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Você sabe o que é uma gestão de custos eficiente?

Óculos,, calculadora e papeis com explicação sobre gestão de custos eficiente cost management / gestión de costos

Uma boa gestão de custos é primordial para que qualquer organização possa crescer e se manter em um mercado cada vez mais competitivo. Independentemente do tipo e do tamanho do negócio, prever, conhecer e controlar os gastos da sua empresa é essencial dentro do processo de gestão.

A seguir, entenda melhor o que é uma gestão de custos eficiente, o que você deverá fazer para alcançá-la e os erros que podem e devem ser evitados.

Definição de gestão de custos

A gestão de custos é um processo que visa conhecer, de forma detalhada, todos os custos e as despesas que estão, de alguma forma, envolvidos ou com o processo produtivo ou com a obtenção de receita em uma determinada empresa.

A gestão de custos eficiente é aquela que consegue fazer o uso racional desses recursos, porém de forma inteligente. Ou seja: com a manutenção da qualidade dos produtos ou serviços que são comercializados.

Conceitos iniciais da gestão de custos

Para colocar em prática uma gestão de custos eficiente, é preciso, inicialmente, entender a diferença entre os dois principais componentes desse processo: o custo e a despesa.

Em empresas produtivas, os custos são aqueles componentes utilizados na fabricação, como matéria-prima, mão de obra e gastos indiretos de fabricação, representados por valores relacionados ao aluguel, energia, água, salários, entre outros.

Já as despesas são valores consumidos na obtenção de receitas, sem relação direta com o processo produtivo, como o salário do pessoal administrativo e os gastos com publicidade e vendas.

Custos fixos e variáveis

Outra separação importante é a de custos fixos e variáveis. Essa separação é necessária para que possam ser conhecidos aqueles gastos que não têm relação com a produção e que continuarão existindo mesmo no caso da ausência de receitas, como aluguéis e salários do pessoal administrativo, gastos que aumentam de acordo com o volume produzido, como matéria prima e materiais, e mão de obra direta (isso no caso de empresas de manufatura).

Essas classificações também são importantes para que seja definido, da forma mais precisa possível, o preço de venda, que deve levar em consideração não só os valores que são observados diretamente nos produtos ou nos serviços, mas aqueles que são necessários para a manutenção das atividades e da empresa em si mesma.

Caso essas classificações não sejam feitas, o preço de venda pode ser definido de forma errada e a empresa pode passar por dificuldades, já que venderá abaixo do preço de custo.

Gestão eficiente de custos

Para que a gestão de custos seja eficiente, além de conhecer e entender o comportamento dos gastos, é preciso utilizar relatórios e análises diferenciadas que apresentem os custos de acordo com cada produto ou serviço vendido por meio de cada canal e para cada cliente da empresa.

Isso inclui uma visão dos processos produtivos e não produtivos envolvidos, o que certamente se relaciona com uma percepção mais ampla dos gastos administrativos, cada vez mais significativos nas organizações.

Também deverão ser levados em consideração, pequenos erros e desvios que podem ocorrer durante a produção e que podem afetar o valor final de produtos e serviços de forma substancial.

Ignorar os gastos das áreas de apoio ou utilizar regras de alocação simplesmente baseadas em volume e faturamento, também podem levar a uma distorção importante no cálculo dos custos desses produtos e serviços.

Vantagens da gestão de custos

Uma boa gestão vai além de focar somente em aumentar o lucro, pois, dependendo do andamento do cenário econômico, reduzir custos, por exemplo, é mais inteligente e simples do que criar estratégias para ampliar a receita.

Quando feita de forma eficiente e contínua, a gestão de custos impacta positivamente a empresa de diversas maneiras. Confira a seguir quais são os benefícios da gestão administrativa constante dos seus custos e recursos. Acompanhe.

Diminuição dos riscos

Não ter completo conhecimento dos gastos e custos que envolvem o funcionamento da sua empresa é um dos motivos pelos quais muitas empresas fecham as portas. Em consequência disso, a dinâmica desse setor é desconhecida e apresenta comportamento descontrolado.

No entanto, ao gerir de forma adequada os custos fixos e variáveis do negócio, consegue-se ter melhor planejamento e gestão financeira, além de uma maior visibilidade orçamentária e um aumento da segurança, o que permite tomar decisões antes de entrar em dívidas.

Queda nos gastos

Como você pode cortar e diminuir os gastos na empresa se não os conhece a fundo? A gestão de custos eficiente e aplicada de maneira contínua possibilita a identificação de desperdícios de recursos e de gastos exagerados e supérfluos que podem passar despercebidos na rotina de uma corporação.

Por meio disso, você terá informações suficientes para enxugar as contas, estabelecer o hábito da economia, reduzir o volume na compra de insumos e, consequentemente, diminuir os custos no fim do mês.

Aumento na lucratividade

O gerenciamento de uma empresa funciona de forma cíclica, ou seja, uma ação influencia outra. Quando você economiza em um setor, os efeitos são percebidos no lucro final. Sendo assim, quando você gerir constante e adequadamente todos os custos e cortar as despesas desnecessárias, no final das contas, perceberá um aumento na sua lucratividade.

Os erros comumente cometidos na gestão de custos

Alguns gestores costumam cometer alguns deslizes e equívocos que podem prejudicar o controle dos custos. Para que você não faça o mesmo, separamos os erros mais cometidos na gestão. Confira a seguir quais são eles.

Pouco investimento em tecnologia

O mercado apresenta inovações constantes para suprir necessidades. Além disso, o setor mercadológico tem cada vez mais concorrência, e não sobra espaço para empresas que pararam no tempo e ainda adotam métodos manuais em seus processos.

Apostar em tecnologia é investir em crescimento, melhor aproveitamento e otimização do tempo. Muitas das antigas técnicas de gestão já não são mais eficientes e nem mesmo viáveis. Não há mais tempo a perder com anotações em agendas, cadernos e pilhas de arquivos.

Para não cometer esse erro, aposte nas tecnologias e faça uso de softwares de gestão estratégica de custos, sistemas e demais ferramentas que facilitam o seu trabalho. Eles conseguem armazenar as informações de maneira mais rápida e segura.

Falta de previsibilidade dos gastos

Outro grande deslize que pode levar a sérias consequências é não prever os gastos da empresa. Muitos gestores não estimam os custos de projetos e implementação de estratégias. Com isso, os valores acabam sendo maiores do que as finanças permitem, o que resulta em prejuízo.

Sendo assim, sempre faça previsões por meio de relatórios e analise os valores de todas as etapas de uma atividade antes de executar o plano. Então, é importante pesquisar preços e, principalmente, analisar custo e benefício a fim de verificar se a ação proposta é viável para o empreendimento naquele momento.

É importante ressaltar, ainda, que é fundamental que haja uma análise de relevância para que os pontos mais impactantes e significativos da gestão de custos sejam considerados primeiro. Desse modo, não se perde tempo excessivo com decisões que, no final, geram pouco impacto.

E lembre-se: quando há falta de gerenciamento dos custos, o risco de entrar em dívidas é grande. 

Gostou do conteúdo? Então aproveite para conferir como sair do vermelho e recuperar a sua empresa!