Todas as empresas deveriam focar na busca pela eficiência, mas algumas ainda não entendem o que é eficiência operacional, de fato. Muitos empreendedores confundem eficiência simplesmente com o “bater a meta”.
Acreditam que, se a empresa conseguiu honrar seus compromissos, tanto os financeiros quanto com clientes, ela tornou-se competente, mas isso não é verdade. Neste post, ensinaremos como aumentar a eficiência operacional da empresa, listando algumas ações e pontos de atenção.
O que é eficiência operacional? Por que ficar de olho nesse termo é tão importante para a sua empresa? Descubra no nosso artigo!
O que é a eficiência operacional?
O conceito de eficiência operacional engloba a prática de tornar os seus processos (as atividades desempenhadas pela empresa, com o objetivo de chegar a um produto ou serviço final) melhores.
Por exemplo, um supermercado tem diversos métodos internos (de produção, de contratação, de vendas e de comunicação, por exemplo) e todos esses processos ajudam a empresa a atingir uma meta, como por exemplo vender seus produtos.
Mas mesmo que o supermercado esteja batendo suas metas de venda, isso não significa que ele tenha alcançado eficiência operacional. Uma má gestão do estoque pode deixar os produtos estragarem e gerar prejuízos à empresa.
Se o departamento de compras não identificar com eficiência os fornecedores ideais, o supermercado perderá a oportunidade de ter uma grande economia. Enfim, esses exemplos ilustram a importância de se conhecer bem a empresa, afinal, cada empreendimento terá sua própria realidade com relação aos seus processos.
Como ter eficiência operacional?
O empresário deve listar os processos da empresa e acompanhá-los, tendo como objetivo descobrir se eles estão sendo desempenhados de maneira correta (gerando lucro, possuindo qualidade e evitando desperdício para a empresa, por exemplo). Caso identifique falhas, deve-se estudar alternativas para melhorá-los.
Há prejuízos ligados à performance dos colaboradores?
Não é estranho que empresários acreditem que buscar eficiência operacional esteja diretamente ligado com demissões. Isso é um engano.
Caso a empresa identifique prejuízos ligados à performance dos colaboradores, deve-se ficar atento, pois o processo de contratação pode estar sendo feito de forma errada, ou seja, a empresa contrata pessoas erradas para as funções.
Além disso, a organização pode identificar a necessidade de criar ou melhorar o processo de treinamento dos funcionários. Buscar uma economia rápida, por meio de demissões, costuma ser uma saída pouco eficiente – demite-se a pessoa, mas não o processo ou atividade que ela desempenha (em muitos casos que não agrega valor à companhia e segue sendo desempenhado por outros colaboradores – não raro ficando sobrecarregados).
Isto sem falar que simplesmente demitir funcionários é uma solução temporária e que pode não se sustentar no médio e longo prazo. A estratégia de melhorar a competência operacional depende da análise dos resultados de cada setor da empresa e não um corte de gastos sem muito cuidado.
O empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio?
Buscar eficiência operacional consiste, em primeiro lugar, em conhecer a própria empresa. Além disso, o empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio e não apenas ao resultado.
Não se deve confundir aumentar a eficiência com corte de gastos, afinal, ela tem outros objetivos além de gerar economia, como por exemplo melhorar a produtividade da empresa. Por isso, associá-la com demissões é um erro.
Quais as vantagens de investir na eficiência operacional?
A busca pela eficiência operacional consiste em identificar problemas e criar soluções. De nada adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira e não tomar nenhuma ação para reverter isso.
O segredo está em entender que cada desafio encontrado é, na verdade, uma oportunidade de ser melhor a cada dia. Ainda que alguns valores precisem ser investidos, eles não devem jamais ser considerados custos. São investimentos que certamente trarão retorno.
Quando uma empresa oferece treinamento de pessoal, por exemplo, ela está capacitando as pessoas para que o serviço seja executado da melhor maneira. Uma equipe que tem uma boa comunicação tende a manter metas e expectativas alinhadas, fazendo com que todos trabalhem por um mesmo objetivo.
Os processos de compra e o departamento financeiro também podem ser impactados positivamente pela eficiência operacional. Dessa forma, os colaboradores otimizam seu tempo e a empresa ganha em produtividade.
Nem é preciso dizer que daí até aumentar os lucros e elevar seus patamares no mercado é apenas um passo.
Como conquistar essa eficiência?
Ainda que já tenha entendido por que deveria implantar a eficiência operacional em sua empresa, pode ser que você ainda se sinta um pouco perdido, sem saber exatamente por onde começar.
Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas dicas de ouro:
Estude a situação do negócio
Para corrigir processos insatisfatórios, é necessário, antes de mais nada, descobrir quais são esses processos. Só depois será possível melhorá-los.
Para fazer esse levantamento, o gestor deve conversar com as pessoas que chefiam departamentos e avaliar as condições da empresa no mercado em que atua. Só após alguns relatórios e reflexões é que se poderá chegar a uma conclusão.
Atente-se aos custos de produção
Toda produção gera um custo. Entretanto, é importante saber exatamente quanto cada processo demanda de recursos, mão de obra e tempo. Dessa forma, fica mais fácil identificar despesas fora da curva.
Uma vez identificadas, deve-se averiguar o motivo para buscar uma correção que permita reduzir custos sem perder em qualidade.
Mapeie as falhas do processo
Analisar cada processo, parte a parte, também permite a identificação de falhas. Elas precisam ser mensuradas e relacionadas para que fique claro onde devem acontecer as mudanças.
É claro que, teoricamente, tudo pode ser melhorado, mas você precisa saber o que deve priorizar na hora de corrigir problemas.
Descubra a origem das falhas
De nada adianta conhecer as falhas se não souber de onde elas derivam. Sempre que identificada uma falha, é importante averiguar qual a sua origem e porque ela vem ocorrendo.
Dessa forma, é possível corrigir o problema desde a sua raiz, evitando criar soluções ilusórias que só mascaram ineficiências no processo produtivo.
Use a tecnologia
Hoje em dia, existe ferramenta tecnológica para tudo. Você pode armazenar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais ampla da situação da companhia.
Realizar todo esse processo de forma manual, certamente demandaria um tempo muito maior, além de deixá-lo suscetível a falhas. É por isso que costumamos dizer que a tecnologia é uma ótima aliada na conquista da eficiência operacional.
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