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4 dicas para otimizar a elaboração de relatórios gerenciais

3 pessoas em reunião com papéis e caneta analisando e conferindo relatórios gerenciais

Já dizia o ditado: tempo é dinheiro. Na rotina corrida em que vivemos atualmente, principalmente dentro das grandes corporações, onde tudo tem que ser imediato, economizar tempo na elaboração de relatórios gerenciais é fundamental.

Os relatórios gerenciais são documentos utilizados para apoiar a tomada de decisão dentro das organizações e, por isso, devem possuir dados confiáveis e atualizados, sendo gerados rapidamente — no caso de uma crise ou problema.

Sendo assim, elaboramos uma lista com algumas dicas de otimização para a elaboração dos seus relatórios. Dessa forma, você pode se dedicar mais ao planejamento estratégico da empresa e obter melhores resultados. Acompanhe!

Determine o que é importante acompanhar

Não adianta pegar todos os números da empresa e colocar no relatório! Isso só vai fazer o report ficar confuso e você vai acabar perdendo a precisão dos dados. Relatórios gerenciais precisam trazer as informações mais importantes para os colaboradores e para a diretoria.

Portanto, antes de se dedicar a elaborá-lo, gaste um tempo pensando em quais dados vão compor o seu report. Lembre-se de incluir aqueles que possuem maior impacto no sucesso do negócio.

Tenha ferramentas integradas

A base de um relatório gerencial são números confiáveis, não é mesmo? Mas como conseguir isso se a empresa conta com sistemas falhos, complicados, que não conversam entre si e dificultam a extração dos dados?

Além de perder em qualidade, um relatório feito com base em informações de sistemas assim também leva a uma perda de tempo na verificação dos números apresentados. Por isso, invista em uma ferramenta que descomplique essa tarefa, otimizando o processo de elaboração do seu report.

Defina o método de análise

Agora que você já definiu quais dados vai coletar e implantou um sistema confiável que vai suportar essa coleta, é a vez de definir como analisar os números extraídos. Um dos métodos que podem ser utilizados segue as seguintes etapas:

  • Definição do escopo do documento, constando o que vai ser acompanhado, apresentado e o porquê.
  • Decisão de quais dados vão ser coletados.
  • Análise da visão macro do negócio para depois analisar a visão micro.
  • Verificação de quais resultados foram bons e quais foram ruins, dando diferentes destaques para cada um.
  • Criação do formato de apresentação do relatório.

Com esse processo bem definido, criar seu report vai ser algo natural e automático.

Use uma linguagem clara

Uma última dica, mas que também é muito importante: utilize uma linguagem clara e objetiva. Relatórios gerenciais devem ser bem escritos e fáceis de entender, já que a rotina organizacional se torna cada vez mais dinâmica.

Por isso, investir em elementos visuais, como gráficos, é muito importante. Eles facilitam a leitura das tendências, dos indicadores e dos dados, apoiando uma tomada de decisão mais assertiva.

Seguindo os passos acima é possível criar relatórios gerenciais bem elaborados no menor tempo possível, garantindo uma vantagem competitiva para a empresa. Mas, cuidado: lembre-se de utilizar sistemas que garantam dados confiáveis e ajudem você a ganhar tempo com informações mais acessíveis.