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As 5 etapas para a elaboração de um projeto de gestão de custos

Mesa de reunião com tabelas e gráficos com as As 5 etapas para a elaboração de um projeto de gestão de custos / steps to preparing a cost management project

Prever e controlar custos e resultados é necessário para que a organização obtenha sucesso nos seus planos. Você sabe quais os passos de um projeto de gestão de custos bem executado?

Tendo em vista a importância do gerenciamento de custos, é hora de aprender como moldá-lo de acordo com as intenções da sua empresa. Antes de colocar a gestão efetivamente em prática, é dever do empreendedor elaborar as etapas do processo. Confira!

O que é um projeto de gestão de custos

Esse tipo de projeto tem como objetivo melhorar o gerenciamento dos mais diversos custos que a empresa tem para cada atividade, como ações de marketing, tarefas administrativas, atividades operacionais e investimentos variados.

Dentro do projeto, por gestão entende-se calcular, controlar e alocar todos os gastos mapeados dentro dele. Para isso, é necessário passar por algumas etapas, como planejamento, execução, mensuração de resultados e outras — que abordaremos no próximo tópico.

As 5 etapas de um projeto de gestão de custos

1. Definição dos objetivos

Todo projeto desenvolvido nas organizações deve atender a algum propósito específico. Esse propósito precisa ser definido antes do início do projeto, pois as metas guiarão todas as etapas subsequentes de implementação. Neste momento, para as definições, é preciso responder a questões como:

  • seria a análise de Custos e Resultados por Produtos ou Serviços?
  • talvez por Clientes e Canais?
  • por Mercados?
  • por Agências ou Segmentos (no caso de bancos)?
  • quem sabe Projetos ou uma mescla/combinação das dimensões mencionadas?
  • talvez o entendimento da capacidade instalada x ociosidade na organização ou mesmo um projeto de redução de custos?

Esta definição é fundamental e será praticamente uma bússola que guiará a implementação como um todo.

Neste momento devemos, além de definir os Objetivos do Projeto e os Objetos de Custos a serem desenvolvidos, também começar a elaborar um estudo preliminar das análises que serão requeridas após o projeto, assim como sua profundidade e granularidade.

2. Mapeamento de processos

Mapear um processo, na linguagem corporativa, significa desenhar o fluxo das suas atividades, inputs e outputs. O mapeamento é um desenho do atual estado do seu processo, para que você seja capaz de enxergá-lo por completo e consiga otimizá-lo.

Vendo o seu processo nessa lente panorâmica, fica mais fácil fazer as melhorias necessárias antes de colocá-lo em prática, evitando surpresas desagradáveis no decorrer da atividade.

Os processos têm objetivos específicos na realidade da sua companhia. Quando esses processos são levados em conta dentro do conjunto de atividades da empresa e, sobretudo, quando se demonstra o impacto destes processos para cada Objeto de Custo previamente determinado, análises muito interessantes são apresentadas.

3. Identificação de inputs de modelagem

Os inputs, também chamados de entradas, referem-se a qualquer elemento de partida de uma modelagem de custos e resultados. Podem ser centros de custos e contas contábeis (trazidos diretamente da Contabilidade ou do ERP), ficha técnica/matérias-primas, receitas e outras informações.

Um input pode ser um valor financeiro ou não-financeiro, algo relacionado a volumes ou quantidades, além de regras de negócios ou direcionadores que estarão presentes em todas as alocações de custos pelo modelo.

Estas informações influenciam os processos e ajudarão a conceber um gerenciamento de custos eficiente e condizente com a realidade da organização.

4. Geração de cálculos, relatórios e outputs

Um bom modelo de custos permite aos gestores uma rápida geração de relatórios e uma análise de custos e resultados de forma simples.

Análises de rastreabilidade de custos são fundamentais para entender qualquer elemento do modelo com seus respectivos inputs e outputs. Um bom modelo é aquele que, entre outros, permite que se gaste pouco tempo com sua manutenção, liberando os gestores para estudar, permanentemente, como sofisticá-lo para que possa cada vez mais atender às necessidades da organização.

Fundamental também é a capacidade de simular e criar cenários básicos e avançados de negócios. Estas simulações precisam ser feitas sem demandar um esforço enorme dos gestores, mas para que isto seja uma realidade, um bom modelo de custos e resultados deve ser concebido.

5. Evolução e melhora permanente

As organizações são dinâmicas e suscetíveis a mudanças estruturais de forma bastante frequente. Desta forma o modelo de custos e resultados é praticamente um organismo vivo, que deve se adaptar às mudanças e rapidamente refletir a realidade da operação da organização.

Além disto, é importante trabalhar sob o trinômio “Medir – Gerenciar – Melhorar”, onde a melhoria permanente aparece como um componente importante para uma modelagem estratégica.

É muito importante que os gestores entendam que o processo de modelagem de custos e resultados não é estático e deve estar em permanente melhoria dentro das organizações, de forma a permitir que mesmo decisões complexas de negócios sejam tomadas de modo simples — através de uma modelagem coerente e dinâmica.

Vantagens de um projeto de gestão de custos

Aumento da lucratividade

Enxugando a estrutura de custos com eficiência, naturalmente se gasta menos para entregar os produtos ou serviços aos clientes. Consequentemente, o lucro obtido nos negócios fechados aumenta, pois mais ganho líquido sobra a cada novo fechamento.

Ainda que não seja possível modificar a estrutura de gastos operacionais, a fim de não prejudicar a qualidade das soluções entregues, se outras despesas forem reduzidas, menos dinheiro sai do fluxo de caixa mês a mês.

Aumento da competitividade

Reduzir os custos permite, também, reduzir os valores cobrados dos clientes, ou não aplicar reajustes previstos — caso isso não se mostre negativo para as finanças. Logo, a competitividade aumenta em relação à concorrência devido ao fator preço.

E mesmo que os preços não sejam reduzidos, mais lucro e sobras pela diminuição da estrutura de custos gera mais disponibilidades para a empresa investir em melhorias e departamentos de marketing e vendas — que atuam para aumentar a fatia de mercado obtida.

Redução de riscos

A empresa não tem disponibilidade para investir em marketing e vendas? Corre o risco de estagnar.

A lucratividade está muito baixa pelos altos gastos? Corre o risco de falir.

Não tem condições de investir em melhorias nas suas soluções? Corre o risco de perder clientes para a concorrência.

Além desses exemplos, poderíamos citar mais uma série de riscos que empresas sem despesas bem gerenciadas podem sofrer. E assim como os já citados, outros riscos também são reduzidos após o sucesso na execução de um projeto de gerenciamento.

Acerto na precificação

Precificar produtos ou serviços para um alto valor pode tirar competitividade e atrapalhar o crescimento da base de clientes. Por outro lado, diminuir os valores pode não permitir que a organização consiga gerar resultados líquidos, o que ameaça o capital de giro e sua continuidade.

A formação de preço não serve apenas para ofertar soluções ao público e gerar faturamento, o que, na prática, não significa bons resultados se não gerar lucro. Uma precificação correta precisa de equilíbrio entre oferta ao mercado e margem de contribuição — aquela que permite pagar os gastos e aumentar o caixa positivo.

Sem os custos bem geridos, o cálculo dos preços é feito às cegas e não se sabe exatamente se as vendas os cobrem e dão lucro, a não ser que a decisão seja de ter o maior preço do mercado sem estratégia.

Você sabe quais são os principais desafios de uma redução dentro de um projeto de gestão de custos? Então, baixe agora mesmo nosso e-book sobre os 7 maiores desafios da redução de custos eficiente e conheça-os!