Obter custo baixo dentro das organizações é uma grande vantagem para os negócios. No entanto, diante de um mercado volátil e competitivo, nem sempre é fácil responder à pergunta “como controlar e reduzir custos?”.
Controlar os custos tornou-se uma prioridade tão importante quanto melhorar o faturamento da empresa. Por esse motivo, realizar uma avaliação interna das despesas e compreender o funcionamento dos processos é o melhor caminho para identificar os gastos desnecessários e montar um programa eficiente que ofereça benefícios sustentáveis para o próprio negócio.
Contudo, cabe aos empreendedores a missão de encontrar as melhores estratégias de modo a reduzir custos e otimizar os processos de gestão empresarial. E essa redução significa obter maior flexibilidade para aproveitar as oportunidades do mercado.
Então, é essencial fazer investimentos e aproveitar as vantagens desse empreendimento. Entretanto, reconhecemos que diminuir despesas ainda é um grande desafio, por isso, selecionamos algumas dicas para ajudar nesse assunto. Confira!
Antes de fazer um plano de ação para reduzir os custos é necessário realizar uma avaliação das despesas de sua empresa. Uma vez levantados esses dados, inicie uma análise detalhada das mais relevantes (ou que apresentam maior representatividade) para as menos relevantes.
Essa análise permitirá identificar muitos gastos “escondidos” e que certamente estão impactando negativamente os resultados de sua organização. Por isso, conhecer cada despesa é essencial para apontar possíveis soluções.
Além disso, por meio desse gesto, será possível mensurar os principais gastos e aqueles que são desnecessários, ou seja, os que não agregam valor para a empresa. Lembre-se de que é impossível gerenciar o que não se pode medir.
Para fazer um controle correto sobre as despesas e conseguir reduzir gastos é importante visualizar as reduções por meio de análises de longo, médio e curto prazo.
Para isso, avalie alternativas de redução de custos dentro de um período de tempo maior. Dessa forma, sua empresa não corre o risco de se basear apenas em resultados de curto prazo — os quais não terão sustentação por muito tempo.
Avaliar somente as contas contábeis, ou centros de custos, não é suficiente para identificar possíveis gargalos e problemas nos processos de sua empresa. Por esse motivo, ao pensar em processos, muitas atividades são reveladas — como retrabalhos, duplicidades ou processos e ações executadas com baixo valor para a companhia e seus clientes.
O problema é que muitas empresas têm dificuldades em mapear e entender todos os processos envolvidos na produção dos seus produtos ou serviços. Concluir essa tarefa leva tempo e exige que o negócio se comprometa a avaliar o empreendimento.
É importante definir quais são os resultados ou produtos entregues na saída de cada processo, os seus componentes, fornecedores e limites. Como controlar e reduzir custos são tarefas que exigem informação, é necessário ter uma postura de atenção com relação aos processos internos.
Fazer uma negociação com os credores pode ser uma alternativa viável para conseguir controlar e reduzir custos. Por isso, faça acordos com fornecedores e negocie as melhores condições de pagamento a fim de que eles possam ser efetivados sem maiores consequências financeiras.
Além disso, repensar os contratos e realizar pesquisas de mercado para verificar os níveis de concorrência é uma estratégia que pode oferecer grandes chances de economia.
Por isso aperfeiçoe o seu setor de compras. Assim, esse departamento vai conseguir encontrar parceiros comerciais que ajudem a impulsionar seu negócio, mas que também não representem investimentos inviáveis.
Como controlar e reduzir custos pode fazer com que a empresa troque fornecedores, trabalhe para que uma possível mudança seja realizada com o devido planejamento. Isso evita que essa troca prejudique o fluxo de trabalho da empresa ou a qualidade do que é oferecido ao cliente.
Os ERPs — Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais — são soluções que permitem a integração de dados de toda a empresa. Porém, eles não oferecem todos os subsídios para uma gestão de custos eficiente, sobretudo quando desejamos entender o impacto dos custos indiretos nos diversos produtos e serviços.
A ferramenta também não permite modelar, de modo simples, análises de rentabilidade por clientes, canais ou regiões — tão fundamentais nos dias de hoje. Diante dessa demanda, empresas (como a MyABCM) oferecem ferramentas avançadas para a gestão de custos, rentabilidade e desempenho por meio de softwares desenvolvidos especificamente para esse fim.
Reduzir custos dentro de uma empresa é a melhor decisão, principalmente diante de um mercado volátil e seletivo. Essa decisão exige investimento em tecnologia adequada. E não basta apenas o desejo de realizá-la se a empresa não tem as ferramentas adequadas para essa missão.
Não há motivos para que um negócio absorva custos relacionados à contratação e folha de pagamento de setores que não são prioritários. Logo, ao trabalhar com mão de obra terceirizada, a empresa ganha eficiência, já que contrata uma parceira especializada naquele mercado para atendê-la.
Além disso, há mais liberdade para cobrar resultados e exigir o cumprimento daquilo que fora acordado em contrato. Ademais, o negócio consegue aproveitar o talento de seus gestores e profissionais de Recursos Humanos na gestão e capacitação dos colaboradores que são fundamentais para a atividade-fim da marca.
Como controlar e reduzir custos pede eficiência, a terceirização é uma alternativa perfeita para alcançar melhores resultados financeiros sem prejudicar as atividades internas.
Ainda que este tópico se pareça mais com um investimento do que com uma ação para cortar custos, lembre-se de que o retrabalho pode impactar negativamente os resultados de um negócio. Por isso, garanta que os seus colaboradores recebam o treinamento adequado após a contratação e que eles estejam aptos a desempenharem suas funções.
Além disso, caso identifique falhas e trabalhe para transformá-las em aprendizado, usando-as como cases em treinamentos internos. Dessa maneira, a empresa conseguirá entender como controlar e reduzir custos por meio de estratégias que mantenham sua equipe motivada e se sentindo valorizada.
Afinal, educar um profissional — fazendo com que a sua performance melhore — pode ser mais vantajoso para um empreendimento do que tentar contratar alguém que já tenha determinadas qualidades profissionais.
O avanço tecnológico pode também ser usado para combater desperdícios, desde os mais simples, como o consumo de recursos, até os mais complexos, como atividades desempenhadas de maneira inadequada.
Os custos desnecessários estão associados ao desconhecimento de uma empresa com relação ao que há de mais moderno no seu mercado, ao que poderia ser usado para fazer com que ela ganhasse eficiência.
Como vimos, responder à pergunta “como controlar e reduzir custos?” pede que os gestores estejam dispostos a avaliar suas empresas com um olhar cuidadoso, examinando os detalhes sem medo de terem que admitir que determinadas estratégias não trouxeram os resultados esperados.
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Muitas vezes, reduzir os custos da empresa acaba se tornando uma necessidade para o gestor. No entanto, é extremamente importante que ele saiba de que maneira fazer isso, afinal, essa iniciativa impactará as estratégias da empresa. Ao contrário do que muitos podem pensar, reduzir custos não significa algo ruim e nem sempre implica na demissão de colaboradores – podendo, inclusive, servir como estímulo para melhorar a eficiência da empresa.
Quer saber como reduzir custos sem impactar negativamente a empresa e afetar os colaboradores ou o clima organizacional da instituição? Então continue a leitura e acompanhe as nossas dicas!
O primeiro passo é identificar onde a empresa está desperdiçando recursos. Pequenos gastos, considerados insignificantes, podem representar uma grande economia ao empreendimento.
Eletricidade é um bom exemplo desse conceito. Por isso, verifique a eficiência dos aparelhos que utiliza em sua empresa. Trocá-los, por modelos mais econômicos, pode ser um bom investimento.
Empresas precisam de metas, e não apenas para incentivar o crescimento, mas também para mensurar a assertividade das decisões tomadas. Na hora em que o empreendedor tiver que decidir como reduzir custos, será necessário que ele opte por manter as estratégias que deram certo no passado, em detrimento daquelas que se mostraram equivocadas.
Uma boa fonte de informação é avaliar as metas que foram (ou não) alcançadas. Elas trarão dados valiosos.
Retrabalho é sinônimo de prejuízo. Se sua empresa possui grandes índices de retrabalho, investigue a causa. Em muitos casos, os colaboradores não receberam treinamento adequado e, por isso, não conseguem desempenhar a função com qualidade, desperdiçando sua jornada de trabalho e, em alguns casos, matéria-prima.
Em vez de iniciar um processo de contratação de pessoal — normalmente, algo caro — estude treinar os trabalhadores existentes. Além de ser mais barato, contribuindo para a redução de custos, essa iniciativa pode melhorar muito a produtividade da empresa.
Uma boa forma de descobrir como reduzir os custos é reavaliar os investimentos da empresa. Muitos negócios têm investimentos distantes da sua área de atuação. Em alguns casos, a taxa de retorno não é vantajosa, gerando apenas despesas para mantê-los.
Os investimentos de sua empresa, além de seguros, devem ser simples para administrar — desse modo, você economiza taxas e/ou custos com profissionais responsáveis por monitorá-los.
Além de melhorar o processo de compras, reunir-se com seus fornecedores pode ser uma oportunidade de descobrir como reduzir custos. Em muitos mercados, houve um aumento no número de empresas que podem ser consideradas como potenciais fornecedores. Cabe ao setor de compras avaliar a reputação dessas companhias — além de aspectos como logística de entrega e prazos de pagamento — para saber se é viável trocar de fornecedor.
O empreendedor deve estar atento às chances de como reduzir custos em sua empresa. Essa atitude, normalmente, resulta em melhora de processos e solidez financeira para o negócio. Não deve ser encarada de forma negativa, e muito menos associada à demissão ou diminuição na qualidade do produto final.
Trata-se de um avanço natural e constante, presente em empresas de sucesso. É necessário que o empresário tenha dados de seu negócio de forma organizada e segura, pois eles serão fundamentais na hora de traçar caminhos para desonerar os processos do empreendimento. Lembre-se: é impossível gerenciar o que não se consegue medir!
A crise que se instalou na economia do país atingiu os ganhos de muitas empresas. Nesse cenário de incertezas, é papel de um bom administrador reavaliar o negócio, buscando estratégias para reduzir custos, que, ainda, ajudam a aumentar o lucro. Assim, é possível passar por esse período de turbulências sem grandes impactos financeiros na organização.
Porém, isso deve ser feito com a concepção de um programa organizado e planejado. Tenha em mente que diminuir os gastos não significa simplesmente sair cortando-os de forma desordenada. É preciso entender a natureza de cada despesa e como ela está relacionada às vendas e aos lucros da empresa. Sendo assim, criamos este post com dicas de como reduzir custos de maneira inteligente e, além disso, aumentar os lucros do seu negócio. Confira!
Identifique todas as despesas durante, pelo menos, os últimos seis meses. Depois de uma análise criteriosa, estabeleça metas de redução para cada item. Essa ação é denominada previsão de custos e deve ser feita mensalmente.
Além disso, os gastos da empresa devem ser acompanhados regularmente, comparando a previsão à quantidade efetivamente gasta mês a mês e verificando se a meta está sendo atingida. Caso a resposta seja negativa, deve ser feita uma análise sobre os possíveis motivos que estão dificultando o alcance dos objetivos.
Um grande volume de vendas não significa, necessariamente, uma grande lucratividade. Muitas vezes, um aumento no número de vendas pode criar a impressão de prosperidade, enquanto, “por trás dos panos”, as despesas estão consumindo o lucro.
Para conquistar resultados reais, é preciso que o dinheiro gasto seja usado de forma eficiente. Isso pode ser alcançado aumentando o ticket médio — valor médio de compra por cliente —, otimizando o ROI (retorno sobre o investimento) das suas campanhas e, também, aprimorando seus procedimentos e métodos internos.
Ao analisar seus custos, use porcentagens em vez de quantias de dinheiro. Isso porque, se suas vendas aumentarem, mas a quantia gasta com determinada despesa permanece a mesma, esse custo passa a representar uma porcentagem menor do volume de vendas. E quando você diminui a porcentagem dos seus custos, está aumentando a de lucros.
Por outro lado, se o seu volume de vendas permanecer o mesmo, você pode aumentar os lucros ao reduzir custos de um item específico. Dessa forma, você pode trabalhar com esses dois objetivos: diminuir despesas específicas e aumentar a produtividade em simultâneo.
Antes de determinar se a estratégia de reduzir custos vai aumentar os lucros da sua empresa, você precisa de informações confiáveis sobre sua operação. Esses dados podem ser obtidos por meio de um sistema que ofereça gestão estratégica dos custos, da rentabilidade e do desempenho da organização — e que esteja integrado aos sistemas que a empresa já possui.
Com essa solução, é possível contar com análises gráficas, básicas e complexas, além da execução de simulações avançadas de possíveis cenários econômicos. Isso é importante para preparar relatórios mensais, budget e avaliações das suas operações.
Outra dica para reduzir custos é por meio da avaliação do seu regime fiscal. O gestor deve analisá-lo a fim de verificar se é o mais adequado para o volume do seu negócio. Isso porque a economia gasta no pagamento de impostos é uma forma de reinvestir em melhorias para a sua organização.
Na hora de fechar negócio com seus fornecedores, é preciso considerar o preço e a qualidade do serviço ou produto. Um exemplo que pode prejudicar seu negócio é a substituição de um fornecedor por causa do seu preço, sem pensar na qualidade. Às vezes, o produto realmente vale aquele valor e compensa continuar com ele. Contudo, é preciso ter cuidado ao investir em um fornecedor mais barato, mas que ofereça um serviço de menor qualidade.
Portanto, saiba renegociar com seus fornecedores com o objetivo de reduzir custos. Isso pode garantir despesas menores e, ainda, melhorar sua margem de lucro. Além disso, é interessante não ter apenas um único fornecedor. Você pode diversificá-los como uma forma de evitar o risco de ficar sem produtos no seu estoque.
Quando se fala em redução de gastos e gerenciamento de custos, muitos empreendedores já pensam em demitir funcionários. Porém, normalmente, esse não é o melhor caminho, pois sabemos que a demissão também gera custos para a organização. Por isso, é preciso ficar atento quando você opta por não continuar com determinados colaboradores. Isso porque seu negócio pode não conseguir atender todos os seus clientes. Sendo assim, na hora da contratação, é importante que os gestores busquem por profissionais qualificados.
Além disso, é relevante valorizá-los, fazendo com que eles se sintam necessários para a sua empresa. Você também pode investir em treinamentos internos para capacitar seus profissionais, evitando gastos com demissão e contratação.
Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada das organizações na hora de investir na divulgação de produtos ou serviços. As redes sociais, por exemplo, são um meio gratuito para promoção do seu negócio. Nelas, você pode divulgar sua marca, educar o consumidor, esclarecer dúvidas etc. Essas ações também contribuem positivamente para o relacionamento com o cliente — o que ajuda a aumentar seus lucros a longo prazo.
Além disso, é possível investir em estratégias de marketing digital que visam a reduzir custos e otimizar os processos. Em consequência, você tende a aumentar seus lucros. Nesse momento, é importante estabelecer metas e monitorar as ações de marketing para acompanhar os resultados e a sua real eficácia na redução das despesas.
Agora que você conhece algumas dicas para reduzir custos e aumentar o lucro do seu negócio, comece a colocá-las em prática. Dessa forma, é possível manter sua empresa sólida no mercado, sem prejudicar seu crescimento e promover melhorias que vão fazer a diferença. Lembre-se, também, de contar com a tecnologia para otimizar os processos e ter um melhor controle dos custos e rentabilidade da sua organização.
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