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Padronização de processos: saiba como fazer e quais os benefícios

Padronização de processos: saiba como fazer e quais os benefícios

Por mais que o setor financeiro, e bancário como um todo, tenha particularidades em sua gestão, há departamentos e tarefas que seguem a mesmas especificidades de qualquer tipo de negócio. Um desses aspectos é a padronização de processos.

Muitos gestores acreditam que organizar atividades, automatizar setores e documentar tudo o que é feito são medidas que impactam somente no planejamento e organização da empresa.

No entanto, a padronização de processo vai além, pois permite ampliar os resultados da corporação por meio da potencialização da lucratividade e redução de custos desnecessários. Se a empresa na qual você atua está parada no tempo e deixa a desejar nos indicadores, veja como a padronização pode ajudar.

Entenda o que é padronização de processos e porque implantar

A padronização de processos é a tarefa de unificar os procedimentos de uma empresa, de modo que sejam criados padrões e scripts sobre as mais variadas atividades de uma empresa. Para isso, todos os envolvidos no funcionamento do negócio devem seguir essas orientações.

O objetivo principal desse método é garantir que todas as tarefas e documentos sejam tratados da mesma maneira, mesmo que executados por diferentes pessoas e departamentos. Assim, qualquer colaborador poderá compreender o que foi feito, como, onde e quando.

Padronizar e unificar processos é uma estratégia que assegura o padrão de qualidade da sua empresa, sem flexibilidade e sem oscilações, independentemente do setor ou responsável pela função, principalmente quando o negócio tem filiais.

Aliás, é muito comum empresas perderem clientes, e dinheiro, porque foram bem atendidos em uma filial, mas, em outra, o relacionamento foi inferior.

Na administração isso também acontece, pois as informações devem ser tratadas de maneira integrada e sistêmica, quando isso não é feito, tudo começa a se desalinhar.

Veja como implantar a padronização de processos

A padronização de processos não é uma estratégia que será colocada em prática do dia para noite, já que é necessário preparar a equipe e procedimentos internos. Entenda como isso deve ser feito.

Faça um mapeamento de processos

Mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para descrever e identificar todo o fluxo de trabalho de uma empresa. Com isso, todos os envolvidos passam a compreender as etapas necessárias de cada tarefa, inclusive de outros setores e da alta administração.

Esse deve ser o seu primeiro passo ao implantar a padrões nos procedimentos, pois durante o mapeamento, gargalos podem ser identificados e definidas novas formas de trabalho.

Para isso, podem ser utilizados:

  •  fluxogramas básicos: permite a visualização das etapas de um processo;
  • mapas detalhados: mostram visões detalhadas de um processo e subprocessos;
  •  fluxogramas multifuncionais: além das etapas, fornece informações de tarefas, equipes e departamentos relacionados.

Envolva todas as equipes

Muito se fala em encontrar funcionários engajados e que “vestem a camisa da empresa’, porém, na prática, gestores sabem que isso é um desafio. Grande parte da motivação e proatividade dos colaboradores é resultado de um bom ambiente laboral.

Para engajar, manter os funcionários envolvidos com a organização e com a padronização de processos é necessário que os líderes sejam claros e transparentes em suas responsabilidades.

Assim conseguem definir metas realistas e que motivem a equipe, encontrem maneiras de conectar os membros do seu time e consiga investir e atuar tanto na qualificação dos colaboradores quanto no aprimoramento das capacidades e habilidades.

Além disso, é imprescindível que todas as equipes da corporação estejam alinhadas, já que qualquer desestruturação afeta a sua padronização, tarefas e, consequentemente, resultados.

Documente processos

documentação de processos é o registro e descrição de todas as etapas de um projeto, procedimento ou tarefa. Isso deve ser feito de maneira contínua para que possibilite identificar, corrigir e evitar falhas, gargalos e erros nas atividades da empresa, reduzir custos e melhorar a qualidade dos procedimentos.

Dependendo da complexidade da sua empresa — ou de acordo com o seu crescimento — a dificuldade em lidar com esse aspecto também aumenta. São mais etapas, pessoas e recursos envolvidos para que tudo funcione de maneira eficiente.

Nesse sentido, o hábito de documentar processos é parte indispensável da padronização de processos, sendo que ele funcionará como um roteiro para qualquer tipo de tarefa.

Para tanto, prefira o armazenamento em nuvem e desenvolva um modelo padrão que deverá ser respeitado em todos os processos e por todas as equipes.

Treine os colaboradores

É comum que colaboradores tenham dificuldades e deficiências em suas habilidades. Outro cenário é a mudança de processos na empresa. Ambas as situações podem ser resolvidas com treinamentos de qualificação e reciclagem.

Isso será importante para nivelar as suas equipes, alinhá-las aos objetivos da padronização de processos e da organização como um todo. Os treinamentos podem ser ministrados por alguém responsável da alta administração ou por meio da contratação de consultorias especializadas.

Faça análises e monitoramentos constantes

A padronização de processos, assim como qualquer mudança no modelo de gestão ou estratégia, deve ser constantemente monitorada. Para isso, é fundamental definir indicadores para fazer avaliações e análises, de maneira que falhas sejam identificadas e melhorias sejam aplicadas. Afinal, muitos processos devem ser adequados à rotina da sua empresa e do seu departamento.

A necessidade de um software

A redução de custos alcançada pela padronização de processos é uma consequência na diminuição de desperdícios, falhas, identificação de gargalos, aumento na produtividade de todos os setores e maior transparência das informações.

Tais resultados possibilitam o crescimento da empresa, maturidade de gestão e procedimentos mais alinhados às necessidades do negócio e de mercado. No entanto, para conseguir essa performance, é inevitável a implantação de um software voltado para gestão de custos e rentabilidade, gerenciamento de desempenho e análises estratégicas.

Somente por meio de ferramentas tecnológicas atualizadas, intuitivas e eficientes terá informações e dados para atuar no desenvolvimento do seu setor e da sua empresa, como um todo.

A padronização de processos vai além de somente definir um modelo de procedimentos e gerenciamentos. Essa é uma ferramenta que garante o nível de qualidade das tarefas, mesmo que sejam executadas por diferentes colaboradores e equipes. Dessa maneira, são eliminados vários bloqueios de crescimentos, como desperdícios e custos desnecessários.

Se o sistema da sua empresa não apresenta resultados, ou tem muitos processos manuais, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores para identificarmos a melhor solução.