A gestão de custos é um ponto fundamental para o planejamento empresarial.Sem uma boa análise e um bom gerenciamento dos investimentos e das finanças internas da empresa, fica impossível predizer quanto custou e qual produto, serviço, cliente ou canal é realmente rentável.

Muitas empresas tendem a utilizar planilhas do Excel, ou softwares de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), que atendem à demanda da empresa até um certo nível de exigência de precisão das análises de custos. Porém, quando uma maior acurácia das informações e flexibilidade passa a ser necessária — e o tempo de busca e análise dos dados têm que ser diminuídos – um software de gestão de custos, com maior detalhamento, mais praticidade e flexibilidade passa a ser imprescindível.

Neste post, selecionamos algumas informações sobre o assunto. Se você quer saber por que deve investir em um software de gestão de custos, continue a leitura!

Por que investir em um software de gestão de custos?

Em muitos casos organizações de diversos portes fazem análises de custos utilizando simples planilhas. Apesar da facilidade de uso a criação de um modelo em Excel apresenta diversos desafios quanto à flexibilidade da modelagem, segurança da informação, falta de componentes para rastrear os custos e executar simulações de cenários; invariavelmente o usuário acaba dedicando muito esforço braçal na manutenção e pouco esforço intelectual no aprimoramento constante da modelagem executada. Para complicar não raro nos deparamos com clientes que constroem verdadeiros sistemas integrados em planilhas com centenas e muitas vezes milhares de planilhas vinculadas.

Um relatório recente da companhia Ernst&Young (EY) atestou que “a modelagem de custos em planilhas somente pode ser feita com modelos muito simples e mesmo estes modelos simples podem apresentar grandes restrições quanto às capacidades de análise e tomada de decisão, não sendo assim recomendado”

Com a utilização de um software de gestão de custos, você terá as ferramentas e componentes necessários para organizar e controlar, de maneira simples, todos os custos da empresa. Análises complexas como análise dos custos de capacidade/ociosidade, rentabilidade por Produtos, Serviços, Clientes e Canais, detalhamento dos esforços por Processos e tantas outras podem ser feitas de modo simples com uma ferramenta adequada e construída especificamente para este fim.

Como calcular os custos de forma correta?

Uma dificuldade constantemente encontrada nas empresas é apurar corretamente os custos sobretudo quando se há diversidade de produtos, serviços, clientes e canais. Além disto o aumento progressivo dos gastos administrativos e overhead em geral fazem com que esta apuração seja um verdadeiro desafio em qualquer tipo de organização. Alocações de custos utilizando regras simples como volume ou faturamento podem ter funcionado no passado quando estes gastos administrativos não eram significativos, mas no ambiente atual onde é necessária uma maior precisão isto não mais funciona de maneira adequada.

Em geral as empresas têm certeza quanto ao gasto total, faturamento total e resultado total, mas quanto corresponde exatamente a cada um destes produtos, serviços, clientes e canais? Utilizar regras de negócios e chaves de alocação de custos que correspondam à realidade e respeitem uma relação de causa e efeito é fundamental para dar maior acuracidade neste cálculo. Questões como alocações recíprocas onde áreas administrativas trocam custos entre si (exemplo: RH presta serviços para Sistemas e para Produção; Sistemas presta serviços para RH e para Produção) e a necessidade de se entender exatamente o custo destas áreas de apoio que impactaram os custos de Produtos, Clientes e Canais fazem com que esta apuração feita em simples planilhas não produza os resultados necessários a uma boa gestão.

Como fazer o controle de custos de processos?

Em geral as organizações já fizeram ou estão fazendo algum estudo de mapeamento de processos a fim de reduzir ineficiências, diminuir o retrabalho e documentar as práticas. Entretanto quanto custou exatamente uma tarefa, atividade ou processo? Quanto destes custos são próprios e inerentes ao Processo em si e quanto foi recebido por demandar as Áreas de Apoio? Mais, quanto destes custos contribuíram para os vários Produtos, Serviços e Canais de nossa empresa? Estas são algumas questões que são atendidas através de um software de gestão de custos.

Além disso, também é possível gerar gráficos de maneira rápida, selecionando os dados de interesse, o que facilita a leitura de informações cruciais para a tomada de decisão quanto a Custos e Rentabilidade.

Como analisar indicadores, fluxogramas e rastreamento de custos?

Outra forma eficiente de se controlar os custos é através do uso de indicadores. Nos softwares de gestão de custos, eles estão completamente integrados, facilitando o controle geral dos gastos.

Além disso, é possível controlar como diferentes áreas da empresa impactam nos custos, gerando fluxogramas e detalhando as contribuições de cada departamento.

Outra ferramenta disponível é o rastreamento de custos, que permite ao gestor regredir no Produto, analisando o impacto de diferentes tarefas nos custos deste Produto e realocando investimentos ou custos, otimizando o processo como um todo.

Se você é gestor e identifica que é necessário tomar decisões mais eficazes financeiramente — em um menor espaço de tempo e de maneira estratégica para a sua empresa —, a incorporação de um software de gestão de custos à empresa é, sem dúvidas, uma ótima opção.