Blog

O melhor conteúdo sobre custos e lucratividade

8 erros que devem ser evitados na implantação de sistemas!

8 erros que devem ser evitados na implantação de sistemas!

Nesta era competitiva em que empresas disputam ativamente por posições no mercado, a informação é vital para garantir o sucesso das organizações. Por esse motivo, a implantação de sistemas ERP e CRM tem recebido cada vez mais destaque. O benefício auferido por esses softwares é sua capacidade de apurar e mensurar de forma intuitiva uma grande quantidade de dados, gerando embasamento para a tomada de decisões dos gestores.

Embora o acesso a informações confiáveis seja uma verdadeira vantagem competitiva, o momento de implementar um sistema é delicado e, caso os cuidados necessários não sejam tomados, ele pode não apresentar o resultado esperado. Para evitar esse risco, preparamos este conteúdo com 8 dos principais erros que podem ocorrer quando um sistema é instalado. Continue a leitura para conhecê-los e evitá-los!

1. Não fazer um planejamento

Não planejar a implementação do software é um erro grave, pois é preciso que ele esteja alinhado às suas necessidades para entregar os benefícios que podem auxiliar no crescimento da companhia. Sem esse cuidado, é impossível garantir que as informações apresentadas ao desenvolvedor são suficientes para que o sistema produzido de fato atenda às suas demandas.

Além disso, sem um cronograma definido, a instalação tende a causar muitos problemas ou até mesmo a ser deixada de lado. Portanto, antes mesmo de contatar um desenvolvedor, o primeiro passo é encarregar uma equipe para mapear os processos da companhia e definir um cronograma fixo para a implantação do sistema.

É extremamente importante que além do mapeamento sua empresa possa definir uma pessoa que vai liderar esse projeto do início ao fim, pois, caso isso não seja feito, os imprevistos podem fazer com que seu plano fracasse.

2. Esquecer da área de ti

Softwares ERP atuam centralizando diversos dados sobre as atividades de uma empresa para que deles sejam extraídas informações relevantes. Assim que essa integração de informações entre setores entrar em ação, qualquer interrupção no sistema causará atrasos e dores de cabeça.

Embora um sistema de qualidade não apresente falhas frequentes, é necessário levar em consideração a idade do hardware utilizado pela companhia e seu nível de adequação ao software escolhido. Cabe ao setor de TI avaliar essa compatibilidade e realizar manutenções periódicas a fim de garantir sua operação constante.

Ter um setor exclusivo de TI pode ser caro, principalmente para pequenas e médias empresas, mas é possível reduzir esse custo terceirizando o serviço. Uma boa prática é optar por um ERP que possa ser operado em nuvem, pois, além de eliminar os gastos com servidores, todos os dados estarão disponíveis online e caso haja algum problema com um determinado equipamento, a companhia ainda vai ter todas as informações acessíveis.

3. Deixar de lado o treinamento de colaboradores

Por mais eficiente que seja um software, se ele não for devidamente operado, sua utilidade será nula. Por esse motivo, a implementação de sistema só pode ser considerada um sucesso no momento em que os colaboradores estiverem devidamente capacitados para exercer a tarefa.

É necessário que a equipe de planejamento inclua o treinamento dos colaboradores no cronograma de implementação. Uma desenvolvedora que ajude nessa tarefa deve ser vista com bons olhos.

Além disso, o novo software deve ser incorporado nas atividades do dia a dia da companhia, afinal, mesmo capacitando os colaboradores, caso o programa não seja utilizado ele não vai trazer nenhum benefício para a companhia e será apenas um custo a mais ao final do mês.

4. Não conhecer a melhor ferramenta

Ao fazer a pesquisa de um sistema para a sua empresa, com certeza vão existir diferentes soluções que atuam naquele determinado mercado. Porém, cada uma delas vai ser composta por diferentes funcionalidades, que vão atender necessidades distintas.

Portanto, o ideal é que a mesma equipe que foi definida para mapear os processos possa realizar uma pesquisa sobre as principais empresas que oferecem aquele determinado serviço. Após isso, ela deve realizar uma análise criteriosa, estabelecendo os pontos negativos e positivos de cada uma das soluções.

Por fim, o ideal é realizar uma reunião de alinhamento para que todos os envolvidos fiquem cientes de qual software será adotado e por qual motivo aquela determinada companhia foi selecionada.

5. Ignorar a necessidade de suporte

É essencial ter em mente que a implantação de qualquer sistema vai muito além da instalação. Antes de realizar a contratação de uma empresa para isso, deve-se considerar principalmente como será realizada a manutenção e o suporte a eventuais problemas que possam ocorrer.

Todo software apresenta instabilidades e problemas, por vezes, esses somente são solucionados caso a companhia entre em contato com o suporte daquela ferramenta. Uma boa prática que pode ser realizada é pesquisar sobre a organização que será contratada para tentar identificar sua reputação.

6. Não investir em segurança

Ter uma boa política de segurança e sigilo dos dados da organização que abranja tanto os colaboradores quanto os fornecedores é muito importante, portanto, o ideal é definir senhas de acesso e efetuar backups periódicos dos arquivos.

Ao criar as senhas, o recomendado é ter cuidado onde elas ficarão armazenadas, para que não estejam frágeis e possam ser facilmente descobertas por alguém que esteja agindo de má-fé. Além disso, devido à lei geral de proteção de dados (LGPD), cada vez mais será necessário que as empresas invistam na segurança e na confidencialidade dos dados, tanto de seus colaboradores quanto dados externos de clientes e stakeholders.

7. Não atentar para o licenciamento do software

Cada software funciona de maneira distinta, por isso, é crucial entender qual o tipo da licença e o que ela engloba antes de realizar a implantação de sistemas na empresa. Afinal, todo esse processo envolve custos. Por isso, selecionar o tipo de licença ideal para a companhia é muito importante.

Existem inúmeros detalhes que devem ser pensados e considerados para realizar esse processo, portanto o cenário atual deve ser um fator relevante para definir a escolha da solução, porém o planejamento de longo prazo também é essencial.

8. Contratar uma empresa desenvolvedora sem a capacitação para o serviço

É provável que o maior erro a ser tomando em meio à implantação de sistemas é não pesquisar adequadamente na hora de escolher a empresa responsável pelo serviço, o que pode ocasionar dores de cabeça, como atrasos constantes na entrega do software, além da possibilidade de suas funções ficarem muito aquém do esperado quando ele finalmente for disponibilizado.

O melhor meio de evitar esses problemas é optando por empresas reconhecidas no mercado, capazes de demonstrar um histórico de serviços bem-sucedidos. É importante também avaliar seu suporte técnico para garantir um atendimento rápido em casos de emergências.

Embora a implementação de um sistema seja de fato uma tarefa delicada, se for devidamente planejada e executada, seus resultados tendem a ser os melhores. Entre seus frutos para companhias podemos citar um aumento real na produtividade e rentabilidade.

Agora que você já sabe como garantir uma implantação de sistemas bem-sucedida, entre em contato conosco, nossos colaboradores estarão disponíveis para auxiliar você a implantar um software de gestão de custos e a lhe orientar para fazer isso da melhor maneira possível.