O ABC ou custeio baseado em atividades (do inglês activity-based costing) é uma metodologia criada há muitos anos,mas que só ficou realmente conhecida com os estudos dos Professores Robert Kaplan e Robin Cooper nos Estados Unidos no início dos anos 90. Estes dois professores perceberam que, por uma série de motivos que apresentaremos mais adiante, o método utilizado para custear os diversos produtos e serviços não mais refletia a realidade do que ocorria nas organizações causando grandes distorções e prejudicando muito o resultado das empresas.

Ainda que sua popularização tenha se dado após alguns artigos e livros destes professores existem estudos e documentações que mostram que o custeio baseado em atividades já era utilizado de certo modo em sua essência nos anos 50 e mesmo antes disto por grandes indústrias norte-americanas. A grande dificuldade à época e a razão de não terem tido o sucesso que a divulgação dos Prof. Kaplan e Cooper tiveram deveu-se principalmente à falta de recursos computacionais (hardware e software) para efetivamente sair da teoria para a prática – sobretudo na implantação de modelos de custos em organizações mais complexas e que necessitavam de um maior detalhamento.

Em seus estudos os Prof. Kaplan e Cooper identificaram 3 fatores independentes e simultâneos que justificavam a implementação do custeio baseado em atividades:

  • A estrutura de custos mudou muito nos últimos 50 anos. No passado tínhamos em média mão de obra direta representando 50% dos custos totais dos produtos, seguido de materiais e matéria-prima com 35% e o overhead com 15%. Hoje em dia não raro vemos a parcela representativa do overhead chegar a 60% dos custos dos produtos, com matéria-prima em média com 30% e mão de obra direta inferior a 10% (em organizações de Serviços e Governo o overhead é ainda maior). Por esta razão utilizar horas de mão de obra direta como base de alocação poderia até estar certo há 50 ou 100 anos, mas não tem qualquer sentido seguir fazendo isto na atual estrutura de custos
  • A quantidade e o nível dos concorrentes mudaram muito nos últimos anos, fazendo com que em muitos casos a margem venha sendo diminuída ano após ano nas organizações – daí a importância de se controlar bem os custos e;
  • O custo de se implementar/medir caiu muito se comparado ao que antes só era acessível a grandes aplicações e que rodavam unicamente em mainframes e computadores de grande porte – e o nível computacional melhorou muito.

Exatamente o gatilho que faltava para esta popularização coincide com o surgimento dos mini e microcomputadores no final dos anos 80 e desenvolvimento de interface gráfica dos softwares através dos sistemas operacionais Windows (Microsoft), OS/2 (IBM) e Mac (Apple). Desta maneira aplicações antes voltadas unicamente para o uso em mainframes e computadores de grande porte puderam ser implementadas em qualquer organização, ficando acessível aos diversos usuários e departamentos.

Hoje em dia muitas organizações têm utilizado com êxito o custeio baseado em atividades, sejam de manufatura, governo, serviços, telecomunicações, bancos, logística e etc… Seu uso, ao contrário do que muitos imaginam, não se limita a grandes corporações, podendo ser implementado também em empresas médias e pequenas, sejam público ou privadas.

Mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre esse sistema, suas vantagens e como implementá-lo. Confira!

A metodologia do Custeio Baseado em Atividades

Os sistemas de custeio tradicional surgiram principalmente para atender o fisco e valorização de estoques, entretanto estes sistemas possuem diversas falhas sobretudo se utilizados como ferramenta de gestão.

Como resultado disto, muitos gestores de empresas que fornecem diversos produtos e serviços estão tomando decisões extremamente equivocadas no que tange a preços, mix de produtos e serviços e processos.

Os sistemas tradicionais de custeio têm o seu foco nos diversos Produtos. Os custos são rateados para os produtos porque assume-se que cada item/sku consome os diversos recursos da organização na mesma proporção do volume produzido.

Desta forma os diversos drivers “volumétricos” como número de horas de mão de obra direta, horas de máquinas e valor de matéria-prima são usados como critérios de alocação para apropriar os custos de overhead.

Ocorre que essa metodologia faz com que esses valores reflitam apenas uma estimativa média. Apesar de haver um complexo estudo para chegar a esse cálculo, ele envolve um cenário que, independentemente disso, nunca vai corresponder exatamente às características específicas de cada empresa e a seus processos em particular.

Estes drivers baseados em volumes também falham a partir do momento em que há diversidade na forma, tamanho e complexidade dos diversos produtos. Além disto não há uma relação direta entre o volume de produção e os esforços ou custos consumidos pela organização.

Diferença com o custeio baseado em atividades

Por outro lado, o custeio baseado em atividades se foca nos diversos processos e atividades da organização. Além disto há um tratamento especial ao que muitas vezes é ignorado nas empresas que é o custeio dos diversos clientes, canais, mercados e regiões – o que posteriormente será fundamental para uma tomada de decisão assertiva. Os diversos custos são alocados das diversas atividades para os vários Produtos, Clientes, Canais, etc… baseado no uso destes por cada atividade da organização. Desta forma o Overhead é alocado de forma apropriada sempre respeitando uma relação de causa e efeito e não utilizando “volumes” como critério básico de rateio.

Uma vez que as atividades foram custeadas a organização pode começar a fazer a gestão delas, questionando frequentemente o porquê de cada uma estar influenciando ou impactando os custos dos diversos produtos, clientes, canais e serviços na empresa. Ao mesmo tempo o processo de custeio se torna mais acurado e preciso

Foco nas atividades, não nos produtos

O que torna o Custeio baseado em atividades uma metodologia extremamente eficiente é algo que começa na forma de pensar a questão do custo. O que era tratado pelos outros modelos como despesa indireta ligada a um produto torna-se uma despesa direta. O foco passa a ser, então, as atividades realizadas, e não os produtos provenientes delas.

O ponto chave está no fato de que cada produto, serviço, cliente ou canal é fruto de uma variedade de atividades que, se tratadas individualmente, têm maior chance de ter suas especificidades descritas e convertidas em valores mais exatos.

A palavra é rastreabilidade

A eficiência do custeio baseado em atividades está na sua capacidade de implementar rastreabilidade lógica às despesas. O fato de não estar atado à temporalidade de cada processo faz com que o ABC possa identificar cada despesa e designá-la como parte do custo de uma atividade específica.

Mesmo que certas despesas estejam agrupadas sob o mesmo centro de custo, elas serão organizadas de acordo com a atividade à qual cada uma está ligada.

Essa otimização do controle sobre os custos traz inúmeros benefícios para a empresa em seus diversos setores, como mostraremos a seguir.

Vantagens da utilização do custeio baseado em atividades

É possível citar uma série de vantagens provenientes da implementação do custeio baseado em atividades em uma empresa, que vão além da acuracidade na definição do custo dos produtos, serviços, clientes e canais. Descreveremos algumas das mais importantes para esclarecer de que forma ela aumenta a lucratividade da empresa e o poder de tomada de decisão dos gestores.

Informações mais precisas

A partir do momento em que uma modelagem de custos é criada, com critérios de alocação estudados e definições de implementações futuras estabelecidas – melhores e mais precisas informações ficam disponíveis para tomada de decisão. Isso faz com que o planejamento da empresa e as tomadas de decisão sejam mais acertados, pois os gestores passam a ter maior poder de prospecção dos lucros e gastos futuros, além de contar com argumentos que permitam a estes gestores uma tomada de decisão eficaz no que tange a Precificação de Produtos e Serviços, Mix de Produtos, Decisões de terceirização ou internalização, investimento em pesquisa e desenvolvimento, automações, marketing, campanhas e muito mais!

Melhora da visão sobre os fluxos dos processos

Neste item, podemos citar não só o levantamento de dados mais transparente sobre despesas de cada setor como, também, a insurgência de uma revisão dos controles internos e maior visibilidade de cada processo. Conforme a empresa passa a ter mais informações referentes aos vários processos e sua influência nos diversos Produtos, Serviços, Clientes e Canais mais decisões assertivas podem ser tomadas. Cada gestor passa a ter mais ferramentas para gestão das despesas de seu time e informações para auditoria e análise desses gastos.

Com o entendimento dos custos de cada atividade estes gestores podem tomar decisões baseadas em processos de negócios e atividades. Além disto uma vez mapeadas as atividades pode-se atribuir “etiquetas” a cada uma delas permitindo um estudo das que agregam ou não valor por exemplo.

Redução de custos

A descrição das especificidades de cada processo e seus custos permite uma análise panorâmica, mas também detalhada, dos gastos em cada atividade. Isso possibilita a identificação de custos acima do planejado ou até mesmo rever o planejamento para eliminar despesas altas demais.

Alcançar uma redução de custos crescente, então, torna-se apenas uma questão de tempo, pois cada gestor terá acesso a informações mais precisas para analisar esses processos.

Vale ressaltar que um controle mais eficaz sobre os gastos é algo que torna essa metodologia eficiente para pequenas e grandes empresas, seja qual for sua área de atuação.

Implementação

Para a implementação da metodologia ABC ser realizada de forma eficaz, você pode utilizar como referência as etapas que listaremos a seguir.

1. Defina a ferramenta de implantação

Uma modelagem sofisticada de custos requer um sistema específico. Muitas empresas já possuem algum mecanismo de apuração de custos com o uso de planilhas. Outras tentam customizar o ERP ou mesmo acreditam que um BI pode solucionar a questão do custeio gerencial. A companhia de auditoria e consultoria Ernst & Young (EY) em artigo recente não recomenda nenhuma destas opções. Segundo a EY, “O desenvolvimento do modelo pode sim ser feito em Excel, Access ou mesmo desenvolvimento próprio, porém isto só pode ser feito para modelos muito simples e mesmo estes modelos simples apresentarão severas restrições quando são necessárias análises mais elaboradas. Isto sem mencionar questões específicas de integração com os sistemas existentes, rastreabilidade, auditoria do modelo e a própria segurança dos dados em si”

Já em relação à implementação no ERP sabemos o quão caro e complicado é customizar estes sistemas, com uma visão estática e engessada e que não provê a flexibilidade exigida por uma implementação deste tipo. Já um BI é um sistema de apresentação das informações que já existem na organização, porém como sabemos uma modelagem deste custo requer transformações profundas do ponto de vista de alocações, incluindo reciprocidades, entendimento de custos em multiníveis e múltiplas dimensões, algo não tão facilmente ou virtualmente impossível de se implementar num BI. A suíte de produtos MyABCM é a líder global em soluções para o custeio gerencial. Com ela as organizações podem modelar, analisar e fazer simulações com muita flexibilidade, segurança e o melhor, com todos os dados integrados aos sistemas corporativos da organização.

2. Determine quais os objetivos do projeto

Aqui é importante entender o que se busca com um projeto desta natureza: é apurar custos somente de Produtos? Também Clientes? Que tal Canais? Mercados, Regiões, Projetos enfim, as possibilidades são muito grandes e amplas e um dos grandes equívocos é iniciar uma modelagem e mudar as premissas no meio do projeto. Outro ponto importante aqui é a criação de uma agenda de implementação, com definições claras do grau de profundidade a ser adotado no projeto, critérios possíveis e ideais e milestones de implantação.

3. Faça um mapeamento de atividades “inteligente”

Essa parte do planejamento é fundamental para que a modelagem seja implementada de forma eficiente. É muito comum neste tipo de projetos que os gestores queiram mapear centenas, milhares e, não raro, dezenas de milhares de atividades, muitas vezes caindo ao nível de tarefas. Além de pouco efetivo (ao mapear muitas atividades certamente o esforço será muito grande para um benefício pequeno sobretudo para aquelas atividades pouco relevantes) ao fazer uma modelagem muito complexa já na primeira rodada faz com que a integração inicial do modelo com os sistemas corporativos represente um grande desafio. As melhores práticas de implementação incluem a capacidade de se modelar em etapas, ganhando complexidade à medida que o modelo evolui e sempre tendo em mente a relevância do que se está mapeando. Segundo um dos maiores experts no mundo hoje em Gestão de Custos, Gary Cokins “as organizações devem se questionar como vai a nossa performance naquilo que é importante e relevante para a empresa”.

4.Faça uma boa definição dos Recursos

Aqui faz-se necessário definir os custos iniciais, despesas, centros de custos, contas contábeis, possíveis agrupamentos (Cost Pools) a serem estabelecidos e Receitas que serão os Recursos iniciais a serem alocados

5. Estabeleça as diversas alocações

Essa parte do planejamento é importante para que cada Recurso seja vinculado a um processo e este seja identificado de acordo com sua relação com as atividades ligadas a um produto, serviço, cliente, canal ou projeto.

6. Determine os direcionadores

Definidos os Recursos e as Atividades, determine os direcionadores de custo e os critérios para utilizar cada um deles. Assim, o processo de cálculo fará sentido pois haverá um vínculo que represente uma relação de causa e efeito entre fontes e destinos

7. Calcule o modelo e extraia relatórios e análises

Aqui uma vez definido o modelo é chegada a hora do seu cálculo, geração de cubos simples e complexos (que posteriormente darão subsídios às diversas análises através de tabelas dinâmicas) e criação de uma sistemática que permita a realização de simulações (what-if) simples e avançadas

Com essas dicas em mente, você poderá implementar a metodologia do custeio baseado em atividades de forma que esse processo se torne mais eficiente e sua empresa passe a crescer cada vez mais.

Conheça nossos casos de sucesso e entre em contato com a MyABCM para tirar suas dúvidas e receber todo o suporte necessário para a aplicação da metodologia!