo processos.

A eficiência do custeio baseado em atividades

Em contraste aos sistemas de custeio tradicionais, o custeio baseado em atividades se foca nos diversos processos e atividades da organização. Além disso, há um tratamento especial ao que muitas vezes é ignorado nas empresas, que é o custeio dos diversos clientes, canais, mercados e regiões – o que posteriormente será fundamental para uma tomada de decisão assertiva.

Inicialmente, são rastreados os custos oriundos de cada atividade da empresa. A seguir, estes custos lhes são atribuídos, e é verificado como o portador final de cada custo consumiu os serviços de cada atividade, fazendo então a atribuição dos custos determinados.

Gráfico mostrando e simulando a eficiência do custeio baseado em atividades

Assim, os diversos custos são alocados das diversas atividades para os vários Produtos, Clientes, Canais, etc… baseado no uso destes por cada atividade da organização. Desta forma, o overhead é alocado de forma apropriada, sempre respeitando uma relação de causa e efeito e não utilizando “volumes” como critério básico de rateio.

Uma vez que as atividades foram custeadas, a organização pode começar a fazer a gestão delas, questionando frequentemente o porquê de cada uma estar influenciando ou impactando os custos dos diversos produtos, clientes, canais e serviços na empresa. Devido a este sistema, ao mesmo tempo o processo de custeio se torna mais acurado e preciso.

Foco nas atividades, não nos produtos

O que torna o este modelo de custeio uma metodologia extremamente eficiente é algo que começa na forma de pensar a questão do custo. O que era tratado pelos outros modelos como despesa indireta ligada a um produto, torna-se uma despesa direta. O foco passa a ser, então, as atividades realizadas, e não os produtos provenientes delas.

O ponto chave está no fato de que cada produto, serviço, cliente ou canal é fruto de uma variedade de atividades que, se tratadas individualmente, têm maior chance de ter suas especificidades descritas e convertidas em valores mais exatos.

A palavra-chave é rastreabilidade

A eficiência desta metodologia de custeio está na sua capacidade de implementar rastreabilidade lógica às despesas. O fato de não estar atado à temporalidade de cada processo faz com que o custeio ABC possa identificar cada despesa e designá-la como parte do custo de uma atividade específica.

Desta maneira, mesmo que certas despesas estejam agrupadas sob o mesmo centro de custo, elas serão organizadas de acordo com a atividade à qual cada uma está ligada.

Essa otimização do controle sobre os custos traz inúmeros benefícios para a empresa em seus diversos setores, como mostraremos a seguir.

Vantagens da utilização do custeio baseado em atividades

É possível citar uma série de vantagens provenientes da implementação do custeio ABC em uma empresa, que vão além da acurácia na definição do custo dos produtos, serviços, clientes e canais.

Descreveremos adiante algumas das mais importantes para esclarecer de que forma esta metodologia é capaz de propiciar o aumento da lucratividade da empresa e do poder de tomada de decisão dos gestores.

Informações mais precisas

A partir do momento em que uma modelagem de custos é criada, com critérios de alocação estudados e definições de implementações futuras estabelecidas, melhores e mais precisas informações ficam disponíveis para tomada de decisão.

Isso faz com que o planejamento da empresa e as tomadas de decisão sejam mais acertados. Os gestores passam a ter maior poder de prospecção dos lucros e gastos futuros, além de contar com argumentos que permitam uma tomada de decisão eficaz no que tange à precificação de produtos e serviços, mix de produtos, decisões de terceirização ou internalização, investimento em pesquisa e desenvolvimento, automações, marketing, campanhas e muito mais!

Melhora da visão sobre os fluxos dos processos

Neste item, podemos citar não só o levantamento de dados mais transparente sobre despesas de cada setor como, também, a insurgência de uma revisão dos controles internos e maior visibilidade de cada processo.

Conforme a empresa passa a ter mais informações referentes aos vários processos e sua influência nos diversos Produtos, Serviços, Clientes e Canais, mais decisões assertivas podem ser tomadas. Cada gestor passa a ter mais ferramentas para gestão das despesas de seu time e informações para auditoria e análise desses gastos.

Com o entendimento dos custos de cada atividade, estes gestores podem tomar decisões baseadas em processos de negócios e atividades. Além disso, uma vez mapeadas as atividades, pode-se atribuir “etiquetas” a cada uma delas permitindo um estudo das que agregam ou não valor, por exemplo.

Redução de custos

A descrição das especificidades de cada processo e seus custos permite uma análise multidimensional dos gastos em cada atividade, como foco panorâmico (onde se analisam os custos de maneira global), mas também detalhado (com a visualização do custo de cada atividade e seu impacto na lucratividade). Isso possibilita a identificação de custos acima do planejado ou até mesmo a revisão do planejamento para eliminar despesas que se revelem superiores ao necessário.

Alcançar uma redução de custos crescente, então, torna-se apenas uma questão de tempo, pois cada gestor terá acesso a informações mais precisas para analisar esses processos.

Vale ressaltar também que um controle mais eficaz sobre os gastos é algo que torna essa metodologia eficiente para pequenas e grandes empresas, seja qual for sua área de atuação.

Implementação

A implantação de um sistema de custeio ABC pode parecer complicada, e será ligeiramente variável a depender do porte e da complexidade das atividades, produtos e serviços de cada empresa.

Mas para facilitar o processo e possibilitar que a implementação da metodologia ABC seja realizada de forma eficaz, você pode utilizar como referência as etapas que listaremos a seguir.

Elas se aplicam a todos os portes de empresas e modelos de negócios, auxiliando na criação de um orçamento baseado em atividades e promovendo maior controle sobre os custos e a rentabilidade da organização.

1. Defina a ferramenta de implantação

Uma modelagem sofisticada de custos requer um sistema específico. Muitas empresas já possuem algum mecanismo de apuração de custos com o uso de planilhas. Outras tentam customizar o ERP ou mesmo acreditam que um BI pode solucionar a questão do custeio gerencial.

No entanto, a companhia de auditoria e consultoria Ernst & Young (EY) em artigo recente não recomenda nenhuma destas opções. Segundo a EY, “O desenvolvimento do modelo pode sim ser feito em Excel, Access ou mesmo desenvolvimento próprio, porém, isto só pode ser feito para modelos muito simples e mesmo estes modelos simples apresentarão severas restrições quando são necessárias análises mais elaboradas. Isto sem mencionar questões específicas de integração com os sistemas existentes, rastreabilidade, auditoria do modelo e a própria segurança dos dados em si”.

Já em relação à implementação no ERP, sabemos o quão caro e complicado é customizar estes sistemas. Além disso, eles fornecem uma visão estática e engessada e que não provê a flexibilidade exigida por uma implementação deste tipo.

Quanto aos sistemas de BI, estes são sistemas de apresentação das informações que já existem na organização. Porém como sabemos, uma modelagem deste custo requer transformações profundas do ponto de vista de alocações, incluindo reciprocidades, entendimento de custos em multiníveis e múltiplas dimensões, algo não tão facilmente ou virtualmente impossível de se implementar num BI.

Eliminando estes problemas práticos de implantação, a suíte de produtos MyABCM é a líder global em soluções para o custeio gerencial. Dispondo de análises multidimensionais, com ela as organizações podem modelar, analisar e fazer simulações com muita flexibilidade, segurança, e o melhor, com todos os dados integrados aos sistemas corporativos da organização.

Foto do funcionamento do software da MyABCM

2. Determine quais os objetivos do projeto

Aqui é importante entender o que se busca com um projeto desta natureza: é apurar custos somente de Produtos? Também de Clientes? Que tal Canais? Mercados, Regiões, Projetos enfim, as possibilidades são muito grandes e amplas. Neste contexto, um dos grandes equívocos é iniciar uma modelagem e mudar as premissas no meio do projeto.

Além disso, outro ponto importante aqui é a criação de uma agenda de implementação, com definições claras do grau de profundidade a ser adotado no projeto, critérios possíveis e ideais e milestones de implantação.

3. Faça um mapeamento inteligente de atividades

Essa parte do planejamento é fundamental para que a modelagem seja implementada de forma eficiente. Neste tipo de projeto é muito comum que os gestores queiram mapear centenas, milhares e, não raro, dezenas de milhares de atividades, muitas vezes caindo ao nível de tarefas.

Esta é uma atitude de grande ineficiência, uma vez que ao mapear muitas atividades, certamente o esforço será muito grande para resultar em um benefício pequeno, sobretudo para aquelas atividades pouco relevantes. Além disso, fazer uma modelagem muito complexa já na primeira rodada faz com que a integração inicial do modelo com os sistemas corporativos represente um grande desafio.

As melhores práticas de implementação incluem a capacidade de se modelar em etapas, ganhando complexidade à medida que o modelo evolui e sempre tendo em mente a relevância do que se está mapeando. Segundo um dos maiores experts no mundo hoje em Gestão de Custos, Gary Cokins, “as organizações devem se questionar como vai a nossa performance naquilo que é importante e relevante para a empresa”.

4. Faça uma boa definição dos Recursos

Aqui se faz necessário definir os custos iniciais, despesas, centros de custos, contas contábeis, possíveis agrupamentos (Cost Pools) a serem estabelecidos e Receitas que serão os Recursos iniciais a serem alocados.

5. Estabeleça as diversas alocações

Essa parte do planejamento é importante para que cada Recurso seja vinculado a um processo e este seja identificado de acordo com sua relação com as atividades ligadas a um produto, serviço, cliente, canal ou projeto.

6. Determine os direcionadores

Definidos os Recursos e as Atividades, determine os direcionadores de custo e os critérios para utilizar cada um deles.

Desta maneira, o processo de cálculo fará sentido, pois haverá um vínculo que represente uma relação de causa e efeito entre fontes e seus destinos.

7. Calcule o modelo e extraia relatórios e análises

Uma vez definido o modelo, é chegada a hora do seu cálculo, geração de cubos simples e complexos (que posteriormente darão subsídios às diversas análises através de tabelas dinâmicas) e criação de uma sistemática que permita a realização de simulações (what-if) simples e avançadas.

Com sua aplicação e a análise de relatórios, é possível chegar a evoluções do sistema, que vão impactar no rastreamento efetivo de cada vez mais atividades relevantes para a empresa.

Concluindo

A implantação de um sistema de custeio ABC permite um controle maior dos custos da organização. A metodologia desenvolve modelos de rastreamento e alocação que identificam com precisão os custos relacionados a cada atividade, e como estes impactam a lucratividade da empresa.

Deste modo, é possível alcançar um sistema eficiente de gestão por atividades, possibilitando realocação de recursos e redução estruturada de custos, promovendo altas de lucratividade, mesmo em um cenário cada vez mais competitivo.

Além disso, o sistema possibilita a tomada de decisões assertiva, com segurança na precificação e na análise e controle de produtos, mercados, canais, clientes, etc.

Assim, sua implantação culmina, em médio e longo prazo para a obtenção de maior lucratividade, por meio de uma visão detalhada dos processos organizacionais e do consequente aumento da competitividade da empresa.

Com as dicas deste artigo em mente, você poderá implementar a metodologia do custeio baseado em atividades de forma que esse processo se torne mais eficiente e sua empresa passe a crescer cada vez mais.

Neste contexto, os softwares MyABCM foram desenvolvidos especialmente para propiciar a gestão baseada nas atividades, favorecendo o controle de custos e rentabilidade do negócio.

Foto do funcionamento do software da MyABCM

Assim, o emprego de um sistema como a solução MyABCM supera as capacidades de gestão de atividades e custos de qualquer outro software. Os sistemas são desenvolvidos para atender às especificidades de cada porte de negócio e proporcionam a alocação de recursos em análise multidimensionais que contemplam todas as atividades relevantes da empresa, adequando-se a todos os níveis de complexidade e propiciando uma evolução constante dos modelos de custeio.

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