De maneira geral, empresas podem ter alguns problemas com fornecedores, principalmente os relacionados a informar exatamente o que elas precisam. A falta de um documento como o RFP pode ser prejudicial nesse caso, já que ele auxilia na comunicação direta entre empresa e fornecedor.

Pensando na importância desse instrumento, separamos algumas das principais informações a respeito. Confira!

O que é RFP?

Conhecido como Request for Proposal, o RFP é um documento elaborado pela empresa, onde estão descritas informações sobre como receber os produtos e serviços que ela precisa. Esse documento é enviado para o fornecedor e funciona como uma espécie de convite, solicitando que se apresente uma proposta de trabalho.

É provável que um RFP contenha não só as informações sobre os produtos e serviços solicitados, como, também, os requisitos para responder a proposta, assim como a oferta da empresa em troca.

Geralmente, essa ferramenta é utilizada quando é necessário elaborar um orçamento de algum projeto, principalmente, quando há várias empresas envolvidas.

Como elaborar uma RFP?

É importante entender que cada empresa tem suas particularidades ao exigir materiais. Apesar disso, o RFP pode ter alguns passos fundamentais para a sua elaboração. A seguir, você saberá quais são.

Busque formatos comprovados

Caso se trate de uma empresa que já existe há um tempo, provavelmente, já exista um formato de RFP — não só definido, como comprovado. Uma boa ideia é aproveitá-lo, se for necessário desenvolver um novo.

Avalie os requisitos

Inicialmente, é necessário determinar o que comprará e as possibilidades de preço. Depois, deve-se definir algumas questões, como a forma de entrega, a quantidade, etc. Nesse caso, o ideal é buscar informações com os responsáveis por essa parte para ter mais precisão. Na hora de estabelecer o escopo, verifique se será preciso contato com o fornecedor para conseguir suporte depois de obter o produto.

Por fim, os próximos passos são o calendário, a avaliação do fornecedor e as restrições. O primeiro está relacionado ao prazo e ao seu limite; o segundo tem ligação com o desempenho do fornecedor e como é o seu serviço e quais os critérios usados para escolher o melhor para a sua empresa; já o terceiro é para avaliar se há riscos, o que pode acontecer que afete diretamente o produto ou serviço oferecido, etc.

Elabore a RFP

A partir do momento em que você avaliou todas as questões, é hora de gerar o RFP. Dito isso, existem alguns tópicos básicos que devem conter no documento, tais como:

  • resumo executivo — aqui, ficam todas as informações do requisito, além dos dados da empresa para que os fornecedores tenham conhecimento da sua essência;
  • descrição do projeto — um resumo do projeto ou da atividade, no qual aquilo que é solicitado auxiliará a produção;
  • solicitação de detalhes do fornecedor — nesse caso, quanto mais souber sobre o fornecedor, melhor, principalmente o seu nível de experiência no mercado. Além disso, é importante ter um resumo da história da empresa no mercado, assim como os detalhes do seu desempenho financeiro;
  • capacidade de entrega — também relacionado ao fornecedor, aqui, deve-se ter não só o nível de entrega como, também, o seu limite de tempo.
  • datas — nesse tópico, estão as informações das datas de início, retorno, permissão e qualquer outra que for necessária.

Além desses tópicos, o RFP pode conter design e requisitos funcionais, critérios de avaliação e diretrizes de submissão, entre outros.

Verifique a logística

No último passo, é hora de avaliar se os fornecedores estão de acordo com o que a empresa procura. Além de analisar a forma para elaboração de um RFP para o escolhido, deve-se indicar quais são as maneiras para entrar em contato com a empresa.

Onde utilizar o RFP?

O uso do RFP é bastante versátil — por exemplo, é possível utilizá-lo para ser o escopo de um projeto, assim como o modelo de orçamento, em que fica determinado a quantia que se espera receber, assim como os termos e as condições.

Com as informações contidas aqui, ficou claro o que é um RFP, correto? Quer continuar acompanhando o nosso conteúdo? Então, siga-nos no FacebookGoogle plusLinkedin e Twitter!