Prever e controlar custos e resultados é necessário para que a organização obtenha sucesso nos seus planos. Você sabe quais os passos de uma gestão de custos bem executada?

Tendo em vista a importância do gerenciamento de custos, é hora de aprender como moldá-lo acordo com as intenções da sua empresa. Antes de colocar a gestão efetivamente em prática, é dever do empreendedor elaborar as etapas do processo. Confira!

Definição dos objetivos do projeto

Todo projeto de gestão de custos desenvolvido nas organizações deve atender a algum propósito específico. Esse propósito precisa ser definido antes do início do projeto, porque as metas guiarão todas as etapas subsequentes de implementação. Seria a análise de Custos e Resultados por Produtos ou Serviços? Talvez por Clientes e Canais? Por Mercados? Por Agências ou Segmentos (no caso de bancos)? Quem sabe Projetos ou uma mescla/combinação das dimensões mencionadas? Talvez o entendimento da capacidade instalada x ociosidade na organização ou mesmo um projeto de redução de custos? Esta definição é fundamental e será praticamente uma bússola que guiará a implementação como um todo.

Neste momento devemos, além de definir os Objetivos do Projeto e os Objetos de Custos a serem desenvolvidos, também começar a elaborar um estudo preliminar das análises que serão requeridas após o projeto, assim como sua profundidade e granularidade.

Mapeamento de processos

Mapear um processo, na linguagem corporativa, significa desenhar o fluxo das suas atividades, inputs e outputs. O mapeamento é um desenho do atual estado do seu processo, para que você seja capaz de enxergá-lo por completo e consiga otimizá-lo.

Vendo o seu processo nessa lente panorâmica, fica mais fácil fazer as melhorias necessárias antes de colocá-lo em prática, evitando surpresas desagradáveis no decorrer da atividade.

Os processos têm objetivos específicos na realidade da sua companhia. Quando esses processos são levados em conta dentro do conjunto de atividades da empresa e sobretudo quando se demonstra o impacto destes processos para cada Objeto de Custo previamente determinado, análises muito interessantes são apresentadas.

Identificação de inputs de modelagem

Os inputs, também chamados de entradas, referem-se a qualquer elemento de partida de uma modelagem de custos e resultados. Podem ser centros de custos e contas contábeis (trazidos diretamente da Contabilidade ou do ERP), ficha técnica/matérias-primas, receitas e outras informações.

Um input pode ser um valor financeiro ou não-financeiro algo relacionado a volumes ou quantidades, além de regras de negócios ou direcionadores que estarão presentes em todas as alocações de custos pelo modelo. Estas informações influenciam os processos e ajudarão a conceber um gerenciamento de custos eficiente e condizente com a realidade da organização.

Geração de cálculos, relatórios e outputs

Um bom modelo de custos permite aos gestores uma rápida geração de relatórios e uma análise de custos e resultados de forma simples. Neste momento análises de rastreabilidade de custos são fundamentais para entender qualquer elemento do modelo com seus respectivos inputs e outputs. Um bom modelo é aquele que, entre outros, permite que se gaste pouco tempo com sua manutenção liberando os gestores para estudar permanentemente como sofisticá-lo para que possa cada vez mais atender às necessidades da organização.

Fundamental também é a capacidade de simular e criar cenários básicos e avançados de negócios. Estas simulações precisam ser feitas sem demandar um esforço enorme dos gestores, mas para que isto seja uma realidade um bom modelo de custos e resultados deve ser concebido.

Evolução e melhora permanente

As organizações são dinâmicas e suscetíveis a mudanças estruturais de forma bastante frequente. Desta forma o modelo de custos e resultados é praticamente um organismo vivo, que deve se adaptar às mudanças e rapidamente refletir a realidade da operação da organização. Além disto é importante trabalhar sob o trinômio “Medir – Gerenciar – Melhorar” onde a melhoria permanente aparece como um componente importante para uma modelagem estratégica. É muito importante que os gestores entendam que o processo de modelagem de custos e resultados não é estático e deve estar em permanente melhoria dentro das organizações, de forma a permitir que mesmo decisões complexas de negócios sejam tomadas de modo simples através de uma modelagem coerente e dinâmica.