A busca pela eficiência e qualidade costuma guiar as metas das companhias. No entanto, em alguns casos, não é claro o caminho que deve ser percorrido para alcançá-la. A gestão por processos costuma ser a escolha mais adequada.

Muitos empreendedores e gerentes acreditam que apenas modelos de negócios que já surgiram digitalizados podem aprimorar seus processos e que, nos negócios que nasceram analógicos, a modernização se resume à troca de equipamentos. Esse é um erro grave de percepção.

Este artigo irá ajudá-lo a entender quais são os passos que sua empresa deve dar para ter êxito na gestão por processos. Vamos lá?

Definindo os passos

Antes de mais nada, é importante esclarecer sobre o que se trata a gestão por processos. Esse conceito tem como objetivo aperfeiçoar cada processo envolvido na produção ou execução de um produto ou serviço, a fim de gerar eficiência e economia à empresa.

Mapeando os processos

Conhecer os processos é fundamental. Por isso, antes de mudar algo em sua empresa mapeie todos os processos. Desse modo, conhecendo-os, será possível mensurar a eficiência de cada um.

Não se deve ignorar nenhum processo, por menor que ele possa parecer. Quando somados os seus custos às operações da empresa, ou quando calculada a sua operação anual, por exemplo, fica evidente que os recursos destinados não são insignificantes.

Medindo os indicadores de desempenho

Ao definir indicadores de desempenho para os processos, o administrador poderá avaliá-los de forma clara. No entanto, seja prudente e eleja números que possam ser alcançados.

aperfeiçoamento da gestão por processos só será possível atingindo os indicadores de desempenho propostos pela equipe responsável.

Esses indicadores podem estar ligados à economia de recursos, ao aumento da produtividade, à diminuição do retrabalho, à queda dos acidentes no posto de operação etc. Cabe aos administradores definir os indicadores de acordo com a realidade de seu negócio.

Treinando os colaboradores

Processos podem estar intimamente ligados à cultura da empresa, por essa razão, alterá-los pode significar ter que mudar o comportamento dos funcionários frente às suas atividades.

Por exemplo: alterar o processo de atendimento pós-venda, por meio de um novo sistema de atendimento, exigirá treinamento sobre a ferramenta, mas isso pouco adiantará se os colaboradores perpetuarem antigos vícios de linguagem.

Por essa razão, dedique um período para a adaptação dos funcionários aos novos processos.

Aperfeiçoando e eliminando os processos

Durante a aplicação da gestão por processos, a equipe responsável pode concluir que alguns processos não podem ser aperfeiçoados, seja porque se tornaram obsoletos ou seja porque essa adaptação seria muito cara, sendo mais vantajoso à companhia sua substituição.

Não há problemas. Uma das principais vantagens dela é a autoanálise que ela obriga o negócio a realizar. A eliminação de processos significa modernização às operações — algo saudável e necessário.

Lembre-se de que a gestão por processos é recomendada a todas as empresas, independentemente do segmento ou porte.

Agora que você entendeu um pouco mais sobre a gestão por processos, comece a planejar sua execução dentro do seu empreendimento.