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O que é ciclo PDCA e quais são os seus benefícios?

O que é ciclo PDCA e quais são os seus benefícios?

Se você precisa otimizar os custos e o tempo que gasta na gestão financeira da sua empresa, o ciclo PDCA (Plan — Do — Check — Act) pode ser o seu aliado. Esse método é indicado pela ISO 9001:2015 e tem como principal objetivo tornar o trabalho de gestores mais rápido, simples e eficiente, não importando o porte ou segmento do negócio. Para isso, são utilizadas quatro etapas que precisam ser seguidas a fim de obter os melhores resultados.

O objetivo deste artigo é apresentar o que é e como funciona o método pdca. Sendo assim, vamos apresentar quais são as suas etapas de desenvolvimento e as vantagens de implementar esse ciclo na sua gestão. Acompanhe!

O que é o ciclo PDCA?

Toda organização que deseja se manter competitiva e perene no mercado onde atua precisa continuamente lançar mão de esforços e técnicas que confiram a ela maior poder de diferenciação e eficiência na utilização dos seus recursos produtivos.

O PDCA é um método utilizado em empresas de todos os portes para melhorar e otimizar a gestão por meio do controle das atividades e processo produtivo de forma contínua. Assim, é possível padronizar as informações e diminuir os erros que têm influência direta com a tomada de decisões. Para tal, o ciclo PDCA consiste em quatro etapas:

  1. Plan (planejar): Estágio de análise e implementação de um plano. Para isso, deve-se identificar um problema e avaliar os processos envolvidos. Também é preciso ter em mente os objetivos e os deadlines de cada tarefa. O escopo de atuação precisa ser bem estabelecido, bem como as atribuições e responsabilidades de cada um dos envolvidos.
  2. Do (fazer): Colocar os planos e estratégias do passo anterior em prática. É importante que a execução do projeto esteja de acordo com o que foi planejado, cabendo principalmente aos gestores assegurar o cumprimento de todo plano de ação estabelecido anteriormente.
  3. Check (verificar): Estágio em que deve ser verificado o andamento e resultados já conquistados. Nesta fase é importante adotar indicadores que representem de maneira mais objetiva e de fácil compreensão quais foram os resultados obtidos em cada tarefa.
  4. Act (agir): Também conhecido como etapa de correção. É o momento de analisar as possíveis falhas e necessidades de manutenções no projeto identificando pontos de melhoria, ineficiências e falhas processuais, adotando medidas de intervenção nesse sentido.

Como o ciclo PDCA é implementado nas empresas?

O ciclo PDCA pode ser implementado em empresas de todos os portes para a execução de projetos simples ou complexos. Além de proporcionar benefícios contínuos para a sua gestão, é de fácil adaptação e implementação. No entanto, é indicado que os seus colaboradores passem por um treinamento para que todos estejam alinhados quanto ao ciclo PDCA e suas etapas. Aqui é importante destacar a importância dos cursos e treinamentos voltados a qualificação profissional.

Tais recursos são ferramentas excelentes que os gestores possuem à sua disposição para disseminar melhores práticas de trabalho entre os membros da equipe, aumentando a produtividade potencial e reduzindo a recorrência de erros e outros hábitos pouco eficientes. Após isso, é preciso criar a “cultura” de se usar esse método em todos os processos, mesmo que alguns funcionários apresentem certa resistência. Para tanto, basta ter um plano e colocá-lo em prática seguindo rigorosamente os quatro passos citados.

Também é preciso entender que o PDCA é um ciclo, ou seja, a maioria dos projetos passará por todas as etapas, por diversas vezes. No mais, não se esqueça de mensurar e registrar constantemente os resultados. Apostar neste método pode ajudar a entender um problema da sua empresa e como ele deve ser solucionado de forma eficiente.

Quais são as vantagens?

Em um mercado cada vez mais competitivo, a busca pela excelência deve ser constante para que a sua empresa se destaque no meio de tantas outras. Nesse processo é que o ciclo PDCA se faz tão importante, pois, além de melhorar os resultados, proporciona outras vantagens.

O ciclo PDCA tem como principal característica a melhoria contínua. Dessa forma, os projetos implementados terão seguimento e não morrerão no papel. Por ter uma etapa de verificação, você consegue corrigir falhas a tempo, antes que causem prejuízos financeiros.

Maior eficiência e eficácia

Um dos benefícios de destaque desse método é a confiabilidade e maior eficiência na execução de projetos e atividades dentro de uma empresa, permitindo melhor planejamento no desenvolvimento de estratégias e detecção de falhas

Um dos aspectos chave para o sucesso de qualquer empreendimento é a sua capacidade de desenvolver a sua produção a fim de torná-la cada vez mais eficiente, ou seja, fazer mais com menos, aumentando o desempenho, reduzindo custos, otimizando a produtividade e ampliando os ganhos. Tudo isso pode ser trabalhado por meio da aplicação e monitoramento constante do ciclo pdca.

Melhora contínua dos processos

O ciclo PDCA oferece melhoria contínua, justamente por funcionar de maneira cíclica. Cada parte do seu projeto ou atividade passará por diversas vezes pela mesma etapa, garantindo que erros possam ser corrigidos e adaptados às necessidades e real situação da corporação.

Outro benefício da melhoria contínua proporcionada pelo ciclo pdca é o aumento gradual da percepção de valor que o mercado possui dos produtos e serviços oferecidos pela empresa. Com processos aprimorados é possível para a empresa almejar e conquistar uma participação de mercado (market share) cada vez maior, ganhando a preferência, o engajamento e a fidelização do seu público.

Facilita a tomada de decisão dos gestores

Boa parte do tempo dos proprietários ou administradores das empresas é utilizado para a execução e monitoramento dos resultados do seu planejamento, o que envolve atividades, escolhas e decisões cruciais para o sucesso do seu negócio.

Nesse sentido, ciclo pdca é um aliado fundamental por permitir obter informações valiosas que servirão de base e referência analítica para a tomada de decisões cada vez mais assertivas e racionalmente sustentadas, proporcionando ao negócio uma melhora crescente dos seus processos produtivos e também dos seus resultados.

Melhora o gerenciamento de riscos do projeto

Quando aplicado de maneira bem estruturada, mantendo a identificação, controle e monitoramento de todas as características do projeto e de cada etapa, os possíveis riscos são ampliados, permitindo que sejam gerenciados para reduzir os impactos negativos no plano proposto.

Antever situações de risco potencial ajuda na adoção de medidas de proteção e prevenção, tornando ciente todos os envolvidos no projeto dos cuidados que precisam ser tomados em cada etapa do projeto. Dessa forma, é possível fomentar na equipe de colaboradores comportamentos proativos, visualizando e se precavendo de cenários desfavoráveis antes que eles ocorram, e não meramente reativos contra situações que já se manifestaram.

O ciclo PDCA se adapta facilmente a qualquer tipo de empresa, não importando o seu porte ou segmento de atuação. Indústrias, varejistas e até prestadoras de serviços podem ser beneficiados se aplicarem cada uma das etapas descritas ao longo do artigo.

Os princípios presentes no método proporcionam um potencial quase ilimitado de crescimento, pois as ações de análise de resultados e verificação dos pontos de melhoria levam a organização a uma cultura de excelência. Apesar da simples adaptabilidade e aplicabilidade, os gestores conseguem otimizar o tempo na execução de tarefas e projetos e entregar melhores resultados.

Percebeu como alguns métodos simples como o ciclo pdca podem ser muito eficazes? Aproveite e compartilhe conosco a sua experiência no gerenciamento de projetos. Já utiliza esse método em sua gestão? Aproveite para compartilhar este conteúdo em suas redes sociais e contribua para que mais pessoas tenham acesso a este conteúdo.